Enligt MCCCD:s handbok för inköpsprocedurer:
A. Ett ”obehörigt inköp” är ett avtal, ett åtagande eller en beställning av varor eller tjänster, eller en ändring av ett befintligt kontrakt av en person som inte har en uttrycklig skriftlig delegering av upphandlingsbehörighet för att binda MCCCD. Detta inbegriper ändringar i befintliga kontrakt som görs av personer som inte har delegerade inköpsbefogenheter. Obehöriga inköp är inte bindande för MCCCD och säljaren kan uppmanas att begära betalning från den anställde.
B. Otillåtna inköp inkluderar:
- Göra en beställning utan en godkänd inköpsorder.
- Göra en beställning antingen före eller efter det att rekvisitionen lämnats in i antagandet att en PO har eller kommer att godkännas.
- Överutnyttja det godkända beloppet för en Blanket Purchase order.
- Tvinga en leverantör att inleda en beställning med löfte om att en beställning kommer att ske.
- Använda personliga medel för att göra ett inköp av varor eller tjänster som normalt skulle kräva att inköpsavdelningen involveras för att säkerställa konkurrens, godkänna en enda källa eller på annat sätt följa MCCCD:s policy och rutiner i syfte att få personlig ersättning.
MCCCD Purchasing Procedures Manual
Godkännande av otillåtna inköp:
- Avdelningen/rekvisorn fyller i blankett för otillåtna inköp och bifogar offert/faktura
- Avdelningen/rekvisorn skickar blankett för otillåtna inköp för underskrifter – Övervakare, Vice ordförande och skattedirektör
- Avdelningen/inköparen skannar in godkända blanketter för otillåtna inköp
- Avdelningen/inköparen skapar en FMS-rekvisition för det otillåtna inköpet och bifogar godkända blanketter för otillåtna inköp och faktura/kvittens
- Skatteavdelningen granskar och avgör om det krävs ytterligare utbildning om inköp
- Skatteavdelningen skapar en inköpsorder för att betala för det otillåtna inköpet
.