Si vous avez été chargé de rédiger un procès-verbal, le parlementaire vous dit de prendre courage. Voici un guide en quatre étapes (avec un conseil bonus) pour rationaliser votre travail.
Étape 1 : Commencez par les bases
Nul besoin de compliquer les choses. Le procès-verbal est simplement le compte rendu officiel des délibérations. Commencez donc par les détails qui comptent le plus. Dans le premier paragraphe, indiquez ce qui suit :
- nom du groupe
- type de réunion – régulière, spéciale, etc.
- la date et l’heure (et le lieu – si le lieu n’est pas toujours le même)
- que le président et le secrétaire étaient présents (y compris les noms ou ceux des remplaçants)
- que le quorum était atteint
- que le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé « tel que lu » ou « tel que corrigé » (seulement s’il l’a réellement été, bien sûr)
Étape 2 : Écrire ce qui a été fait, pas ce qui a été dit
Les procès-verbaux ne sont pas une transcription de la réunion. Ils ne sont pas non plus un catalogue des opinions ou des commentaires du secrétaire sur les affaires traitées. Il s’agit simplement d’un compte rendu des mesures prises.
En utilisant un paragraphe distinct pour chaque sujet à l’ordre du jour, écrivez (ou tapez) chaque motion principale que l’assemblée examine. Écrivez les mots que la présidente utilise lorsqu’elle répète la motion à l’ensemble du groupe. Selon la procédure parlementaire, ce sont les mots de la présidente – plutôt que ceux de l’auteur de la motion – qui comptent.
Puis, écoutez les débats, les amendements et les motions de procédure (par exemple, le renvoi d’une décision en commission). Indiquez si la motion a été adoptée ou rejetée, en précisant si elle a été amendée ou débattue avant le vote final. Par exemple, vous pouvez dire : « Après débat et amendement, la motion visant à dépenser 1 000 $ pour l’achat de craies de trottoir vertes pour l’école a été adoptée ». Inclure des déclarations générales sur la discussion de l’assemblée sur une idée permet de protéger le groupe contre les accusations selon lesquelles il a pris une décision trop sommairement.
Si la motion principale est amendée, puis adoptée ou rejetée, vous voudrez inclure uniquement le libellé post-amendement, final, de la motion. Notez que tout amendement adopté figure dans le procès-verbal via le libellé final de la motion, mais… il n’est pas nécessaire d’enregistrer pour la postérité les subtilités (par exemple, s’il faut dépenser 750 $ ou 1 000 $, ou s’il faut acheter de la craie verte ou rose) de chaque amendement.
Si la motion principale a été temporairement mise de côté via une motion de procédure, notez ce fait et indiquez tous les amendements qui étaient en suspens au moment du vote de procédure. Par exemple, le procès-verbal pourrait dire : « La motion d’achat de nouveaux iPads pour le personnel, avec l’amendement en suspens, a été renvoyée au comité de la technologie. »
Étape 3 : N’oubliez pas quelques détails nécessaires
En plus des « affaires traitées », votre procès-verbal de réunion devrait inclure quelques éléments supplémentaires.
- Rapports oraux des comités. Et oui, cela signifie la substance du rapport entier. Les rapports oraux des comités ne devraient pas vraiment se produire si souvent (un sujet pour un autre post), mais quand ils se produisent, le procès-verbal devrait inclure une transcription de l’ensemble du rapport. Sinon, il n’y a pas de dossier solide sur les progrès et les délibérations de ce comité.
- Avis de motions. Certaines motions nécessitent un préavis – soit pour être adoptées par un seuil de vote spécifique, soit pour être faites tout court. Vous ne pouvez pas modifier les règlements, par exemple, ou faire une motion pour annuler une action antérieure – sans préavis. Ce sont les mots clés ici. Donc, si un membre donne un avis d’intention de faire ces motions à la prochaine réunion, cet avis doit être enregistré dans le procès-verbal comme preuve qu’il a été donné correctement et à temps.
- Motions d’ordre et appels. Si un membre fait un point d’ordre, alors enregistrez le point, la décision du président, et les raisons de la décision du président – peu importe si le point est bien pris. Si un membre fait appel de la décision du président sur un point d’ordre, enregistrez cet appel et les résultats du vote sur cet appel. La décision et le raisonnement du président, ainsi que les résultats de l’appel, constituent un précédent important et persuasif pour des scénarios futurs similaires.
Étape 4 : Emballez rapidement la version finale
Lorsque la réunion se termine, transformez votre projet de procès-verbal en version finale et distribuez-le aux personnes nécessaires aussi rapidement que possible. La meilleure pratique consiste à le faire dès la fin de la réunion et avant de quitter les lieux. Il est beaucoup plus facile de relire vos notes, de supprimer les informations inutiles et de corriger les erreurs éventuelles lorsque les événements de la réunion sont des souvenirs récents. De plus, qui a envie de voir » finaliser le compte rendu de la dernière réunion » sur sa liste de tâches ?
Conseil bonus : Transformez votre procès-verbal en une liste de mesures à prendre
Alors que vous transformez le projet de procès-verbal en version finale pour le distribuer, envisagez également de dresser une liste de toutes les motions que le groupe a adoptées. Mettez cette liste sous forme de puces, datez-la et intitulez-la « Points d’action de la réunion du conseil d’administration ». La liste des mesures à prendre est un simple résumé des décisions prises par le groupe et des motions qu’il a renvoyées à un comité ou reportées à une réunion ultérieure. Les autres dirigeants et le conseil d’administration apprécieront d’avoir un guide de référence rapide pour les réunions futures, et cela permet en outre un suivi facile avec les groupes clés.
*Les lois de divers États peuvent exiger que les organismes publics tiennent des procès-verbaux qui diffèrent de ceux décrits dans cet article.