Wenn Sie mit der Protokollführung betraut wurden, sagt der Parlamentarier: „Nur Mut! Hier ist ein Vier-Schritte-Leitfaden (mit einem Bonus-Tipp), um Ihre Arbeit zu vereinfachen.
Schritt 1: Beginnen Sie mit den Grundlagen
Keine Notwendigkeit, die Dinge zu verkomplizieren. Das Protokoll ist lediglich die offizielle Aufzeichnung der Verhandlungen. Beginnen Sie also mit den Details, die am wichtigsten sind. Geben Sie im ersten Absatz Folgendes an:
- Name der Gruppe
- Art des Treffens – regulär, speziell, etc.
- Datum und Uhrzeit (und Ort – wenn der Ort nicht immer derselbe ist)
- dass der Vorsitzende und der Schriftführer anwesend waren (einschließlich der Namen oder der Namen der Stellvertreter)
- dass die Gruppe beschlussfähig war
- dass das Protokoll der vorangegangenen Sitzung „wie gelesen“ oder „wie korrigiert“ genehmigt wurde (natürlich nur, wenn dies tatsächlich der Fall war)
Schritt 2: Schreiben Sie, was getan wurde, nicht was gesagt wurde
Protokolle sind keine Niederschrift der Sitzung. Sie sind auch kein Katalog der Meinungen oder Kommentare des Schriftführers zu den behandelten Themen. Sie sind lediglich eine Aufzeichnung der getroffenen Maßnahmen.
Schreiben (oder tippen) Sie jeden Hauptantrag, der von der Versammlung behandelt wird, in einem eigenen Absatz für jedes Thema der Tagesordnung. Schreiben Sie die Worte, die die Vorsitzende verwendet, wenn sie den Antrag vor der gesamten Fraktion wiederholt. Nach der parlamentarischen Geschäftsordnung zählen die Worte der Vorsitzenden und nicht die Worte des Antragstellers.
Als Nächstes hören Sie auf Aussprachen, Änderungsanträge und Verfahrensanträge (z. B. Verweisung eines Beschlusses an einen Ausschuss). Geben Sie an, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde, und vermerken Sie, ob er vor der Schlussabstimmung geändert oder diskutiert wurde. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Nach einer Debatte und Änderungen wurde der Antrag, 1.000 Dollar für grüne Bürgersteigkreide für die Schule auszugeben, angenommen. Allgemeine Aussagen über die Diskussion der Versammlung über eine Idee schützen die Gruppe vor dem Vorwurf, sie habe eine Entscheidung zu schnell getroffen.
Wenn der Hauptantrag geändert und dann angenommen oder abgelehnt wird, sollten Sie nur den endgültigen Wortlaut des Antrags nach der Änderung angeben. Beachten Sie, dass jeder angenommene Änderungsantrag über den endgültigen Wortlaut des Antrags in das Protokoll aufgenommen wird, aber … es besteht keine Notwendigkeit, die Feinheiten jedes Änderungsantrags für die Nachwelt festzuhalten (z.B. ob 750 oder 1.000 Dollar ausgegeben werden sollen oder ob grüne oder rosa Kreide gekauft werden soll).
Wurde der Hauptantrag durch einen Verfahrensantrag vorübergehend zurückgestellt, vermerken Sie diese Tatsache und geben Sie alle Änderungsanträge an, die zum Zeitpunkt der Verfahrensabstimmung anhängig waren. Im Protokoll könnte zum Beispiel stehen: „Der Antrag auf Anschaffung neuer iPads für das Personal wurde mit dem anhängigen Änderungsantrag an den Technologieausschuss verwiesen.“
Schritt 3: Vergessen Sie nicht ein paar notwendige Details
Neben den „erledigten Geschäften“ sollte Ihr Sitzungsprotokoll ein paar zusätzliche Punkte enthalten.
- Mündliche Berichte der Ausschüsse. Und ja, damit ist der Inhalt des gesamten Berichts gemeint. Mündliche Ausschussberichte sollten eigentlich nicht so oft vorkommen (ein Thema für einen anderen Beitrag), aber wenn sie vorkommen, sollte das Protokoll eine Abschrift des gesamten Berichts enthalten. Andernfalls gibt es keine solide Aufzeichnung des Fortschritts und der Beratungen des Ausschusses.
- Bekanntmachung von Anträgen. Bestimmte Anträge müssen im Voraus angekündigt werden – entweder um mit einer bestimmten Stimmenzahl angenommen zu werden oder um überhaupt gestellt zu werden. Sie können beispielsweise keine Satzungsänderungen vornehmen oder einen Antrag stellen, um eine frühere Maßnahme rückgängig zu machen – ohne vorherige Ankündigung. Das sind die Schlüsselwörter hier. Wenn ein Mitglied also ankündigt, dass es beabsichtigt, diese Anträge bei der nächsten Sitzung zu stellen, muss diese Ankündigung in das Protokoll aufgenommen werden, um zu beweisen, dass sie ordnungsgemäß und rechtzeitig erfolgt ist.
- Anträge zur Geschäftsordnung und Einsprüche. Wenn ein Mitglied einen Antrag zur Geschäftsordnung stellt, sind der Antrag, die Entscheidung des Vorsitzenden und die Gründe für die Entscheidung des Vorsitzenden festzuhalten – unabhängig davon, ob der Antrag begründet ist. Legt ein Mitglied Einspruch gegen die Entscheidung des Vorsitzenden über einen Antrag zur Geschäftsordnung ein, sind auch dieser Einspruch und das Ergebnis der Abstimmung darüber festzuhalten. Die Entscheidung und die Begründung des Vorsitzenden sowie die Ergebnisse des Einspruchs sind ein wichtiger und überzeugender Präzedenzfall für ähnliche künftige Fälle.
Schritt 4: Schnelles Fertigstellen der endgültigen Fassung
Wenn die Sitzung beendet ist, bringen Sie den Protokollentwurf in die endgültige Form und verteilen Sie ihn so schnell wie möglich an die erforderlichen Personen. Am besten tun Sie dies, sobald die Sitzung beendet ist und bevor Sie den Veranstaltungsort verlassen. Es ist viel einfacher, Ihre Notizen zu überprüfen, unnötige Informationen zu streichen und eventuelle Fehler zu korrigieren, wenn die Ereignisse der Sitzung noch nicht lange zurückliegen. Außerdem, wer will schon „Protokoll der letzten Sitzung fertigstellen“ auf seiner Aufgabenliste sehen?
Bonus-Tipp: Verwandeln Sie Ihr Protokoll in eine Liste mit Aktionspunkten
Wenn Sie den Protokollentwurf für die Verteilung in die endgültige Form bringen, sollten Sie auch eine Liste mit allen Anträgen erstellen, die die Gruppe angenommen hat. Schreiben Sie diese Liste in Aufzählungsform, datieren Sie sie und betiteln Sie sie mit „Action Items from Board Meeting“. Die Liste der Aktionspunkte ist eine einfache Zusammenfassung der Beschlüsse, die die Gruppe gefasst hat, und der Anträge, die sie an einen Ausschuss verwiesen oder auf eine künftige Sitzung verschoben hat. Andere Amtsträger und der Vorstand werden es zu schätzen wissen, dass sie eine schnelle Referenz für künftige Sitzungen haben, und es ermöglicht ein einfaches Follow-up mit wichtigen Gruppen.
*In verschiedenen Staaten können öffentliche Einrichtungen verpflichtet sein, Protokolle zu führen, die von den in diesem Artikel beschriebenen Protokollen abweichen.