Vi pratar om telefonsamtal! Ja, även med DMs, PMs och IMs måste man ibland fortfarande prata med folk i telefon. Telefonsamtal är svåra. De är oskrivna, ibland oväntade och kan vara svåra att avsluta.
”Ring tillbaka om du behöver något, hej då.”
”Ok, ha en trevlig dag.”
”Åh, du också.”
”Tack. Jag ringer dig om jag behöver något. Hej då.”
”Ja, tack för att du ringde.”
Oj, kan jag lägga på nu?
På samma sätt arbetar du utan din kompletta samtalsutrustning när du pratar med någon i telefon. Du har inga visuella element. I en textkorrespondens kan du inte heller se visuella signaler. Men när du skickar ett skriftligt meddelande har du åtminstone en chans att granska dina ord innan du trycker på sändningsknappen. Ett telefonsamtal ger samma omedelbarhet som en personlig konversation utan att du har möjlighet att bedöma personens reaktion och ändra dig. Det är inte konstigt att så många människor fruktar kalla samtal.
Den här artikeln handlar dock inte om kalla samtal. Den handlar om alla typer av samtal. Jag kommer att dela med mig av tekniker som du kan använda för att förbättra dina röstsamtal. Så låt oss börja med det. Vad kan du göra för att få dina telefonsamtal att gå smidigt?
Låt oss börja med grunderna. ”Hallå, vem är det?” är inte en lämplig telefonhälsning. Om du kanske har nummerpresentation och är helt säker på att du vet vem som sitter i andra änden av linjen kan du besvara samtalet med ett skämt. Men du bör ha som vana att tydligt säga en hälsning och ditt namn när du svarar i telefonen. Din uppringare ska genast vara säker på att de har kommit fram till den person de försökte ringa.
Töm också munnen innan du svarar i telefon. Jag vet, det låter som något som din mamma skulle säga till dig! Men mammor vet saker och ting. Töm munnen så att du kan tala klart och tydligt och inte göra din uppringare upprörd. Ja, jag är också skyldig. Det fanns en tid då jag brukade äta chips och prata i telefon (jag menar, jag var ju hungrig!) Kom ihåg att tala klart och tydligt och skynda inte på dina ord.
Försök att minska eller eliminera alla distraherande eller störande bakgrundsljud innan du tar ett samtal. Du kanske inte har för avsikt att förmedla ett ointresse för personen som har kontaktat dig, men de kommer sannolikt att känna sig kränkta om de kan höra att det pågår mycket aktivitet runt omkring dig.
Du kan också hålla handen över telefonen när du pratar för att minska bakgrundsljudet.
Den här sista observationen för mig faktiskt fram till min nästa punkt. Stör det dig när du får ett samtal från en telefonförsäljare och du kan höra dussintals andra människor prata i bakgrunden?
Ja. Jag också.
När du ringer någon med headset eller högtalartelefon kan bakgrundsbrus bli ett problem. Främmande ljud distraherar och kan leda till missförstånd.
När vi talar om högtalartelefoner – du vet förmodligen redan att god etikett kräver att du frågar innan du överför någons röst via högtalartelefon. Men även om personen säger ”ja” kan du fundera på om det är optimalt att använda en högtalartelefon.
Men även om din telefonpartner kanske artigt går med på din begäran betyder det inte att han eller hon gillar tanken på att hans eller hennes ord ska sändas över hela kontoret. När du är osäker är det bara att lyfta luren.
För det sista, undvik att multitaska när du har ett telefonsamtal. Det sägs att man kan höra ett leende över telefon och det är sant. Du kan också höra när någon inte ger dig sin fulla uppmärksamhet – även utan visuella bevis. Blandade papper, musklick, viskade instruktioner till en kollega avslöjar dig.
Om du vill få ut så mycket som möjligt av samtalet du har, ge det då din fulla uppmärksamhet.
Att nå slutet
Hur är det med att avsluta samtalet? Sanningen är att många människor kämpar med den här frågan. Jag gjorde lite forskning om ämnet och hittade till och med någon på Quora som hade frågat råd om just detta! Jag hittade förslaget att den bästa metoden för att avsluta ett samtal en gång för alla är att kombinera ord och tonfall för att förmedla slutgiltighet.
Om du vill försäkra dig om att samtalet verkligen är avslutat kan du använda dessa steg:
- Sammanfatta samtalets innehåll.
- Fråga om det finns några ämnen eller frågor att ta upp.
- Sätt en tid för ett uppföljningssamtal eller möte.
- Giv den andra personen en chans att svara och ta farväl. och
- Säg farväl och lägg på.
Det verkar så enkelt, eller hur? Nyckeln är att ta upp alla de dröjande detaljerna som kan hålla samtalet igång innan du tar farväl. Prova det vid ditt nästa samtal och berätta hur det fungerar!
Om du vill få fler tips om effektiv kommunikation är det bara att ta en titt på min webbplats. Jag har samlat resurser från många olika personer och vi tycker alla om att hjälpa dig att förbättra din kommunikation. Eller så kan du ringa mig. ”Kit Pang, vem är det?”
***
Gillade du artikeln? Ge den en like och kommentera nedan. (Kit läser faktiskt VARJE kommentar från sina lojala fans)
Kit Pang är kommunikationsexpert, TEDx-, Inbound- och Keynote-talare och grundare av BostonSpeaks. Han är på ett uppdrag att hjälpa individer att bli exceptionella talare och kommunikatörer. Kits seminarier och föreläsningar har fått beröm för att vara superroliga, engagerande, själsliga och insiktsfulla. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. Älskar du att använda telefonen? Dela med dig av dina tips!