Företags finansiella rapporter som redovisar företagets lönsamhet och finansiella ställning består främst av en resultaträkning och en balansräkning. De konton som registreras i dessa finansiella rapporter hör till någon av de fyra kategorierna, dvs. intäkter eller kostnader och tillgångar eller skulder. Intäkter och tillgångar representeras av aktuella eller framtida inflöden medan kostnader och skulder representeras av aktuella eller framtida utflöden.
I artikeln ”expense vs liability” behandlas innebörden av och skillnaderna mellan två av dessa komponenter – kostnad och skuld.
Definitioner och betydelser
Uppgift:
En kostnad är en kostnad som måste uppstå för att ett företag ska kunna generera affärsintäkter. I samband med sin intäktsgenererande verksamhet förvärvar företag vissa varor eller utnyttjar vissa tjänster och det monetära utflödet som läggs ut på dem är företagets kostnader. Ett tillverkningsföretag måste till exempel betala hyra till ägaren av fabriksbyggnaden och löner till sina anställda för att kunna bedriva sin produktionsverksamhet. Dessa betalningar kvalificerar sig som företagskostnader.
Utgifter som uppkommer i verksamheten kan grovt kategoriseras utifrån det skede av verksamheten där de uppkommer:
- Tillverkningsutgifter: : Tillverkningskostnader: Kostnader som uppstår i tillverkningsprocessen, t.ex. direkta materialkostnader, arbetarlöner, el och olja, löner för arbetsledare, fabrikshyra etc.
- Försäljnings- och distributionskostnader: Kostnader som uppstår i samband med tillverkningsprocessen: Kostnader som uppstår vid försäljning av varor, t.ex. transportkostnader, hanteringskostnader, förpackningskostnader, lagerkostnader, reklamkostnader etc.
- Administrativa kostnader: Kostnader som uppstår vid försäljning av varor: Kostnader som uppstår i den dagliga rutinverksamheten, t.ex. tryckning och brevpapper, kontorsel, telefon- och internetkostnader etc.
- Finansiella kostnader: Kostnader som uppstår i den dagliga rutinverksamheten: Kostnader som uppstår för att tillgodose finansieringsbehov, främst lånebearbetningsavgifter och ränta på lån
Kostnader redovisas genom att de belastas på handels- eller resultatkontot med en kreditering av något konto för skulder (hyresskulder, löneskulder, ränteskulder etc.) om det rör sig om periodiseringar och bankkonton om det rör sig om kontantutgifter.
Journalbokföring av kostnader
Hr. A bedriver verksamhet som består av att tillhandahålla juridiska tjänster till företagsklienter. Under denna process har han anlitat två advokater för att hjälpa honom med allt pappersarbete. Var och en av dem får 1 000 dollar i månadslön. Dessutom betalar han också en kontorshyra på 500 dollar per månad. Dessa räknas som utgifter och den bokförda posten är:
Löner a/c…..2,000
Hyra a/c…..500
Bank a/c…..2,500
(Eftersom löner och hyra för månaden har bokförts och betalats via check)
Hinder:
En skuld är en ekonomisk förpliktelse för ett företag som har uppstått till följd av dess tidigare affärstransaktioner. När ett företag köper varor eller utnyttjar tjänster är det skyldigt att kompensera säljaren vanligtvis genom en penningbetalning. På samma sätt är ett företag som lånar pengar från en långivare skyldigt att betala ränta på lånet och att återbetala lånets kapitalbelopp. Sådana förpliktelser blir skulder i företagets finansiella rapporter. Skulder delas vanligtvis in i:
- Kortfristiga skulder: Skulder som måste regleras inom en kort tidsperiod vanligtvis inom ett år; till exempel kreditgivare med en kredittid på 90 dagar kortfristiga skuldebrev etc.
- Långfristiga skulder: Förpliktelser som inte kräver kortsiktig reglering och som fortsätter under flera år på lång sikt; till exempel banklån och skuldebrev utgivna av företaget.
Journalpost för skulder
Fortsätter samma exempel som ovan. Anta att A inte betalar hyran omedelbart utan att hans hyresvärd ger honom en tidsfrist på två månader för att betala hyran. I ett sådant fall, när utgiften bokförs, kommer en skuld på 500 dollar att skapas till förmån för hyresvärden.
Hyra a/c…..500
Långivarens a/c…..500
(Vara – hyra för den månad som redovisats)
Också, om Mr. A tar ett lån på 50 000 dollar för att renovera sitt kontor, måste han skapa en skuld i sina böcker till förmån för långivaren:
Bank a/c…..50 000
Lån a/c…..50 000
(Är lån som tagits för att renovera kontoret)
När lånet till slut är återbetalt, kommer skuldkontot att släckas från böckerna.
Skillnaden mellan kostnad och skuld
De sju huvudpunkterna för skillnaden mellan kostnad och skuld har specificerats nedan:
Grundläggande betydelse:
- En kostnad är en kostnad som krävs för att uppstå i samband med intäktsgenererande verksamhet i ett företag.
- En skuld är en finansiell förpliktelse för en enhet som skapas på grund av en affärstransaktion som utförts i det förflutna.
Typ av konto:
- En kostnad är ett nominellt konto till sin natur.
- En skuld är ett personligt konto till sin natur eftersom det skapas till förmån för en person eller enhet. Ett banklån är till exempel en skuld till förmån för en bank, en skuld för inköp av varor eller material skapas till förmån för säljaren.
Redovisning i räkenskapsböcker:
- Uppgifter redovisas på debetsidan i handels- eller resultaträkningen och orsakar en minskning av företagets nettovinst.
- Förpliktelser redovisas i balansräkningen på skuldsidan.
Konsekvenser av utebliven reglering:
- Om utgifter inte regleras vid den tidpunkt då de uppkommer leder det till att en skuld skapas.
- Om skulder inte regleras på förfallodagen kan det ge upphov till rättsliga konsekvenser för företaget, särskilt vid betalningsinställelse för banklån, offentliga insättningar och stora fordringsägare etc.
Förflyttning över redovisningsperioder:
- Uppgifter redovisas endast i den period då de uppstår. De absorberas av resultatet för den period till vilken de hör och överförs således inte till efterföljande redovisningsperioder.
- Skulder å andra sidan överförs i balansräkningen och fortsätter att återspeglas i bokföringen tills de regleras eller skrivs tillbaka.
Monetärt utflöde:
- Inte alla utgifter resulterar i ett monetärt kontantutflöde för företaget. Exempelvis resulterar icke-kontanta utgifter som avskrivningar inte i ett monetärt utflöde utan orsakar en minskning av värdet på en tillgång.
- Skulder skulle dock alltid resultera i ett monetärt utflöde för att reglera dem (såvida de inte skrivs tillbaka).
Exempel:
- Uppgifter är till exempel råvaror, löner, elektricitet, transportkostnader, reklamkostnader osv.
- Skulder inkluderar fordringsägare för varor, lån och utestående insättningar, utestående skuldebrev etc.
Slutsats – kostnad vs. skuld
Både kostnader och skulder tenderar att skapa en monetär förpliktelse för ett företag. Faktum är att utgifter och skulder har ett beroendeförhållande till varandra. Till exempel leder periodisering av flera utgifter till att skulder skapas med avseende på skulder. Å andra sidan kan det leda till att skulder uppkommer till följd av efterföljande utgifter, t.ex. att ta ett lån leder till upplupna räntekostnader för att betala låneskulden. I båda fallen är det viktigt att bokföra dessa kostnader och skulder på lämpligt sätt eftersom de påverkar företagets lönsamhet och finansiella ställning.