Alai

E-postsignaturer kan vid första anblicken tyckas oviktiga, särskilt om du jämför dem med andra saker som händer på ditt företag. Men om du fördjupar dig i detta kommer du att upptäcka att e-postsignaturer spelar en viktig roll när det gäller marknadsföring, varumärkesbyggande eller att upprätthålla en god relation med dina kunder. Dessutom kan ansvarsfriskrivningar som läggs till i dessa e-postsignaturer också förhindra dig från juridiska problem. Tänk på att även det bäst skrivna e-postmeddelandet kanske inte gör sitt jobb om du inte är tillräckligt säker på det företag du har att göra med, så att vinna en kunds förtroende bör vara en prioritet för varje anställd i ditt företag. Visst är en snygg e-postsignatur som innehåller användbar information ett trevligt försök att göra ett gott intryck. Och om du kombinerar en snygg signatur med en attraktiv marknadsföringsbanner kan resultatet överträffa dina förväntningar.

Det finns några krav som varje signatur bör uppfylla. Låt oss analysera dem ett efter ett. Dessa är:

1. Snygg men ändå uppmärksammad design
2. Kompatibilitet med mobila enheter
3. Nödvändig personlig information som inte överväldigar mottagaren
4. Stöd för sociala medier

Mindre kod, mer design

Formateringsfrågor

Till skillnad från webbplatser innehåller de flesta e-postsignaturer ingen extern CSS-fil eller stilsektion i HEAD-delen av dokumentet. I princip är CSS ett lager som beskriver hur HTML-koden ska presenteras – med vilka färger, typsnittsstorlekar/familjer med mera. Även om e-postsignaturer innehöll en extern CSS-fil skulle detta inte fungera, eftersom vissa e-postklienter ignorerar CSS helt och hållet. Det bästa sättet att få tillförlitliga resultat är att se till att använda så få HTML-behållare som möjligt och sätta sina CSS-regler inuti varje behållare (med hjälp av attributet style). Förvänta dig inte att de inre behållarna kommer att ärva formateringsreglerna från sina patenter – definiera helt enkelt dessa regler direkt. När det gäller t.ex. tabeller, lägg dina textformateringsregler inuti <TD>-elementet och tänk inte ens på att infoga <P>-taggen inuti. För det första är det inte alls nödvändigt (för att göra din signatur alltför komplex utan anledning). För det andra kan vissa e-postklienter (särskilt Outlook-klienter) ”glömma” den textformatering du använt i TD-elementet, vilket gör att innehållet blir oformaterat och visas i standardtypsnitt (t.ex. Times New Roman) – så det är definitivt inte något du vill uppnå. Skärmbilden nedan visar att teckensnittet för signaturen ändras till Times New Roman efter att du skickat ett svar.

När du skriver din signatur ska du tänka på att även olika versioner av Outlook eller andra e-postklienter kan ha stöd för vissa grundläggande CSS/HTML-attribut eller inte. Här är ett bra ställe att ta reda på vilka attribut som erkänns.

En annan sak är att du bör komponera din signatur manuellt eller med en editor som är optimerad för detta ändamål – de flesta WYSIWYG-redigerare (särskilt Outlook och Word) lägger till inofficiell CSS- och HTML-kod som gör att din signatur visas perfekt för dem, men som lämnar den förstörd för resten av e-postklienterna. Med andra ord är det ingen bra idé att kopiera signaturinnehållet från Word – det är en bra dokumentredigerare men definitivt inte ett verktyg som är gjort för att skapa e-postsignaturer.

Signaturer med minst två kolumner

Det finns två bästa tillvägagångssätt för att skapa din signatur, beroende på vilken typ du har valt. För layouter som är bredare eller mer avancerade kan du uppnå de bästa resultaten med HTML-tabeller. Gamla bra tabeller gör att du kan få en pålitlig och konsekvent layout på bokstavligen alla plattformar. Detta beror på att det inte finns många sätt att tolka dem, till skillnad från <DIV>-containrar. Faktum är att de flesta e-postklienter inte hanterar float-egenskapen för HTML-containrar på rätt sätt, vilket gör att hela innehållet är trasigt. Tänk dessutom på att varje e-postklient sticker in sin åra i HTML-koden (när man svarar eller vidarebefordrar meddelanden), vilket gör källkoden lika tydlig som lera.

Det är bäst att undvika dessa implikationer redan från början. Vi har sett ett antal situationer där användarna ville att den första raden i en tabell skulle bestå av två kolumner och den andra av två sammanslagna kolumner. I de flesta fall hade cellerna inte önskad storlek. Den bästa lösningen är att skapa två tabeller efter varandra, som i bilden nedan.

Det sista vi vill nämna här är att du inte bör använda tabeller som är bredare än 600 pixlar, eftersom det kan leda till att hela e-postmeddelandet zoomas ut på vissa enheter (vi kommer att prata om detta senare).

Signaturer med bara en kolumn

Ett annat tillvägagångssätt kan användas om din signatur består av element som visas under varandra. I ett sådant fall är det bättre att hålla sig till bara en behållare – egentligen borde ett stycke räcka. Detta betyder naturligtvis inte att du inte kan formatera specifika delar av din signatur på olika sätt – använd helt enkelt <SPAN>-taggarna för att göra det. Och om du vill bryta raden använder du alltid taggen <BR> i stället för att skapa ett nytt stycke. För att göra det kan du helt enkelt trycka på Shift+Enter i de flesta WYSIWYG-redigerare (inklusive de som används i CodeTwo-produkter). Genom att använda en sådan grundläggande HTML-syntax kan du få det bästa utseendet på din e-postsignatur, även på mobila enheter, helt utan problem och utan att behöva krångla med media queries. Om du behöver använda mer än ett stycke ska du dock komma ihåg att tydligt definiera marginaler och paddings för dina stycken. Annars kan du råka ut för oönskade (minskade/förstorade) luckor mellan dem. Slutligen kan det enda problemet uppstå om du infogar en ganska bred bild (men oroa dig inte, vi har tagit upp det senare i den här artikeln).

Stöd för mobila enheter

Låt oss gräva djupare när det gäller stöd för mobila enheter. Epoken med e-postmeddelanden som endast läses på stationära datorer är redan över. Mer än hälften av alla e-postmeddelanden öppnas på mobila enheter – telefoner och surfplattor. De flesta e-postsignaturer är inte optimerade för mobila plattformar och kan faktiskt orsaka problem med renderingen av ett helt e-postmeddelande. Nyckeln till att förstå detta problem är att veta att tillverkarna av mobila enheter är helt medvetna om denna typ av problem, men deras lösningar på dessa problem är alla olika. Samma meddelande och signatur kan visas på olika sätt beroende på det mobila operativsystemet. Alla dessa lösningar används dock endast i det fall att e-postinnehållet inte kan visas normalt på grund av vissa begränsningar. Om din signatur till exempel är bredare än skärmens bredd kan mobiltelefonen dölja en del av signaturen eller zooma ut ett helt meddelande för att visa det på hela bredden. Men den verkliga lösningen är att utforma en signatur på ett sådant sätt att e-postklienten inte behöver använda dessa ytterligare lösningar för att visa meddelandet korrekt.

För att uppnå detta måste du hålla din signatur så smal som möjligt, utan att använda några fasta dimensioner om de inte verkligen är nödvändiga. Fundera också på vad som är bäst – att omsluta ord och behålla en bra teckensnittsstorlek (standardbeteende) eller att förhindra omslag och låta meddelandet zooma ut (du kan lägga till CSS-egenskapen white-space: nowrap).

När det gäller att lägga till en banner eller en bred bild kanske du märker att den här bilden också kan zooma ut meddelandet, precis som en bred tabell. Överväg därför att använda CSS-egenskapen max-width: 100% för att skala bilden automatiskt – din mobila e-postklient kommer att hålla den så bred som din skärm är.

Den kan dessutom vara så att vissa e-postklienter inte tillåter visning av text som är mindre än den önskade storleken. Det kan kringgås (som i den här artikeln för iOS-enheter), men innan du försöker göra det ska du försäkra dig om att du verkligen behöver detta. Ett annat vanligt fel är att signaturtexten (särskilt där ansvarsfriskrivningen är placerad) verkar överlappad. Detta beror på felaktigt använd egenskap för linjehöjd – samma värden som passar perfekt på din stationära dator justeras helt enkelt inte för mobila enheter. I det här fallet verkar det faktiskt som om det bättre är det godas fiende och vår rekommendation är att undvika att använda den egenskapen eftersom standardinställningarna helt enkelt gör sitt jobb perfekt.

De problem som nämns ovan gäller dock endast för meddelanden av HTML-typ, medan de flesta mobila enheter använder Plain Text-formatet i stället (så e-postmeddelandena stämplas endast med oformaterad text). För vissa av dessa enheter finns det inget alternativ för att konvertera meddelandet till HTML. Som tur är har vissa tredjepartslösningar (som CodeTwo Email Signatures for Office 365 eller CodeTwo Exchange Rules Pro) den här funktionen inbyggd så att du kan dra nytta av alla fördelar med HTML-signaturer även om e-postmeddelandet skickades i vanlig text.

En välservad information smakar bättre

Det är uppenbart att det innehåll som du inkluderar i signaturen måste vara lämpligt – din mottagare får inte få intrycket att det saknas någon information om ditt företag. Å andra sidan får signaturen inte vara överväldigande. I slutändan är själva budskapet i ditt e-postmeddelande mycket viktigare än själva signaturen.

Med tanke på detta kan vi anta att varje signatur bör vara personlig för varje användare, men samtidigt bör den ha en gemensam utformning, så att mottagaren vet att e-postmeddelanden kommer från samma företag. Du har ett par sätt att leverera signaturer till varje person. Det enklaste och säkraste sättet är att använda lösningar som möjliggör centraliserad e-posthantering (som CodeTwo Email Signatures for Office 365 eller CodeTwo Exchange Rules Pro), där du kan använda information som samlas in från Office 365-hyresgästen eller din lokala Active Directory. Om du inte har en sådan miljö kan det bli en riktig flaskhals, eftersom det inte finns någon källa från vilken du kan få information om användarna, och signaturer via grupprincipobjekt fungerar inte på vissa plattformar. Så det kan bli en enorm huvudvärk.

Bortsett från detta måste du ta hänsyn till att vissa personuppgifter kanske inte fylls i för vissa användare. En person som arbetar på distans kanske till exempel inte har sitt direktnummer angivet. Istället för att skapa dussintals signaturer med/utan vissa av Active Directory-attributen kan du använda RT-taggar som finns i CodeTwo-programvaran och som döljer vissa delar av din signatur om uppgifterna saknas i AD/Office 365.

För att göra designen attraktivare kan du dessutom använda olika typsnittsstorlekar och -familjer samt olika färger. Du kan dock inte använda typsnitt som inte är installerade som standard – ett fult alternativ kan visas i stället. Och försök inte ens använda löjliga typsnittsfamiljer som Comic Sans eller skrikande färger. Annars kommer dina kunder att springa iväg och berätta för sina affärspartners att ditt företag har de sämsta signaturerna på nätet. Ett exempel på en väldesignad e-postsignatur visas nedan.

Sist men inte minst – använd endast vanliga bildformat som JPEG eller PNG och ändra antingen storleken på dem till önskad storlek innan du placerar dem i signaturen eller skala ner dem med hjälp av både HTML och CSS.

Sociala medier för dig närmare dina kunder

Nuförtiden är plattformar för sociala medier en av de bästa platserna för att förbättra din image på nätet. Så varför inte låta dina kunder veta att du har skapat officiella profiler där? En bra lösning skulle vara att lägga in en liten ikon med logotypen för en önskad social medieplattform som länkar direkt till din profil. Naturligtvis kan du infoga så många länkar till sociala medier som du vill i din e-postsignatur. Vissa redaktörer som finns tillgängliga i de centraliserade e-posthanteringsverktygen kan göra den här processen mycket enklare än att manuellt kombinera länkar med ikoner. Dessutom gör de det också möjligt att använda användardata (t.ex. lagrade i Active Directory) för att skapa de nödvändiga länkarna. Därför kan du inte bara lägga till en länk till företagets gemensamma profil utan även till separata användares konton på valda sociala plattformar.

När du hyperlänkar dina ikoner till sociala medieplattformar ska du dock se till att du använder antingen PNG- eller JPG-formatet för bilden och att du har tillämpat attributet border=0 på själva bilden. Annars kan en oönskad blå ram visas runt hela bilden.

Det är dessutom en bra idé att lägga till en klickbar banner till din signatur som länkar till ditt evenemang eller din aktivitet som senare kan delas med dina kunder. På så sätt kan du marknadsföra dina co viktiga marknadsföringskampanjer för ditt företag nästan utan ansträngning.

För att sammanfatta bör du nu veta hur du kan utforma en bra e-postsignatur och få den att se konsekvent ut även på mobila plattformar, utan att behöva läsa en enormt liten text på grund av att du zoomar ut ur meddelandet, vilket kan vara en riktig plåga. Nyckeln är att hålla designen så enkel som möjligt och använda bra gamla metoder i stället för att pilla med avancerad CSS-kod som helt enkelt kan ignoreras av e-postklienterna. Det finns i princip två typer av signaturer som är bäst att använda: den horisontella, som placeras i en HTML-tabell, som ändå inte är för bred, och den vertikala, som visar detaljerna under varandra.

När det gäller att lägga till signaturer till e-postmeddelanden som skickas till dina kunder är det bästa sättet att använda centraliserade lösningar för e-postsignaturer. Detta beror på att dessa lösningar, som drar nytta av personlig information som lagras i Active Directory eller Office 365, kan användas för att skapa individuella signaturer för var och en av dina användare, eller till och med infoga personliga länkar till sociala medier. En annan viktig sak att påpeka är att dessa lösningar kan användas för att enkelt skapa banners som informerar dina mottagare om viktiga företagsevenemang.

Till tveka inte att prova CodeTwo Email Signatures for Office 365 och CodeTwo Exchange Rules Pro gratis och utnyttja deras WYSIWYG-redigerare på ett bra sätt för att skapa en konsekvent och snygg e-postsignatur.