Alai

Att ta sig bort från det dagliga arbetet och tillbringa tid tillsammans med teamet är ett bra sätt att skapa laganda. Och omorientera medarbetarna till organisationens mål och visioner. Särskilt om du har en del av ditt team som arbetar på distans. Du kommer att märka att vissa företag planerar en dag utanför företaget medan andra bokar en hel helg. Vi genomförde nyligen en offsite. Så vi ville dela med oss av lärdomarna från vår egen erfarenhet under offsiten samt den planeringsprocess som föregick den.

Men först ska vi börja med det team som vi blev inspirerade till en offsite för teamet av – Buffer.

Buffer har fulländat konsten att planera retreater för teamet. De tror att offsite-arbete hjälper teamet att arbeta smartare. Och det är därför de planerar ett var femte månad.

För varje retreat hittade Buffer ett nytt sätt att arbeta, sätta upp sessioner, bygga upp ett företagsprojekt och till och med ha dagliga stand-up-möten.

”Vi gör retreater så att alla får chansen att uppleva nya kulturer och bli mer öppensinnade.”
Buffer

Samtidigt som en offsite för teamet är tänkt att vara avkopplande, är det viktigt att planera så att det inte spårar ur och blir för spontant och galet. Olika människor, olika tankesätt – du vet hur det kan gå!

Det är alltså viktigt att ge teamet en viss inriktning, från att sätta upp en status som out-of-office till att sätta upp en dagordning och planera ett par teamaktiviteter tillsammans.

När vi kommer tillbaka från en och har frågat så många andra företag som har gjort det förut, är här de tio tips som vi hade i åtanke och försökte hålla oss till, för att planera vårt team offsite.

Så utan vidare, här är hur man sköter ett produktteam offsite!

Top 10 tips för att sköta ett bra team offsite

1. Sätt agendan och förväntningarna redan innan du börjar

Men medan vissa team offsites enbart är till för att slappna av och knyta band med varandra, planerar vissa organisationer en hybrid retreat. De schemalägger några dagar för arbete och för att definiera sin tillväxtplan tillsammans, och passar in tillräckligt många dagar för sightseeing och äventyrssporter.

Men även om du kanske har en sak i åtanke är chansen stor att några av dina teammedlemmar har helt andra förväntningar. Så innan du börjar planera teamets offsite, börja med att fastställa en dagordning och vad ditt team kan förvänta sig av den.

När du har fastställt dagordningen, låt teamet veta vad du tänker göra under teamets offsite. Detta kommer inte bara att förbereda dem för alla aktiviteter som du har planerat för dem, utan också ge dem en chans att föreslå ändringar för att göra det bättre.

Låt till exempel ditt team veta att en dag är tillägnad ideation. Detta skulle ge dem tillräckligt med tid att tänka på vad de vill bidra med.

Samma sak gäller om du har äventyrssporter inplanerade, så kan anställda som är känsliga för dem ta upp sina farhågor och låta dig veta det i förväg. På så sätt slutar det inte med att du spenderar resurser på att försöka få dem att delta eller att du blir besviken i sista minuten.

När allt kommer omkring måste du respektera allas bekvämlighetszon och ändå kunna få dem att delta i saker som teamet gör tillsammans.

2. Sätt upp en budget och håll dig till den

Din organisation kommer garanterat att ådra sig en del utgifter under teamets offsite. Innan du börjar planera dina aktiviteter är det viktigt att se till att du har avsatt en budget för teamretreatet. Det är viktigt att det inte slutar med att du tömmer alla dina resurser bara för att ha några dagars kul med teamet.

Genom att fastställa en budget kan du planera team offsite mer effektivt. Den ger dig en ungefärlig siffra på vilken typ av boende du kan välja, vilka aktiviteter du kan planera, hur du reser och vad du kan eller inte kan inkludera i företagets utgifter för teamet.

Säg att ni är ett team på tio personer. I det här fallet kan det vara bättre att välja ett Airbnb-boende än att boka hotellrum. Dessutom ger de gemensamma utrymmena i en Airbnb teamet större flexibilitet att sitta tillsammans och ha kul.

3. Upprätta ett schema för varje dag

Och även om du inte behöver planera varje minut av dagen, så avsätt några aktiviteter för alla varje dag. Du vill inte att folk ska vakna upp på sin första dag på retreaten och kämpa för att sätta ihop ett schema för dagen. Det kommer bara att sluta med att ni går ut för att äta och egentligen inte gör något annat än att äta – tänk dig att slösa bort en hel dag när du reser internationellt.

Ingen ber dig att göra en militär rutin. Det är okej att låta ditt team veta att alla måste gå ut för att äta frukost vid en viss tidpunkt så att de kan njuta av andra aktiviteter under dagen också. Lita på oss, de kommer bara att tacka dig för detta senare när de kommer tillbaka med så mycket gjort!

Detta hjälper dig också att undvika tilläggsavgifter i sista minuten. När du reser tenderar researrangörer att ta ut för höga avgifter när de ser att du inte har något annat alternativ. Men när du planerar i förväg har du redan ett paket i handen och det slutar inte med att du betalar ”extra” för något som skulle kunna komma billigare. Du kan använda alla de sparade pengarna till en annan aktivitet för den delen.

Till exempel planerar du en gruppvandring på resmålet. Detta kräver att ni köper ett paket hos en lokal reseplanerare. I paketet ingår mat och kläder som ni skulle behöva under vandringen. Om du nu glömmer att förplanera och boka detta paket finns det en stor chans att platserna för vandringslag är fulla den dag du har bestämt dig för att åka. Det finns också en chans att planeraren ber dig att spendera några extra dollar för att ”få plats med dig”.

Valet är ditt!

Här är en mall som du kan använda dig av:

Pro-tip: Om du planerar att få lite arbete gjort under team offsite, planera alla utflykter under dagen. Genom att utnyttja dagtid på bästa sätt kan du avsätta kvällarna för arbete och teammiddag. Eller för att helt enkelt koppla av och förbereda dig inför nästa dag.

4. Följ en checklista för utflykt för att förbereda dig i förväg

När du har bestämt datum för din arbetsresa, glöm inte att sätta upp din utflyktsstatus för de dagar du kommer att vara borta. Detta innebär bland annat att du ska ställa in ett automatiskt e-postsvar, spärra din kalender och slutföra alla pågående arbeten. Påminn dina medarbetare att göra detsamma.

För vissa av dina medarbetare kan detta också innebära att de måste skjuta upp möten. För andra kan det kräva att de schemalägger sina blogginlägg och uppdateringar i sociala medier i förväg.

Tanken är att de ska kunna fortsätta att göra det som kräver ett kontinuerligt arbete, utan att vissa teammedlemmar behöver sitta ner i timmar under off-site. Vi kallar det att planera arbetet bättre så att ingen behöver komma tillbaka till en överväldigande mängd pågående arbete.

Är du osäker på om du har kryssat av allt på din lista före teamretreaten? Med den här checklistan för utflykter kan du se till att din arbetslista är tom och att allt är välplanerat långt i förväg.

5. Planera roliga utomhusaktiviteter för att knyta teamet samman

Vi behöver inte citera en studie för att bevisa att roliga utomhusaktiviteter kan vara ett bra sätt att knyta band. Du kan planera äventyrssporter som white water rafting eller gruppvandringar eller till och med lätta utomhusaktiviteter som camping som ett sätt för teamet att knyta band. Det skapar kamratskap. Buffer tog till exempel surflektioner när de åkte på sin teamretreat till Sydney.

Men alla i teamet kommer inte att vara surfentusiaster. Så hur bestämmer du egentligen vad du ska planera på teamets offsite?

För att göra planeringen av utomhusaktiviteter bättre kan du skapa en lista över sevärdheter på den destination du befinner dig på. Med en rad som förklarar vad som är unikt med var och en av dessa attraktioner kan du ställa in en snabb omröstning. Appar som Simple Poll gör det väldigt enkelt att lägga till en snabb omröstning i din Slack-kanal. Även de minsta besluten kan göras enkla med en snabb omröstning. Inget till och från alls!

Om ditt team vanligtvis arbetar på distans vill du att de ska mingla bra. Välj ett av de många spel som är utformade för att bryta isen och få dina teammedlemmar att känna sig mer bekväma med varandra. Kom ihåg att göra dem till en naturlig del av din planerade dag.

6. Återkom till företagets större mål

En teamretreat är en utmärkt plats för att öppna upp ett samtal om organisationens större helhet. Du kan använda denna workcation för att återupprätta det uppdrag och den vision som teamet arbetar mot. Detta samtal är viktigt för att återigen informera alla om vad de arbetar mot och se till att alla delar samma vision för organisationen.

Detta är också ett bra tillfälle att prata om teamets individuella mål. Att förstå deras mål kommer att hjälpa dig att identifiera hur och varför som ligger bakom teamets dagliga arbete. Det kommer också att hjälpa dig att göra det möjligt för ditt team att göra ett bättre arbete. När du förstår vad de behöver och förväntar sig och deras nuvarande hinder kan ni arbeta bättre tillsammans.

När du anpassar dig till teamets individuella mål ser du till att dina anställda anpassar sig till företagets större mål.

Goda teamträffar utanför företaget kan räcka långt!

7. Avsätt tid för återkoppling (och positiv kritik)

Rekommentarer är en viktig del av varje organisation. Att omfamna feedback inom din organisation kan hjälpa enskilda medarbetare att växa, genomdriva en ärlig miljö inom teamet och göra din teamkultur starkare.

Du kan till och med avsätta två timmar under din teamretreat för en workshop om feedback. Detta kan antingen vara en samarbetssession med kollegial återkoppling eller ett enskilt samtal. Lär dig mer om feedbackkulturen i olika team för att plocka fram en modell som fungerar för dig.

Din teamretreat kan också vara en tid för att prata ut eventuella utmaningar och problem. Det kan vara ett hinder i ett projekt eller till och med en kommunikationsutmaning med en lagkamrat.

Om du tar upp problem som ditt team ställs inför under retreaten kan du lösa problemen snabbare när du är tillbaka. Använd dina lagmöten utanför platsen på ett effektivt sätt!

8. Uppmuntra enskilda samtal mellan medlemmarna

Är alla i ditt team bekväma med varandra? Om inte är detta teamretreat det perfekta tillfället för att se till att alla har pratat med varandra. Organisera teambuildingspel som hard talk och speed dating för att uppmuntra enskilda samtal.

Och även om de inte behöver vara de bästa vännerna är en god arbetsrelation mellan varje teammedlem viktig. Både för framtida samarbeten och för att upprätthålla en positiv teamkultur.

Ett enskilt samtal är särskilt viktigt för team på distans, eftersom teamet på distans är den enda tid de har för att knyta band. När jag tänker efter är det inte så svårt att möjliggöra det. Ni bor tillsammans i några dagar, det krävs bara en person för att inleda en konversation!

9. Behåll några timmar enbart för idéutveckling av nya projekt

Från att föreslå funktioner för projektet till att komma på tillväxthackprojekt. Se till att ditt företags idétavla fylls med förslag från alla. Du kan avsätta tid under teamets offsite för att plocka upp idétavlan och genomföra, parkera eller förkasta dessa idéer.

Men se till att du uppmuntrar varje teammedlem att komma med förslag och diskutera idéer som de vill arbeta med. Vare sig det är som team eller individuellt, för att ge företaget ett mervärde.

Om du öppnar golvet för förslag kommer du att se mer ägarskap bland dina teammedlemmar. Och även hitta idéer som kommer att ha en positiv inverkan på din organisations tillväxtplan. Som de säger kan det hjälpa dig att se nya möjligheter om du får ett nytt perspektiv från någon annan. De som hittills har gått obemärkt förbi!

10. Skicka ett e-postmeddelande om resultaten från retreaten

När du är tillbaka från team offsite skickar du ett e-postmeddelande ”Post Team Offsite” där du redogör för de arbetsbaserade besluten. Och om eventuella nya projekt som infördes. Ett sådant mejl kan hjälpa teammedlemmarna att snabbt få en genomgång av eventuella nya projekt som de kommer att hoppa in i. Allt utan att behöva gå igenom sina anteckningar eller vrida hjärnan för att komma ihåg vad som diskuterades.

Men det viktigaste är att du inte glömmer att dela med dig av den enda sak som dina teammedlemmar ser fram emot. Bilder från resan, förstås!

Minnen och glimtar av de trevliga stunderna de hade tillsammans är ett bra sätt att underlätta för dem att komma tillbaka till arbetet. Du vill inte att de ska komma tillbaka med semesterblues; du vill att de ska komma tillbaka föryngrade och motiverade att ge sitt bästa.

En gruppresa kan vara lite tidskrävande att planera. Men att åka oförberedd kommer bara att resultera i besvikelser då och då, vilket demotiverar ditt team. Det är raka motsatsen till vad du vill ha!

Så planera saker i förväg för ditt team offsite. Använd det som ett tillfälle att stärka teamets band. Gör dina anställda mer proaktiva i de roller de spelar i organisationen.

Planerar du en team offsite snart? Vi hoppas att dessa tips hjälper dig att planera en framgångsrik, produktiv och rolig tid med ditt team!

Känner du till ett litet tips som gjorde din tidigare team offsite till en succé? Glöm inte att dela det med oss, för vi vill göra vår nästa ännu bättre.