Insatserna i upphandlingsavtal
Avtalen skapar ramarna för varje enskilt projekt eller anbud, och därför är det viktigt att använda rätt avtal för varje projekt. Om ett misstag görs här kan det kosta företaget mer pengar i det långa loppet. Ytterligare kostnader och skulder kan uppstå genom att man 1) måste spendera extra resurser på att få den andra parten att följa reglerna, eller 2) måste betala extra för att man använde ett kontrakt som i slutändan kostar mer, t.ex. ett tids- och materialkontrakt i stället för ett fast pris för fel projekt.
Nedan följer en förteckning över varje typ av upphandlingsavtalsalternativ som vanligen används av upphandlingsavdelningar, och de optimala omständigheterna för att använda en viss kontraktstyp.
Kontraktstyp I: Kontrakt med fast pris
Dessa typer av kontrakt används bäst när en person vet exakt vad omfattningen av arbetet är. Ett kontrakt med fast pris, även kallat kontrakt med klumpsumma, är idealiskt för att hålla kostnaderna låga när projektets omfattning är förutsägbar. Om ett företag till exempel behöver tjänster från en leverantör och omfattningen av arbetet är tydligt definierad, säkerställer detta kontrakt att företaget endast betalar en viss summa för det arbete som krävs. Här är några andra fördelar med att använda den här typen av kontrakt:
o När båda parter har undertecknat kontraktet är säljaren skyldig att utföra tjänsten inom den angivna tidsramen. Detta kommer att vara till stor hjälp för att se till att ditt projekt framgångsrikt slutförs i tid.
o Det tar bort gissningar om priset. Om du till exempel anlitar en entreprenör för att slutföra ett projekt på ett kontrakt med fast pris är de skyldiga att utföra arbetet för det belopp som anges i kontraktet. Detta gör det mycket lättare att kontrollera kostnaden för ett projekt.
o Säljaren tar på sig större delen av risken eftersom han juridiskt har åtagit sig att följa projektspecifikationerna.
Denna typ av kontrakt lämpar sig bäst för outsourcing eller nyckelfärdiga projekt.
Undertyper av kontrakt med fast pris
Inom kontrakt med fast pris finns det ytterligare tre undertyper, och återigen är var och en av dem idealiskt lämpad för specifika scenarier. Här följer en kort översikt över var och en av dem.
o Det fasta fastprisavtalet (FFP). Detta är det enklaste av alla fastprisavtal. Försäljningspriset eller avgiften är fast , liksom tidsramen. I kontraktet kan det till exempel stå att säljaren måste slutföra jobbet till ett pris av 10 000 dollar i slutet av månaden. Om säljaren gör ett misstag eller gör något som leder till en kostnadsökning får han stå för det och priset förblir 10 000 dollar. Denna typ av kontrakt bör användas när arbetets omfattning är minutiöst beskriven, vilket är anledningen till att statliga myndigheter ofta föredrar att använda den. Detta är den enklaste kontraktstypen för upphandlingspersonal att använda eftersom det gör det enkelt att ta emot anbud och utvärdera dem tillsammans.
o Kontrakt med fast pris och incitament (FPIF). Denna typ av kontrakt innehåller allt som FFP-kontraktet gör, men det lägger till ett monetärt incitament för säljaren att göra ett ännu bättre jobb eller ligga före tidsplanen. Kontraktet kan till exempel innehålla ett ekonomiskt incitament om säljaren avslutar arbetet i tid eller i förtid, till eller under anbudspriset, eller om han eller hon utför arbetet på ett föredömligt sätt. Denna typ av kontrakt är väl lämpad för att ge de incitament som krävs för att säkerställa att projektet utförs i tid och till eller under kostnaden.
o Kontrakt med fast pris och ekonomisk prisjustering (FP-EPA). Detta är den typ av kontrakt som bör användas om projektet förväntas pågå under lång tid eftersom det skyddar säljaren från inflation. Företag kan till exempel inkludera en klausul som ger entreprenören en viss procentuell ökning efter en förutbestämd tidsperiod. Många organisationer baserar denna procentsats på konsumentprisindex.
Möjliga problem med ett fastprisavtal
Trots alla fördelar med ett fastprisavtal finns det några nackdelar som företag måste ta hänsyn till. Här är några saker att tänka på när man överväger att använda detta fastprisavtal:
o Arbetets omfattning måste vara perfekt definierat när kontraktet undertecknas. Om omfattningen lämnas otydlig på något sätt kan säljaren försöka begära mer pengar det uppfattas som att omfattningen har ändrats på något sätt. Den här typen av förbiseenden kan lätt leda till att ett projekt överskrider budgeten och bör därför hållas i minnet.
o Vissa entreprenörer kan lämna ett lågt anbud för att få kontraktet, och sedan lägga till omfattning i projektet för att höja priset. Undvik detta genom att vara uppmärksam på alla ändringar som entreprenören gör i projektets omfattning.
Avtalstyp II: Kostnadsersättningsbara avtal
En annan ofta använd avtalstyp är det kostnadsersättningsbara avtalet, som också kallas kostnadsersättningsbart avtal. Om omfattningen av ett projekt är osäker eller sannolikt kommer att ändras kan denna typ av kontrakt bäst användas för att hålla alla inom tidsplanen och budgeten. Den grundläggande förutsättningen för kontraktet är att säljaren kommer att få kostnadsersättning när hans arbete är slutfört, och även tjäna en avgift för sin vinst. Företagen kommer att ha en viss flexibilitet i kontraktet när det gäller att fastställa ”avgiftsdelen” av kontraktet. Till exempel kan arvodet baseras på hur väl säljaren uppfyller eller överträffar projektets mål, hur nära tidslinjen de slutför jobbet, eller hur väl entreprenören kan hålla sig till eller under projektbudgeten.
Med avtal om kostnadsersättning kan säljarna, om inte kraven är exakt fastställda i detalj, försöka räkna med scope creep som ett sätt att förutse de stigande kostnaderna. En potentiell metod för att undvika scope creep är att sätta ett tak för det potentiella arvode som ges till entreprenören.
Fyra typer av kostnadsersättningsbara kontrakt Undertyper
Som för kontraktet med fast pris finns det variationer för ett kostnadsersättningsbart kontrakt. De fyra som företagen vanligtvis väljer mellan är:
o Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF). Om projektet anses ha hög risk och det finns farhågor om att den upphandlande organisationen inte kommer att kunna locka till sig anbudsgivare är denna typ av kontrakt ett idealiskt val. Med det är säljaren skyddad från risker eftersom den upphandlande organisationen kommer att bära alla risker. Kontraktet bör innehålla en klausul som betalar säljaren för de kostnader som han eller hon ådrar sig, plus en avgift som inte är baserad på denna prestation. Till exempel får entreprenören betalt för sina kostnader plus en avgift på 10 000 dollar.
o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). I denna typ av kontrakt tar den upphandlande organisationen också på sig risken, men den risken blir lägre eftersom entreprenören får ett extra incitament. Entreprenören kommer att få ersättning för sina kostnader plus ett incitament som baseras på arbetsprestationen. Incitamentsavgiften är vanligtvis en förutbestämd procentsats av de besparingar som uppstår till följd av säljarens prestationer och delas vanligtvis mellan köpare och säljare.
o Cost Plus Award Fee (CPAF). Medan incitamentsavgiften baseras på en förutbestämd procentsats av besparingarna är en tilldelning subjektiv och baseras på hur väl köparen anser att säljaren har uppfyllt sina prestationsmål. Eftersom priset är subjektivt kan det inte överklagas. När du upprättar kontraktet bör du använda en formulering som anger att säljaren kan få en belöning på upp till ett visst belopp om han eller hon uppfyller eller överträffar de arbetskrav som anges i kontraktsvillkoren.
o Kostnad plus procentuell andel av kostnaden (CPPC). Ett CPPC-kontrakt betalar säljaren alla kostnader plus en procentuell andel av dessa kostnader som en extra vinst. Var försiktig med denna typ av kontrakt eftersom det ger incitament för vissa säljare att blåsa upp sina kostnader för att få en större vinst.
Tid- och materialkontrakt
Tid- och materialkontraktsformen används oftast när säljaren erbjuder arbetskraft och risken är jämnt fördelad mellan köpare och säljare. Den här typen av kontrakt används vanligtvis för att anlita en expert eller andra externa leverantörer. I det måste du lista de önskade kvalifikationerna eller erfarenheten, och säljaren lämnar ett timpris som ett anbud. Se till att sätta en gräns, annars kan du snabbt hamna över budgeten.
Köporder
Köporder är kanske ett av de vanligaste dokumenten på upphandlingsavdelningen. Inköpsorder används för att organisationer ska kunna definiera sitt förhållande till säljare och fungerar ungefär som ett kontrakt.
När ett företag vill begära en beställning av varor eller tjänster skickar de en inköpsorder till säljare som innehåller begäran om beställning. Formuläret innehåller artikeltyp, antal artiklar och ett ömsesidigt överenskommet pris. Precis som för fastprisavtal gäller att ju mer specifik en inköpsorder kan vara, desto bättre. Köpare bör inkludera uttömmande detaljer i dokumentet för en mer effektiv och fördelaktig inköpsorder.
När en säljare, leverantör, säljare och så vidare accepterar en inköpsorder fungerar det som ett kontrakt. De ingår ett juridiskt bindande avtal mellan sig själva och köparen. Det är av denna anledning som köparen alltid bör använda ett uttryckligen tydligt och specifikt språk för att kommunicera önskemål till säljaren. Att göra så kan innebära mer arbete i början, men det har den extra fördelen att det inte uppstår någon förvirring när inköpsordern tas emot och utförs.
En ytterligare fördel med inköpsorder är att om köparen skulle vägra att betala är säljaren skyddad eftersom köparen är bunden av villkoren i ordern att betala det överenskomna priset.
Välja lämplig kontraktsform kommer att bidra till att ditt företags nästa projekt har den bästa chansen att lyckas har den bästa chansen att slutföra inom projektets budget och tjänar företagets övergripande mål samtidigt som riskerna minskas och onödiga utgifter elimineras.
Bortsett från att välja rätt typ av kontrakt för ett visst jobb är det en avgörande process för framgång att utforma, förhandla och genomföra dessa kontrakt på ett bra sätt.
Även om rätt typ av kontrakt väljs och utformas för ett visst jobb, kommer det troligen fortfarande att behöva förhandlas om det, vilket ofta kan förvandlas till en mödosam och tråkig uppgift. Den irritation som är förknippad med kontraktsförhandlingar kan dock elimineras genom en molnbaserad kontraktshanteringsplattform.
Concord är en molnbaserad kontraktshanteringsplattform som förändrar hur världen skapar, förhandlar, undertecknar och hanterar kontrakt. Med Concord kan kontrakt lagras online och förhandlas med leverantörer, entreprenörer, tredje parter etc. utan att någonsin behöva lämna plattformen, vilket leder till en enkel och transparent process som säkerställer att alla parter är medvetna om villkor, datum och förväntningar utan den vanliga huvudvärken som följer med samarbete och förhandling.
En av de främsta fördelarna med programvara för hantering av kontraktslivscykler (Contract Lifecycle Management, CLM) är att den gör samarbetet enkelt och smidigt. En programvara för samarbete gör det möjligt för hela teamet att få tillgång till ett kontraktsutkast i molnet var de än befinner sig, lämna kommentarer på specifika delar av dokumentet och göra om dokumentet. Varje medlem i teamet får varningar när kommentarer eller ändringar görs, så att alla kan hålla sig informerade. När du vill integrera dessa ändringar i dokumentet kan det enkelt göras online.