By Leave a Comment on Skapa ledighet i stället

När anställda arbetar extra kan din organisation välja att kompensera dem med ledighet i stället för att betala dem för övertid. Du kan konfigurera Replicon så att övertid konverteras till ledighet automatiskt eller så att användarna kan välja vilka timmar som ska konverteras.

Du måste använda konfigurerbara tidrapporter, löneregler och ny ledighet för att kunna konfigurera ledighet i stället. Om du inte använder dessa kan du fortfarande låta användarna spara övertidstimmar. Se Konfigurera bankning av övertid för mer information.

Hur ledighet i stället fungerar

Vilka timmar som är tillgängliga för konvertering till ledighet beror på två saker: varje användares tilldelade löneregler och de inställningar som du aktiverar i ditt företags policy för ledighet i stället.

Till exempel:

  • En användare har en löneregler som säger att alla timmar som han eller hon arbetar mer än 40 timmar i veckan betalas ut med 1,5x
  • Du anger i din policy för ledighet i stället för ledighet att användarna kan omvandla alla timmar som omfattas av lönekoden för 1,5x till ledighet, med hjälp av en 1.5x multiplikator
  • Om användaren har tilldelats komponenten ledighet i stället i sin tidtabellsmall och de anger 42 timmar i sin tidtabell kan de omvandla 2 övertidstimmar till 3 timmars ledighet

Automatisk vs. manuell omvandling

När du ställer in ledighet i stället kan du välja om beräkningen ska vara automatisk eller om den anställde själv kan ange hur många timmar som ska omvandlas.

Om beräkningen är automatisk konverteras alla timmar för den valda lönekoden med den multiplikator du anger. Användarens tidtabell visar beräkningen.

Om beräkningen är manuell kan den anställde välja hur många övertidstimmar som omvandlas till ledig tid. Användaren gör dessa val på sin tidtabell. Alla timmar som inte konverteras betalas ut.

Om du vill kan användaren också välja hur många lediga timmar som beviljas i utbyte mot övertiden och vilken typ av ledighet de deponeras till.

Inställer ledighet i stället

För att ställa in ledighet i stället:

A. Konfigurera alternativ på systemnivå

  1. Säkerställ att policyalternativen för ledighet i stället är aktiverade i dina administrativa behörigheter.
  2. Inställ och tilldela löneregler så att övertid beräknas på tidrapporter.
  3. Bekräfta att du har skapat alla ledighetstyper som din organisation kommer att använda.

Du behöver inte skapa någon särskild ledighetstyp för att spara ledighet i stället – vilken ledighetstyp som helst kan användas. Du kanske dock vill använda typen Bankad tid om du inte vill att saldogränser och återställningar som konfigurerats för andra ledighetstyper ska gälla för ledighet i stället.

B. Ställ in din policy för ledighet i stället

  1. Gå till Administration > Ledighet > Ledighet i stället.

Om du just har aktiverat behörigheter för ledighet i stället kan du behöva logga in i systemet igen innan det här alternativet visas.

  1. Välj vilka lönekoder som kan omvandlas till ledighet i stället. För varje lönekod:
    • Ange om alla timmar för lönekoden ska omvandlas till ledig tid, eller om användaren kan välja hur många timmar som omvandlas.

    • Ange multiplikatorn, som anger hur många timmar ledig tid som beviljas för varje övertidstimme.

I vissa jurisdiktioner måste anställda enligt lag beviljas ledighet som motsvarar deras övertidsersättning. Till exempel måste en användare som tjänar 1,5x för 2 timmars övertid beviljas 3 timmars ledighet i stället för denna övertid.

  1. Välj vilka ledighetstyper en användare kan deponera ledigheten i stället för.

Om du väljer flera ledighetstyper:

    • Och användarna kan välja vilka timmar som ska konverteras, de kan välja bland de typer du väljer
    • Och konverteringen är automatisk, ledigheten kommer att deponeras till den första ledighetstypen som du lägger till här

Användare kan bara deponera till den valda ledighetstypen om den är tilldelad dem i deras användarprofil.

  1. Klicka på Spara.

Med alternativet Inbetalningar för ledighet i stället för ledighet i policyn för ledighet i stället för ledighet kan du ändra tidpunkten för inbetalning från efter godkännande (standard) till så snart den tillämpliga övertiden har lagts in i tidrapporten. Det här alternativet är användbart för utvalda kunder som erbjuder kompensationsledighet som löper ut snabbt, för att se till att de anställda har tid att använda den vilotid de har tjänat in. Vi rekommenderar inte att du ändrar den här inställningen vid normal användning, eftersom det innebär en risk för att anställda tar ledigt baserat på ogiltig övertid.

C. Tilldela användare ledighet i stället

  1. Lägg till komponenten Ledighet i stället i användarens tidtabellsmall.

På alla nya tidtabeller kommer användarens övertid nu att omvandlas till ledighet baserat på dina policyinställningar.

FAQs

Vad händer om ingen av de valda ledighetstyperna har tilldelats användaren?

Om ingen av de valbara ledighetstyperna är aktiverade för användaren kommer ett fel att visas på användarens tidtabell. Användaren kommer att betalas ut för timmarna i stället.

Kan vi skapa flera policyer för ledighet i stället?

Nej, endast en policy kan skapas. Om du inte vill ge vissa användare ledighet i stället för ledighet, ska du inte inkludera komponenten Time Off in Lieu i deras tidrapporteringsmall. Deras övertid kommer att beräknas som övertidsersättning.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.