Alai

För att skydda universitetet, dess anställda, studenter och besökare genomför UT bakgrundskontroller före anställning för alla ordinarie tjänster inom fakultet och personal.

Bakgrundskontroller genomförs för godkända kandidater innan ett anställningserbjudande ges, och erbjudanden är beroende av godkända bakgrundskontroller.

Aktuella anställda som anställts före den 1 januari 2011 och som ansöker om vissa interna tjänster kommer också att behöva genomgå bakgrundskontroller. Dessa befattningar omfattar sådana som arbetar med säkerhet, ekonomi, barn eller användning av huvudnycklar till byggnader.

MER OM BAKGRUNDKOLLER

Riktlinjer för bakgrundskontroller

Introduktion

För att skydda universitetet, dess anställda, studenter och besökare kommer universitetet att genomföra bakgrundskontroller av brottslig bakgrund innan ett erbjudande om anställning lämnas för en anställning för en fakultets- eller personalanställning. Denna kontroll av brottslig bakgrund kommer att omfatta en granskning av sanktioner för yrkeslicenser.

Räckvidd

Universitetet måste genomföra en bakgrundskontroll av alla nya fakultets- och personalmedlemmar. Enskilda campus avgör om de ska genomföra bakgrundskontroller av visstidsanställda. Undantag kommer att göras för följande kategorier av anställda:

• finalister för fakultets- eller postdoktorala utnämningar som uppvisar giltig dokumentation om arbetstillstånd från Department of Homeland Security (arbetsbehörighet måste verifieras);
• fakultetsmedlemmar som är anställda vid Oak Ridge National Laboratory; och
• fakultetsmedlemmar med tillsvidareanställningar utan lön.

Process

1. En undertecknad auktorisationsblankett från den slutliga kandidaten krävs innan information om brottslig bakgrund kan begäras. Denna information samlas in under ansökningsprocessen. Om en potentiell anställd vägrar att ge ett sådant tillstånd är personen inte berättigad till anställning.
2. Om verifieringen inte kan slutföras innan ett erbjudande lämnas måste anställningsbrevet ange att erbjudandet kommer att dras tillbaka eller anställningen avslutas om resultaten av kontrollen av den kriminella bakgrunden är oacceptabla.
3. Efter att ha mottagit tillståndsformuläret kommer rekryteringskontoret att överlämna informationen till universitetets externa leverantör. Registerkontroller tar vanligtvis mellan 2-3 dagar beroende på jurisdiktion. En typisk bakgrundsrapport innehåller följande:
   • Social Security Number Verification and Trace
   • County Criminal Record Search
   • Federal Criminal Record Search
   • National Criminal Database Search
   • National Sexual Offender Database Search
   • Motor Vehicle Records Search
   • Professional License Sanctions Base

   Sökningar i länets domstolar hämtar register över länets domstolsfall; De ärenden som handläggs i länsrätten rör frågor som rör statlig lagstiftning. Sökningar i statliga register innebär att domstolsregister hämtas via ett statligt arkiv, t.ex. statspolisen eller en annan myndighet, eller via ett statligt domstolssystem. Sökningar i federala domstolar innebär att man hämtar register över federala domstolsärenden från Förenta staternas distriktsdomstolar; ärenden som handläggs i federala domstolar rör frågor om Förenta staternas lagstiftning.

4. Ansökande måste i sin ansökan uppge alla domar för brott och förseelser (med undantag för mindre trafikförseelser). Detta inkluderar alla fällande domar som har skett under ett annat namn än det namn som anges i ansökan. Arresteringar, i motsats till fällande domar, ska inte beaktas i anställningssyfte. Sökande som inte uppger alla domar för brott eller förseelser i ansökan kan uteslutas från anställning på grund av förfalskning av ansökan.
5. För att vidta negativa åtgärder på grundval av en bakgrundsrapport kommer universitetet att informera individen om sina avsikter i ett brev innan negativa åtgärder vidtas. Universitetet måste ge den sökande en tidsperiod, inte mindre än fem arbetsdagar, för att bestrida och/eller korrigera rapporten med leverantören. Universitetet måste få en bekräftelse från leverantören att rapporten har korrigerats och få en uppdaterad rapport. Tillsammans med skrivelsen om förebyggande av negativa åtgärder måste universitetet förse den sökande med en kopia av konsumentens rättigheter enligt FCRA i enlighet med FTC:s föreskrifter. Personalavdelningen har dessa blanketter tillgängliga.
6. Den förekomsten av en brottmålsdom utesluter inte automatiskt en kandidat från möjligheten till anställning. Universitetet kommer att granska varje sökande från fall till fall med hänsyn till brottets art och svårighetsgrad, tiden sedan domen, den sökandes övergripande arbetshistoria och typen av befattning för vilken den sökande söker anställning.
7. Om universitetet går vidare med den negativa åtgärden måste universitetet förse individen med ett meddelande om att det har nekat den sökande anställning eller sagt upp den anställde på grundval av information som finns i bakgrundsrapporten. Human Resources har också dessa formulär tillgängliga.
8. Om Human Resources rekommenderar att en sökande inte ska komma i fråga eller att en anställd ska sägas upp, och institutionen vill gå vidare med att anställa den sökande eller behålla den anställde, måste institutionen få godkännande av lämplig kansler eller vice rektor.

Responsibiliteter

Beslut om anställning av personal är HRO:s och CBO:s (eller representant) ansvar. Office of the General Counsel och/eller System HR kan vid behov tillhandahålla tillsyn. Beslut om anställning av fakultetsanställda fattas av provosten/den akademiska chefen.

Konfidentialitet

Bakgrundsinformation måste betraktas som konfidentiell och skyddas mot obehörigt avslöjande. Information får inte lämnas ut eller på annat sätt avslöjas till någon person eller myndighet, utom till personer som behöver känna till denna information för att kunna fatta ett beslut om anställningsansökan. Universitetet bör förstöra bakgrundsrapporter när anställningsprocessen är avslutad.

Fingeravtrycksbaserade bakgrundskontroller

Universitetet i Tennessee genomför fingeravtrycksbaserade bakgrundskontroller av brottslig bakgrund genom Tennessee Bureau of Investigation och Federal Bureau of Investigation endast när det krävs enligt delstatlig eller federal lag (t.ex. lärare eller sjuksköterskor).

Användning och spridning. Information om brottsregistret (”Criminal History Record Information”, CHRI) som erhålls från TBI och FBI får endast användas av den anställande avdelningen för att verifiera brottsliga överträdelser och får inte spridas. Resultaten ska betraktas som konfidentiella och endast vara tillgängliga för den anställande tjänstemannen eller den som utsetts av denne. CHRI ska endast vara tillgängligt för behörig personal i samband med utförandet av deras uppgifter och ska aldrig lämnas ut till allmänheten.

Förvaring och säkerhet. Varje anställande avdelning ska anta förfaranden för att se till att CHRI förvaras på en säker plats. Områden där CHRI bearbetas och hanteras ska vara begränsade till behörig personal som identifieras av avdelningschefen. Området ska vara utom synhåll för allmänheten och obehörig personal. Avdelningschefen ska föra en förteckning över alla anställda som har tillgång till, kan bearbeta, sprida och/eller förstöra CHRI.

Disponering av CHRI. När CHRI inte längre behövs ska den förstöras genom bränning, strimling eller andra metoder som gör informationen oläsbar. Förstöring av register måste ske i enlighet med bestämmelserna om bortskaffande av register som finns i Fiscal Policy FI0120.

Missbruk. Anställda som använder CHRI i något annat syfte än för att kontrollera brottsregistret för en potentiell anställd ska bli föremål för disciplinära åtgärder upp till och med uppsägning. Uppsåtligt avslöjande av CHRI för otillbörliga ändamål kan också leda till straffrättsligt ansvar. Varje anställd som har kännedom om missbruk av CHRI ska omedelbart rapportera en överträdelse till Department of Human Resources eller Office of General Counsel.

Program som involverar minderåriga

Bakgrundskontroller genomförs också, i enlighet med säkerhetspolicy 0575, för alla anställda eller personer som har en kontraktsenlig eller frivillig position med universitetet och som har direkt kontakt med minderåriga genom vissa program.

POLICY FÖR PROGRAM FÖR MINORITETER.