Pokud jste byli pověřeni pořizováním zápisů, parlamentář radí, abyste si dodali odvahy. Přinášíme vám průvodce čtyřmi kroky (s bonusovým tipem), který vám práci zefektivní.
Krok 1: Začněte od základů
Není třeba nic komplikovat. Zápis je prostě oficiální záznam z jednání. Začněte tedy s těmi nejdůležitějšími detaily. V prvním odstavci uveďte následující:
- název skupiny
- typ schůze – řádná, mimořádná atd.
- datum a čas (a místo – pokud místo není vždy stejné)
- že byli přítomni předseda a tajemník (včetně jmen nebo jmen náhradníků)
- že byla přítomna usnášeníschopnost
- že zápis z předchozí schůze byl schválen „ve znění“ nebo „s opravami“ (samozřejmě jen v případě, že skutečně byl)
Krok č. 2: Napište, co bylo uděláno, ne co bylo řečeno
Zápis není přepisem jednání. Nejsou ani katalogem názorů tajemníka na projednávanou záležitost nebo jeho komentářem k ní. Jsou pouze záznamem o přijatých opatřeních.
Každému bodu programu věnujte samostatný odstavec a vypište (nebo napište) každý hlavní návrh, který shromáždění projednává. Napište slova, která používá předsedající, když návrh opakuje celé skupině. Podle parlamentního postupu se počítají slova předsedajícího – a nikoli slova, která používá předkladatel návrhu.
Dále poslouchejte rozpravu, pozměňovací návrhy a procedurální návrhy (např. postoupení rozhodnutí výboru). Uveďte, zda byl návrh přijat nebo zamítnut, s poznámkou o tom, zda byl před závěrečným hlasováním pozměněn nebo projednán. Můžete například říci: „Po rozpravě a pozměňovacích návrzích byl přijat návrh utratit 1 000 dolarů za zelené křídy na chodník pro školu.“. Zahrnutí obecných prohlášení o tom, jak shromáždění o nápadu diskutovalo, pomáhá chránit skupinu před obviněním, že rozhodla příliš zkratkovitě.
Pokud je hlavní návrh pozměněn a poté přijat nebo zamítnut, budete chtít uvést pouze konečné znění návrhu po pozměňovacím návrhu. Všimněte si, že každý přijatý pozměňovací návrh je v zápisu uveden prostřednictvím konečného znění návrhu, ale… není třeba zaznamenávat pro potomstvo složitosti (např. zda utratit 750 nebo 1 000 dolarů nebo zda koupit zelenou nebo růžovou křídu) každého pozměňovacího návrhu.
Pokud byl hlavní návrh dočasně odložen prostřednictvím procedurálního návrhu, poznamenejte tuto skutečnost a uveďte všechny pozměňovací návrhy, které byly v době procedurálního hlasování v jednání. V zápise by například mohlo být uvedeno: „Návrh na nákup nových iPadů pro zaměstnance s projednávaným pozměňovacím návrhem byl postoupen výboru pro technologie.“
Krok 3: Nezapomeňte na několik nezbytných detailů
Kromě „projednávané záležitosti“ by měl zápis z vašeho zasedání obsahovat několik dalších bodů.
- Ústní zprávy výborů. A ano, to znamená podstatu celé zprávy. K ústním zprávám výborů by opravdu nemělo docházet tak často (téma na jiný příspěvek), ale když už k nim dojde, měl by zápis obsahovat přepis celé zprávy. Jinak neexistuje žádný solidní záznam o průběhu a jednání daného výboru.
- Oznámení o návrzích. Některé návrhy vyžadují oznámení předem – buď aby byly přijaty určitou hranicí hlasování, nebo aby vůbec mohly být podány. Nelze například změnit stanovy nebo podat návrh na zrušení dřívějšího opatření – bez oznámení. To jsou klíčová slova. Pokud tedy člen oznámí záměr podat tyto návrhy na příští schůzi, musí být toto oznámení zaznamenáno v zápisu jako důkaz, že bylo podáno řádně a včas.
- Procedurální body a odvolání. Pokud člen vznese procedurální návrh, zaznamenejte tento návrh, rozhodnutí předsedajícího a jeho důvody – bez ohledu na to, zda je tento návrh správný. Pokud se člen odvolá proti rozhodnutí předsedajícího o procedurálním bodu, zaznamenejte i toto odvolání a výsledky hlasování o něm. Rozhodnutí a zdůvodnění předsedajícího spolu s výsledky odvolání jsou důležitým přesvědčivým precedentem pro podobné budoucí scénáře.
Krok 4: Rychle zabalte konečnou verzi
Po skončení schůze převeďte návrh zápisu do konečné podoby a co nejrychleji jej rozešlete potřebným osobám. Nejlepším postupem je učinit tak ihned po skončení schůzky a předtím, než opustíte místo konání. Zkontrolovat své poznámky, vymazat nepotřebné informace a opravit případné chyby je mnohem snazší, když jsou události z porady v čerstvé paměti. Kromě toho, kdo by chtěl na seznamu úkolů vidět „dokončit zápis z poslední schůzky“?
Bonusový tip:
Když převedete návrh zápisu do konečné podoby určené k distribuci, zvažte také vytvoření seznamu všech návrhů, které skupina přijala. Tento seznam uveďte ve formě odrážek, opatřete jej datem a nazvěte jej „Akční body ze zasedání správní rady“. Seznam akčních bodů je jednoduchým shrnutím rozhodnutí, která skupina přijala, a návrhů, které postoupila výboru nebo odložila na příští zasedání. Ostatní funkcionáři a představenstvo uvítají, když budou mít k dispozici rychlou referenční příručku pro budoucí schůze, a navíc to umožní snadnou následnou spolupráci s klíčovými skupinami.
*Zákony v různých státech mohou vyžadovat, aby veřejné orgány vedly zápisy, které se liší od zápisů popsaných v tomto článku.