Oavsett om du har en eller hundratals anställda måste du följa de formella förfaranden som krävs för att betala dem. Du kan utföra dessa löneuppgifter själv, eller så kan du lägga ut processen på entreprenad genom att överlämna den till en professionell lönebearbetningstjänst.
Oavsett vilken typ av lönebearbetningstjänst du använder är det mycket viktigt att komma ihåg att du – som företagare – är ansvarig för allt som har med löner att göra. Att lägga ut löner på entreprenad tar inte bort ditt ansvar för att betala och rapportera alla löneskatter i tid och fullt ut, och att betala de anställda exakt vad de är skyldiga.
Skäl att lägga ut löner på entreprenad
Tänk på kostnaden för din tid. Ditt jobb som företagare är att driva ditt företag, inte att hantera löner. Att försöka sköta löner själv innebär att du tar din tid från andra viktiga uppgifter, som att hitta kunder eller skapa partnerskap.
Du behöver inte oroa dig för det. En lönebehandlare har alltid någon som ägnar sig åt ditt företag, så du behöver inte oroa dig för att se till att alla anställda får betalt i tid om du bestämmer dig för att ta några dagar ledigt.
Det är mindre komplicerat. Löneskatter är komplicerade eftersom det finns flera olika typer av skatter som du måste samla in och betala, och många komplicerade formulär att fylla i. Dessa inkluderar federal inkomstskatt, statlig inkomstskatt, FICA-skatt för Social Security och Medicare samt federal och statlig arbetslöshetsskatt.
Skatterna ändras hela tiden. Varje år kan det ske förändringar av skattelagar, skattesatser eller tidsfrister för inlämning av rapporter. Som enskilt företag är det svårt att hålla koll på alla dessa ändringar för att undvika böter och straffavgifter för sen betalning eller underbetalning.
Ta en titt på den här årliga lönekalendern för att få en uppfattning om förfallodagarna för rapportering och betalning.
Uppgifter som du kan lägga ut på entreprenad
Du kan hitta en lönehanteringstjänst som kan hjälpa dig med några eller alla dessa löneuppgifter:
- Föra lönebokföring, inklusive blanketter och samtycken (vanligtvis online)
- Använda belopp för lön, källsortering och avdrag för att skapa lönecheckar
- Sända ut dessa lönecheckar till de anställda, vanligtvis genom direktinbetalning
- Beräkna årliga löne- och skatterapporter, Formulär W-2 för anställda och formulär 1099-MISC för icke-anställda
- Sändning av löneskatterapporter, t.ex. formulär 941, och betalningar till skattemyndigheterna och delstaterna
- Andra löneadministrativa uppgifter, t.ex. rapportering och betalning av arbetslöshetsskatter
- Sändning av betalningar för andra avdrag, t.ex. för sjuk- och pensionsförsäkringar, lönebeslag och icke-anställda
Lönespecifika programvaror vs. Löneservice
Det finns två grundläggande sätt för ett företag att genomföra löneadministrationen:
Option 1: Du kan göra det själv med hjälp av en programvara för löneadministration. Program för löneprogram online fungerar på samma sätt som skatteprogram. De ger dig en handfull uppmaningar och information, men du – eller någon i ditt företag – måste göra all inmatning. Programvaruföretaget kan erbjuda support online, via telefon, chatt eller vanliga frågor.
Option 2: Du kan lägga ut processen på entreprenad genom att ge en lönetjänst den grundläggande informationen om de anställda och låta dem sköta löneadministrationen, skicka ut lönecheckar, göra all rapportering och skicka ut alla betalningar av löneskatt.
Om du vill stödja lokala företag kan du också använda en lokal bokhållare eller en redovisningstjänst.
Dessa företag har personer som utför någon eller några av uppgifterna med hjälp av löneprogram. Fördelen med dessa lönehanteringstjänster är en mer direkt kontakt med en riktig person som kan hjälpa dig med problem och frågor.
Hur mycket kostar en lönetjänst?
De flesta tjänster arbetar på månadsbasis och tar betalt efter volym av antalet checkar som skrivs, rapporter som lämnas in och betalningar som görs. Du kan också få tilläggstjänster som 1099 och behandling av förmåner genom att betala mer.
Patriot Payroll Software tar till exempel ut 10 dollar i månaden för sin bastjänst plus 4 dollar per anställd och erbjuder följande tjänster:
- Gratis expertsupport
- Gratis löneuppsättning
- Gratis direktinbetalning
- Gratis portal för anställda
- Gratis integrering av arbetskamraterna
- Obegränsat, anpassningsbara lönelistor
- Utskrivbara W-2s
- Tidspensionering
För 30 dollar i månaden hjälper de dig med W-2 formulär samt fil och insättning av dina federala, statliga och lokala skatter. De kommer också att tillhandahålla skattedeklarationer i slutet av året.
Frågor att ställa innan du outsourcar lönesystemet
När du pratar med potentiella lönetjänster, läs recensioner och be om referenser. Här är några frågor att ställa:
- Hur säkert är ert system? Har ni någonsin haft ett dataintrång?
- Hur ofta uppdaterar ni ert system? Har ni säkerhetskopior i händelse av dataförlust eller systemkrasch?
- Hur håller ni er uppdaterade om ändringar i skattelagstiftningen? Hur ofta uppdaterar ni era uppgifter för skatteändringar?
- Hur länge har ni varit verksamma?
- Hur hanterar ni kundservice? Kan jag ringa och prata med en riktig person? Hur snabbt svarar ni på brådskande förfrågningar?
- Om jag måste göra korrigeringar, hur snabbt kan ni göra dessa?
- Hur vet jag att ni lämnar in rapporter och gör betalningar innan de förfaller? Vilka bekräftelser skickar ni till mig?
Om du precis har börjat med löneadministration bör du ta dig tid att läsa denna översikt över hur du konfigurerar ett system för lönebeskattning. Gör sedan en lista över vad du är villig att göra själv och vad du vill att en lönetjänst ska göra.