Det finns sex steg i en formell medling: 1) inledande kommentarer, 2) parternas redogörelse för problemet, 3) tid för informationsinsamling, 4) identifiering av problemen, 5) förhandling och framtagande av alternativ och 6) överenskommelse.
Inledande kommentarer
Medlaren väntar tills båda parter är närvarande och gör sedan en introduktion. Den fysiska miljön kommer att kontrolleras så att ingen part känner sig hotad. De flesta medlare kommer att be att om barn är närvarande ska de vänta utanför. Medlaren kommer sedan att hålla ett inledande anförande. Detta beskriver deltagarnas roll och visar att medlaren är neutral. Vissa medlare kommenterar vad de anser vara problemet och bekräftar uppgifterna om ärendet om det har lämnats in handlingar i förväg. Därefter definierar medlaren protokollet och fastställer tidsramen för processen. Medlingsriktlinjerna gås igenom och medlaren sammanfattar kortfattat vad han har hört om frågorna.
Det inledande uttalandet under de inledande kommentarerna kommer att fastställa grundreglerna för medlingen. Dessa grundregler är det som hjälper medlingen att gå smidigt framåt. Medlaren brukar be att om advokater är närvarande kan de konferera, men klienterna bör tala för sig själva. Parterna bör inte avbryta varandra; medlaren kommer att ge varje part möjlighet att fullt ut dela med sig av sin sida av historien.
Parternas redogörelse för problemet
Efter den inledande redogörelsen kommer medlaren att ge varje part möjlighet att berätta sin historia utan avbrott. Oftast kommer den person som begärt medlingssessionen att börja. Uttalandet är inte nödvändigtvis en uppräkning av fakta, men det är till för att ge parterna en möjlighet att formulera frågorna i sitt eget huvud och för att ge medlaren mer information om varje parts känslomässiga tillstånd. Om det finns advokater närvarande som gör det första uttalandet kommer medlaren sedan att be klienten att också göra ett uttalande. Grunden för uttalandet av problemet är inte ett sökande efter sanningen; det är bara ett sätt att hjälpa till att lösa problemet.
Informationsinsamling
Medlaren kommer att ställa öppna frågor till parterna för att komma åt de känslomässiga underströmmarna. Medlaren kan upprepa viktiga idéer för parterna och sammanfattar ofta. Detta hjälper medlaren att bygga upp en relation mellan parterna, särskilt när en underlättande stil används.
Problemidentifiering
Detta kan också ingå i andra segment. Medlaren försöker hitta gemensamma mål mellan parterna. Medlaren tar reda på vilka frågor som kommer att kunna lösas eller vilka som kommer att lösas först.
Förhandlingar och framtagande av alternativ / Att nå en överenskommelse
Metoder för att ta fram alternativ kan omfatta grupprocesser, diskussionsgrupper eller undergrupper, framtagande av hypotetiska rimliga scenarier eller ett medlarförslag där medlaren lägger ett förslag på bordet och parterna turas om att modifiera det. Den vanligaste metoden är dock caucus.
När deltagarna har åtagit sig att nå en förhandlingslösning föreslår medlaren en brainstorming-session för att utforska potentiella lösningar. Detta kan leda till ett slutligt avtal som skingrar konflikten och ger en ny grund för framtida relationer.
Medlaren kan besluta att hålla privata möten med båda parter för att föra förhandlingarna framåt. Detta kaukasammanträde kommer att vara konfidentiellt. Caucus ger en säker miljö där man kan brainstorma och lyfta fram underliggande rädslor. Målet med sessionen är att hitta en gemensam grund genom att utforska många alternativ och att ta fram möjliga lösningar som parterna kan tänka på. Parterna kan också överväga alternativa lösningar på sina problem utan att förbinda sig att erbjuda lösningarna som eftergifter.