Och även om många arbetsgivare för närvarande använder sig av direktinbetalning för att vidarebefordra de anställdas lönecheckar är det inte alla anställda som utnyttjar den möjligheten. I så fall överlämnas checken vanligen till den anställde personligen på arbetsplatsen eller postas till hemadressen, särskilt när det gäller anställda som arbetar på distans. I sådana situationer, där det finns en papperscheck, finns det en möjlighet att den förloras eller stjäls. Arbetsgivare är dock i allmänhet inte ansvariga för att ersätta checken i sådana situationer så länge de följer den anställdes begäran om hur checken ska levereras (t.ex. genom att posta den till rätt adress).
Arbetsgivare gör dock klokt i att ha en policy för förlorade eller stulna lönecheckar. En sådan policy skulle innehålla ett förfarande som de anställda ska följa för att rapportera förlorade eller stulna checkar, och ett uttalande om att företaget kommer att meddela banken och försöka stoppa checken, om de kan göra det. Du kan utfärda checken på nytt om den kan stoppas – men om checken redan har lösts in har företaget sannolikt inget ansvar så länge det följde sitt vanliga förfarande för att ge checken till den anställde. I policyn bör det dock anges att om företaget inte kan stoppa betalningen av den ursprungliga lönechecken kommer den anställde att vara ansvarig för förlusten.
Arbetsgivare bör också vara medvetna om eventuella delstatliga eller lokala lagar som kan innebära andra skyldigheter när det gäller anställdas lönecheckar. Du bör dock notera att ett antal stater förbjuder arbetsgivare att kräva direkt insättning utan kan endast erbjuda det som ett alternativ som de anställda kan välja. Därför kan ett företag i en sådan stat inte införa obligatorisk direktinbetalning för att undvika att behöva ta hand om förlorade eller stulna checkar. Var medveten om de lagar som gäller för ditt företag för att se till att du uppfyller kraven.