Nonprofitföretag har rätt till skattebefrielse om de godkänns av IRS och relevant statlig skattemyndighet, men för att uppnå denna status måste de avstå från många av de rättigheter som vinstdrivande företag har.
Det viktigaste är att tillgångarna ”ägs” av staten, det vill säga allmänheten, och INTE av stiftelsens grundare eller medlemmar, och även om man kan styra användningen av tillgångarna så länge man följer stiftelsens ändamål, så återgår tillgångarna till statens fulla kontroll om man stänger sina dörrar. Se artikeln The Basics of Setting Up Your Own Foundation på artikelsidan på vår webbplats för mer information.
Man är också föremål för statlig och offentlig granskning för att försäkra sig om att man är kvalificerad för att förbli skattebefriad och att man tjänar det syfte som beskrivs i ens organisationsansökan. Man måste utgå från att allmänheten kan få tillgång till många (men INTE alla) av ens dokument om man vill vara en icke vinstdrivande organisation med de skatteförmåner som staten beviljar.
Denna artikel skall diskutera vilka dokument som allmänheten kan granska och vilka som kan hållas konfidentiella av stiftelsen.
INTERNAL REVENUE CODE SECTION 61204 (D)
Den federala regeringen har i detalj i ovanstående stadga beskrivit allmänhetens rätt att få tillgång till stiftelsens handlingar, inklusive att det i stadgan anges vad som inte behöver lämnas ut, och de flesta delstater följer den federala ledningen i denna fråga.
Om du lämnade in din första deklaration den 13 mars 2000 eller senare gäller följande regler:
1. Årlig deklaration. Utan kostnad och på begäran måste stiftelsen göra en kopia av sin ursprungliga och ändrade årliga informationsdeklaration tillgänglig för offentlig granskning. Efter tre år från det att deklarationen lämnades in behöver den inte längre göras tillgänglig.
2. Ansökan om undantag. Vidare måste enheten kostnadsfritt göra sin ansökan om skattebefrielse tillgänglig, inklusive all stöddokumentation som lämnats in till skattemyndigheten, men INTE material som måste undanhållas från offentlig granskning, vilket definieras som affärshemligheter, patent, processer, arbetssätt eller apparater för vilka undanhållande begärdes och beviljades, samt material som rör det nationella försvaret. Dessutom behöver
– Den skattebefriade organisationen inte heller lämna ut handlingar som rör ogynnsamma domar eller beslutsbrev som utfärdats som svar på ansökningar om skattebefrielse, eller
– Domar eller beslutsbrev som återkallar eller ändrar ett gynnsamt beslutsbrev, eller
– Tekniska rådsmemoranda som rör en ogillad ansökan om skattebefrielse eller återkallandet eller ändringen av ett gynnsamt beslutsbrev, eller
– Alla brev eller dokument som lämnats in till eller utfärdats av IRS och som rör huruvida en föreslagen eller genomförd transaktion är en förbjuden transaktion enligt avsnitt 503, eller
– Allmän kommunikation mellan IRS och enheten som kan ha anknytning till dess skattebefriade status som organisation men som inte rör ”organisationens ansökan om skattebefrielse”.”
Det är uppenbart att avsikten med ovanstående lag är att ge allmänheten tillgång till dokumentation som direkt rör den framgångsrika ansökan, men inte nödvändigtvis att låta allmänheten vada genom enhetens ansträngningar för att uppnå eller bibehålla status eller få tillgång till affärshemligheter och liknande. Allmänheten bör få veta varför undantagsstatus uppnåddes, men inte detaljerna om hur den uppnåddes eller enhetens äganderättsliga tillgångar.
Reglerna bör ses över av varje enhet som plötsligt får en sådan begäran för att se till att avslaget eller överenskommelsen är förenlig med den senaste lagen.
PRAKTISKASPEKTER AV ANSVARET PÅ FÖRSÖKNINGAR OM INFORMATION
De handlingar som ska granskas bör göras tillgängliga för allmänheten på organisationens ordinarie huvudkontor under ordinarie öppettider. Organisationen kan ha en anställd närvarande under granskningen men den granskande parten måste kunna göra anteckningar och göra kopior utan kostnad om den granskande parten tar med sig egen kopieringsutrustning.
Om det inte finns något ordinarie kontor måste organisationen ändå göra handlingarna tillgängliga för kopiering inom två veckor på en ”rimlig plats” som organisationen väljer. Alternativt kan organisationen kopiera och skicka dokumenten till den person som begär dem, utan kostnad, återigen inom två veckor.
KOPIER AV ÅRLIGA INFORMATIONSREDOVISNINGAR OCH BEFRIELSESANSÖKNINGAR
En skattebefriad organisation måste också tillhandahålla en kopia av alla eller en specifik del eller schema av sina tre senaste årliga informationsredovisningar och/eller befrielseansökningar till ALLA som personligen eller skriftligen begär en kopia på sitt huvudkontor. Om begäran görs personligen måste kopian tillhandahållas samma arbetsdag som begäran görs, såvida det inte finns ovanliga omständigheter. Om det sker per post måste begäran tillgodoses inom trettio dagar från den dag då begäran tas emot.
Förfrågan måste dock uppfylla tre kriterier:
1. Begäran måste vara adresserad till den undantagna organisationens huvudkontor
2. Den skickas med post eller e-post, fax eller en privat leveranstjänst som godkänts av IRS, och
3. Anger den adress dit kopian av dokumentet ska skickas.
Om organisationen vill ta ut en avgift för kostnaden för att kopiera sådana dokument får den ta ut en ”rimlig avgift” som IRS definierar som inte mer än vad IRS tar ut för sina egna kopieringskostnader, vilket i juni 2001 var en dollar för den första sidan och femton cent för varje ytterligare sida, plus faktiska portokostnader. De trettio dagarna för att svara kan börja löpa från det att pengarna tas emot efter begäran av organisationen.
Om organisationen gör informationen ”allmänt tillgänglig” behöver den inte svara på begäran. Med ”allmänt tillgänglig” menas publicering på webben eller motsvarande medel för bred spridning.
SANKTIONER FÖR VÄLFÄRDIGA UPPLYSNINGAR
Skattemyndigheten föreskriver relativt stränga sanktioner för den enhet som underlåter att följa lagen.
För underlåtenhet att tillåta offentlig granskning av årsredovisningar är straffet tjugo dollar för varje dag efter tidsfristen som underlåtenheten fortsätter, med ett maximalt totalt bötesbelopp på tiotusen dollar.
För underlåtenhet att tillåta offentlig granskning av ansökan om undantag är straffet tjugo dollar för varje dag som underlåtenheten fortsätter.
Bestraffet för uppsåtlig underlåtenhet att tillåta offentlig granskning av en deklaration eller en ansökan om undantag är fem tusen dollar för varje deklaration eller ansökan och samma straff gäller även för uppsåtlig underlåtenhet att tillhandahålla kopior.
KONKLUSION
Den nyckelfråga som kommer att konfrontera en organisation som mottar en sådan begäran är huruvida någon av uppgifterna i ansökan om undantag eller de årliga informationsdeklarationerna är en affärshemlighet eller är så konfidentiell att den inte bör avslöjas. Vid den tidpunkten kan diskussioner inledas med den begärande parten för att fastställa syftet med förfrågan och om man frivilligt kan komma överens om en begränsning. Om så inte är fallet bör man omedelbart kontakta ett juridiskt ombud så att skattemyndigheten kan involveras i diskussionen och ett beslut fattas innan ett straff utdöms, eftersom man åtminstone bör försöka undvika de höga kostnaderna för bestämmelsen om ”uppsåtlig underlåtenhet” ovan.
De flesta som begär informationen vill använda den för sin egen ansökan eller vill bekräfta att stiftelsen arbetar i enlighet med sina undantagna syften. Sådana ansträngningar, även om de är tidskrävande för stiftelsen, är säkert lämpliga med tanke på den särskilda skattebehandling som stiftelser åtnjuter, och uppfyllandet av sådana rimliga förfrågningar är helt enkelt ytterligare ett pris som man måste betala för fördelarna med skattebefrielse.