Alai

I den affärsmässiga och digitala världen hör vi ofta begreppen hard copy och soft copy. Båda har egentligen ett gemensamt syfte och det är att presentera eller lagra skriftligt material och data. Att känna till dessa skillnader kanske inte ändrar mycket på din syn på dessa termer, men det kommer säkert att klargöra några frågor du kan ha.

Definitioner

Hårdkopia

En hårdkopia är en fysisk permanent reproduktion av ett medium som är lämpligt för direkt användning genom utskrifter. Själva termen ”papperskopia” ger oss en liten beskrivning av att den är berörbar, synlig och påtaglig. Med andra ord är det en utskriven data som man kan hålla i handen och läsa. Dess huvudsyfte är att ha en registrering av dina data i fysisk form som du kan lagra för säker förvaring om din lagringsenhet på något sätt kraschar eller skadas.

Exempel på papperskopior är tryckta böcker, tidskrifter, tidningar, serier och andra dokument.

Mjuk kopia

En mjuk kopia, till skillnad från en papperskopia, är den otryckta digitala dokumentfilen. Den visas vanligtvis av vissa programvaror som ordbehandlingsprogram, databasprogram, presentationsprogram eller något annat program som kan öppna ditt dokuments tilläggsfil. Ett av dess syften är att underlätta filöverföring även över långa avstånd med hjälp av e-post och andra webbplatser med stöd för filöverföring. USB-minnen kan också användas för att överföra dessa filer om det inte finns något tillgängligt nätverk (internet eller lokalt) i din närhet.

En fördel med att ha en mjuk kopia är att man slipper papper, bläck och skrivare. Dessutom är kopiering en enkel uppgift med bara några sekunder där du kan ha 10 identiska kopior av dina originaldata.

Hård kopia vs mjuk kopia

Vad är skillnaden mellan en hård kopia och en mjuk kopia? Den största skillnaden är faktiskt deras utseende och hur de presenteras. Med en papperskopia kan du bokstavligen röra vid och hålla i reproduktionen av din datafil, medan du med en mjuk kopia bara kan redigera datafilen (förutsatt att filen är redigerbar) och visa den via en bildskärm eller skärmvisning.

Var och en av dem har sina fördelar, men tyvärr också en del nackdelar, bland annat kostnaden. Att ha en papperskopia av till exempel 20 sidor biografi kommer att kosta dig mer, helt enkelt för att du har använt bläck och papper, medan mjuka kopior av dokumentfilen bara kommer att kosta dig lagringsutrymme. Portabilitet kommer också in i bilden när man talar om 1 000 sidor dokument som ska bäras runt. Tänk dig att bära med dig både en utskriven dokumentfil med 1 000 ord och ett litet USB-minne. Även om de flesta av fördelarna kan komma från din mjuka kopia bör du också överväga fördelarna med att faktiskt kunna läsa en bok medan du håller den i handen och bläddrar sida för sida.

Så för att sammanfatta är en hård kopia en utskriven eller fysisk kopia av ett dokument, medan en mjuk kopia är praktiskt taget en kopia av dokumentet som lagras på dina hårddiskar eller andra lagringsenheter.

Sammanställning