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Vous avez probablement lu pas mal d’articles sur l’établissement des priorités. Ce qu’ils vous enseignent tous, c’est de clarifier vos objectifs, de faire les tâches à haut rendement en premier et de créer une liste de tâches prioritaires.

Mais ce n’est pas vraiment ce que vous recherchez, n’est-ce pas ? Vous savez déjà que vous devez fixer les bons objectifs et travailler pour les atteindre. Ce qui vous manque, ce sont les connaissances pratiques et les méthodes efficaces pour créer votre plan d’action.

Cet article est différent de tous les autres posts « Comment définir des priorités » car il vous équipe de trois cadres simples et exploitables pour définir des priorités. Encore mieux – ces stratégies améliorent également la prise de décision au quotidien et servent d’exercices de réflexion intéressants.

Méthode n°1 : un an dans le futur

Disons que vous avez trois chemins possibles à choisir, et que vous n’avez le temps que pour un seul. Pendant ce temps, vous n’êtes pas sûr de la tâche qui mérite la plus grande priorité. Comment pouvez-vous prendre la bonne décision ?

Lorsque vous êtes confronté à un choix difficile, comme changer d’emploi (ou fixer des priorités à grande échelle), voyagez dans le temps et imaginez-vous dans un an. Vous avez un an de plus, vous avez atteint certains de vos objectifs et vous regardez le temps présent.

Distanciez-vous du vous actuel avec tous les soucis et les distractions. Maintenant, essayez d’imaginer quelles réalisations ont conduit à la réalisation de vos objectifs. Qu’est-ce qui n’a pas marché et qu’est-ce qui a bien marché ? Y a-t-il eu des activités particulièrement gratifiantes qui vous ont aidé à avancer plus rapidement vers la réalisation de ces objectifs d’un an ?

Comme l’explique l’économiste et ancienne associée de McKinsey, Caroline Webb, dans son nouveau livre How to Have a Good Day, s’imaginer dans un ou même dix ans permet de regarder vos choix actuels avec une vision complètement différente. Vous êtes plus à même de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En utilisant ces informations, vous êtes en mesure d’ajuster vos priorités et d’encourager les options les plus productives.

La méthode One Year From Now est utilisée par des cabinets de conseil du monde entier pour améliorer le processus de prise de décision. Mais vous pouvez facilement l’appliquer à votre cadre de définition des priorités, en vous assurant que vous restez concentré sur les projets vraiment importants.

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Méthode #2 : Penser à l’envers

En général, lorsque vous priorisez des choses, vous êtes face à une liste d’activités et vous essayez de déterminer laquelle est la plus importante. Pas avec la méthode Thinking Backwards.

Pour employer la méthode Thinking Backwards, vous devez commencer par une seule tâche que vous considérez comme votre priorité absolue. Par exemple, il pourrait être important pour vous de terminer l’ébauche d’un projet avant la fin de la journée.

Donc votre priorité n°1 est de « terminer l’ébauche du projet ». Pour vous assurer que cette activité est vraiment la plus importante, commencez à la comparer à d’autres tâches qui figurent également sur votre liste de priorités absolues. Disons que votre priorité n°2 pour la journée est de « passer en revue toutes les mesures commerciales et de modifier le calendrier si nécessaire ».

Pensant aux récompenses à long terme et à l’impact de chaque activité, comparez leurs résultats possibles et assurez-vous que votre priorité n°1 actuelle est vraiment plus importante que la priorité n°2. Il se peut qu’il y ait une équipe de personnes qui attendent la prochaine ébauche de projet. Dans ce cas, votre priorité n°1 pèse clairement sur les autres.

En travaillant à rebours et en évaluant le résultat potentiel et l’importance de chaque priorité, vous serez en mesure d’éviter votre intuition et d’évaluer ce qui est vraiment pertinent pour vos objectifs.

Méthode n°3 : tableau de bord équilibré

Invention originale de deux éminents médecins Robert S. Kaplan et David P. Norton, le tableau de bord équilibré sert de méthode pour aligner les activités commerciales sur l’énoncé de vision d’une entreprise. Amazon.com a plus de 4 000 livres répertoriés sous la rubrique Balanced Scorecards, il doit donc y avoir quelque chose à propos de cette tactique qui la rend très pertinente pour votre processus d’établissement des priorités.

Le plus grand avantage de Balanced Scorecard réside dans sa capacité à exposer les activités et les objectifs qui apportent de la valeur dans plusieurs domaines. Si vous n’êtes pas sûr de la tâche qui présente la plus grande récompense à travers plusieurs niveaux, sortez votre stylo et votre papier et commencez à dessiner un cadre simple.

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Note ! Avant de poser votre stylo sur le papier, réfléchissez à vos objectifs et au résultat attendu de la journée. Définissez des attentes réalistes alignées sur vos compétences et le temps dont vous disposez.

Première étape : définissez vos perspectives & objectifs

La première étape consiste à déterminer ce qui est vraiment important pour votre réussite (et celle de votre équipe). Dressez une liste des objectifs et des résultats attendus que vous aimeriez atteindre d’ici la fin de la journée, de la semaine ou du mois.

Par exemple, en tant que chef de projet, vous pourriez être intéressé par les objectifs mensuels suivants :

• Compléter le projet A
• Compléter le projet B
• Augmenter la productivité
• Augmenter les revenus mensuels

Deuxième étape : décrire toutes vos tâches

Pour trouver les activités les plus rémunératrices, vous devez d’abord identifier toutes vos priorités. Créez un tableau avec vos objectifs et les tâches qui relèvent de chaque objectif.

Voici un exemple:

Etape trois : créez votre tableau de bord équilibré pour les priorités

En plus des décisions d’affaires de haut niveau, la méthode du tableau de bord équilibré peut être utilisée pour établir des priorités. Pour ce faire, dessinez quatre cercles qui se chevauchent et inscrivez l’un de vos objectifs dans chacun d’eux.

Puis, évaluez quelles activités entraînent des récompenses qui se chevauchent sur plusieurs tours, c’est-à-dire qu’elles aident à atteindre plusieurs objectifs à la fois.

Par exemple, rencontrer un client peut entraîner une accélération de l’avancement du projet et une augmentation des revenus mensuels. Analyser le travail de votre équipe conduit à une amélioration de la productivité, et probablement à un taux d’achèvement plus rapide des projets. Pendant ce temps, l’externalisation de plusieurs tâches pourrait augmenter les dépenses de votre projet tout en consommant beaucoup de votre temps pour trouver les bons contractants.

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Conclusion

Alors que nous aimons établir des priorités pour nos tâches, nous oublions souvent ce qui est vraiment important. Au lieu de vous concentrer sur des tâches urgentes mais non pertinentes, prenez le temps d’évaluer les activités qui rapportent le plus.

Comme le disait Dwight D. Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

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