Sie haben wahrscheinlich schon viele Artikel über das Setzen von Prioritäten gelesen. Sie alle lehren Sie, Ihre Ziele zu klären, die Aufgaben mit dem höchsten Gewinn zuerst zu erledigen und eine nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste zu erstellen.
Aber das ist nicht wirklich das, wonach Sie suchen, oder? Sie wissen bereits, dass Sie sich die richtigen Ziele setzen und auf sie hinarbeiten müssen. Was Ihnen fehlt, sind praktisches Wissen und effiziente Methoden, um Ihren Aktionsplan zu erstellen.
Dieser Artikel unterscheidet sich von allen anderen Beiträgen zum Thema „Wie man Prioritäten setzt“, da er Ihnen drei unkomplizierte und umsetzbare Rahmenkonzepte für das Setzen von Prioritäten an die Hand gibt. Und was noch besser ist: Diese Strategien verbessern auch die alltägliche Entscheidungsfindung und dienen als interessante Denkübungen.
Methode Nr. 1: Ein Jahr in der Zukunft
Angenommen, Sie haben drei mögliche Wege zur Auswahl, aber nur für einen haben Sie Zeit. Gleichzeitig sind Sie unsicher, welche Aufgabe die höchste Priorität verdient. Wie können Sie die richtige Entscheidung treffen?
Wenn Sie vor einer schwierigen Entscheidung stehen, wie z. B. einem Jobwechsel (oder dem Setzen von hohen Prioritäten), reisen Sie in der Zeit vorwärts und stellen Sie sich vor, dass Sie in einem Jahr in der Zukunft sind. Sie sind ein Jahr älter, haben einige Ihrer Ziele erreicht und blicken auf den jetzigen Zeitpunkt zurück.
Lösen Sie sich von Ihrem jetzigen Ich mit all den Sorgen und Ablenkungen. Versuchen Sie sich nun vorzustellen, welche Errungenschaften zum Erreichen Ihrer Ziele geführt haben. Was lief schief und was lief gut? Gab es besonders lohnende Aktivitäten, die Ihnen geholfen haben, sich schneller auf das Erreichen dieser Jahresziele zuzubewegen?
Wie die Wirtschaftswissenschaftlerin und ehemalige McKinsey-Partnerin Caroline Webb in ihrem neuen Buch How to Have a Good Day erklärt, hilft es, sich selbst in einem oder sogar in zehn Jahren vorzustellen, um Ihre aktuellen Entscheidungen mit einer ganz anderen Sichtweise zu betrachten. Sie werden eher verstehen, was funktioniert und was nicht. Anhand dieser Informationen können Sie Ihre Prioritäten anpassen und die produktivsten Optionen fördern.
Die One Year From Now-Methode wird von Beratungsunternehmen in der ganzen Welt eingesetzt, um den Entscheidungsprozess zu verbessern. Sie können sie aber auch ganz einfach auf Ihre Prioritätensetzung anwenden und so sicherstellen, dass Sie sich auf die wirklich wichtigen Projekte konzentrieren.
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Methode Nr. 2: Rückwärts denken
Wenn Sie Prioritäten setzen, stehen Sie normalerweise vor einer Liste von Aktivitäten und versuchen herauszufinden, welche die wichtigste ist. Nicht so bei der Thinking Backwards-Methode.
Um die Thinking Backwards-Methode anzuwenden, müssen Sie mit einer einzigen Aufgabe beginnen, die Sie als Ihre höchste Priorität betrachten. Zum Beispiel könnte es Ihnen wichtig sein, einen Projektentwurf bis zum Ende des Tages fertig zu stellen.
Ihre Priorität Nr. 1 ist also „Fertigstellung des Projektentwurfs“. Um sicherzustellen, dass diese Tätigkeit wirklich die wichtigste ist, vergleichen Sie sie mit anderen Aufgaben, die ebenfalls auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Nehmen wir an, Ihre Priorität Nr. 2 für den Tag ist „alle Geschäftskennzahlen überprüfen und den Zeitplan bei Bedarf anpassen“.
Denken Sie an den langfristigen Nutzen und die Auswirkungen der einzelnen Aktivitäten, vergleichen Sie die möglichen Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass Ihre aktuelle Priorität Nr. 1 wirklich wichtiger ist als die Priorität Nr. 2. Vielleicht gibt es ein Team von Mitarbeitern, das auf den nächsten Projektentwurf wartet. In diesem Fall wiegt Ihre Priorität Nr. 1 eindeutig schwerer als die anderen.
Indem Sie rückwärts arbeiten und die potenziellen Ergebnisse und die Bedeutung jeder Priorität bewerten, können Sie Ihr Bauchgefühl vermeiden und einschätzen, was für Ihre Ziele wirklich relevant ist.
Methode Nr. 3: Balanced Scorecard
Die Balanced Scorecard wurde ursprünglich von den beiden renommierten Ärzten Robert S. Kaplan und David P. Norton erfunden und dient als Methode zur Ausrichtung von Geschäftsaktivitäten auf die Vision eines Unternehmens. Auf Amazon.com sind mehr als 4.000 Bücher unter Balanced Scorecards gelistet. Es muss also etwas an dieser Taktik sein, das sie für Ihren Prioritätensetzungsprozess hochgradig relevant macht.
Der größte Vorteil der Balanced Scorecard liegt in ihrer Fähigkeit, Aktivitäten und Ziele aufzuzeigen, die in mehreren Bereichen von Nutzen sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aufgabe auf mehreren Ebenen den größten Nutzen bringt, nehmen Sie Stift und Papier zur Hand und beginnen Sie, ein einfaches Gerüst zu zeichnen.
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Hinweis! Bevor Sie den Stift zu Papier bringen, denken Sie über Ihre Ziele und das erwartete Ergebnis des Tages nach. Legen Sie realistische Erwartungen fest, die Ihren Fähigkeiten und der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit entsprechen.
Schritt eins: Legen Sie Ihre Perspektiven & Ziele fest
Im ersten Schritt geht es darum, herauszufinden, was für Ihren Erfolg (und den Ihres Teams) wirklich wichtig ist. Machen Sie eine Liste mit den erwarteten Zielen und Ergebnissen, die Sie bis zum Ende des Tages, der Woche oder des Monats erreichen möchten.
Als Projektleiter könnten Sie beispielsweise an den folgenden Monatszielen interessiert sein:
- Projekt A abschließen
- Projekt B abschließen
- Produktivität steigern
- Monatsumsatz steigern
Zweiter Schritt: Skizzieren Sie alle Ihre Aufgaben
Um die Aktivitäten mit dem höchsten Gewinn zu finden, müssen Sie zunächst alle Ihre Prioritäten ermitteln. Erstellen Sie eine Tabelle mit Ihren Zielen und Aufgaben, die unter jedes Ziel fallen.
Hier ein Beispiel:
Schritt drei: Erstellen Sie Ihre Balanced Scorecard für Prioritäten
Zusätzlich zu den Unternehmensentscheidungen auf höchster Ebene kann die Balanced Scorecard-Methode zur Festlegung von Prioritäten verwendet werden. Zeichnen Sie dazu vier sich überschneidende Kreise und schreiben Sie in jeden eines Ihrer Ziele.
Bewerten Sie anschließend, welche Aktivitäten zu sich überschneidenden Belohnungen über mehrere Runden hinweg führen, d.h. dazu beitragen, mehrere Ziele gleichzeitig zu erreichen.
Beispielsweise kann ein Treffen mit einem Kunden zu einem beschleunigten Projektfortschritt und einer Steigerung des monatlichen Umsatzes führen. Die Analyse der Arbeit Ihres Teams führt zu einer Verbesserung der Produktivität und wahrscheinlich zu einer schnelleren Fertigstellung von Projekten. Die Auslagerung verschiedener Aufgaben kann dagegen die Projektkosten erhöhen und viel Zeit in Anspruch nehmen, um die richtigen Auftragnehmer zu finden.
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Fazit
Während wir gerne Prioritäten für unsere Aufgaben setzen, vergessen wir oft, was wirklich wichtig ist. Anstatt sich auf dringende, aber irrelevante Aufgaben zu konzentrieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu bewerten, welche Aktivitäten den größten Nutzen bringen.
Wie Dwight D. Eisenhower es ausdrückte: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“
