Als u de taak hebt gekregen om notulen te maken, dan zegt de parlementariër dat u moed moet hebben. Hier is een gids in vier stappen (met een bonustip) om uw werk te stroomlijnen.
Stap 1: Begin met de basis
Het is niet nodig om dingen ingewikkeld te maken. Notulen zijn gewoon de officiële notulen van de vergadering. Begin dus met de details die het belangrijkst zijn. Vermeld in de eerste alinea het volgende:
- groepsnaam
- soort vergadering – periodiek, speciaal, enz.
- datum en tijd (en plaats – als de plaats niet altijd dezelfde is)
- dat de voorzitter en secretaris aanwezig waren (inclusief namen of namen van plaatsvervangers)
- dat een quorum aanwezig was
- dat de notulen van de vorige vergadering werden goedgekeurd “zoals gelezen” of “zoals gecorrigeerd” (alleen als ze dat ook werkelijk waren, natuurlijk)
Stap 2: Schrijf op wat er is gedaan, niet wat er is gezegd
De notulen zijn geen transcriptie van de vergadering. Noch zijn zij een catalogus van de meningen van de secretaris over of commentaar op de behandelde zaken. Ze zijn gewoon een verslag van de genomen acties.
Gebruik een aparte paragraaf voor elk onderwerp op de agenda, schrijf (of typ) elke belangrijkste motie die de vergadering overweegt. Schrijf de woorden op die de voorzitter gebruikt wanneer zij de motie voor de hele groep herhaalt. Volgens de parlementaire procedure zijn het de woorden van de voorzitter – en niet de woorden die de indiener van de motie gebruikt – die tellen.
Luister vervolgens naar debatten, amendementen en moties van orde (bijvoorbeeld het verwijzen van een besluit naar een commissie). Vermeld of de motie is aangenomen of verworpen, met een aantekening of deze is geamendeerd of besproken vóór de eindstemming. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Na debat en amendementen is het voorstel om 1000 dollar te besteden aan groen stoepkrijt voor de school aangenomen. Het opnemen van algemene verklaringen over de bespreking van een idee door de vergadering helpt de groep te beschermen tegen beschuldigingen dat ze een beslissing te summier heeft genomen.
Als de hoofdmotie is geamendeerd en vervolgens is aangenomen of verworpen, wil je alleen de post-amendement, definitieve formulering van de motie opnemen. Merk op dat elk aangenomen amendement in de notulen staat via de definitieve formulering van de motie, maar … het is niet nodig om voor het nageslacht de fijne kneepjes (bijv. of er 750 of 1000 dollar moet worden uitgegeven, of dat er groen of roze krijt moet worden gekocht) van elk amendement vast te leggen.
Als de hoofdmotie tijdelijk terzijde werd gelegd via een motie van orde, noteer dat feit en vermeld alle amendementen die op het moment van de procedurele stemming in behandeling waren. In de notulen zou bijvoorbeeld kunnen staan: “De motie om nieuwe iPads voor het personeel aan te schaffen, met het hangende amendement, werd doorverwezen naar de Commissie Technologie.”
Stap 3: Vergeet een paar noodzakelijke details niet
Naast “de zaken die werden afgehandeld,” moeten uw vergaderingsnotulen nog een paar extra items bevatten.
- Mondelinge verslagen van commissies. En ja, dat betekent de inhoud van het hele verslag. Mondelinge verslagen van commissies zouden eigenlijk niet zo vaak moeten voorkomen (een onderwerp voor een andere post), maar als ze voorkomen, moeten de notulen een transcriptie van het hele verslag bevatten. Anders is er geen solide verslag van de voortgang en beraadslaging van die commissie.
- Kennisgevingen van moties. Sommige moties moeten van tevoren worden aangekondigd – hetzij om te worden aangenomen door een specifieke stemdrempel of om überhaupt te worden ingediend. Je kunt bijvoorbeeld geen statuten wijzigen of een motie indienen om een eerdere actie te herroepen – zonder aankondiging. Dit zijn de sleutelwoorden hier. Dus, als een lid zijn voornemen kenbaar maakt om deze moties op de volgende vergadering in te dienen, moet die kennisgeving in de notulen worden opgenomen als bewijs dat deze op de juiste wijze en tijdig is gedaan.
- Moties van orde en beroep. Als een lid een motie van orde indient, noteer dan de motie, de uitspraak van de voorzitter en de redenen voor de uitspraak van de voorzitter – ongeacht of de motie terecht is ingediend. Als een lid in beroep gaat tegen het besluit van de voorzitter over een beroep op het reglement van orde, vermeld dan ook dat beroep en de uitslag van de stemming erover. De uitspraak van de voorzitter en de motivering, samen met de resultaten van het beroep, vormen een belangrijk overtuigend precedent voor soortgelijke toekomstige scenario’s.
Stap 4: Verwerk de definitieve versie snel
Wanneer de vergadering is afgelopen, zet u de ontwerpnotulen in definitieve vorm om, en verspreidt u ze zo snel mogelijk onder de benodigde personen. De beste werkwijze is om dit te doen zodra de vergadering is afgelopen en voordat u de locatie verlaat. Het nakijken van uw notities, het schrappen van overbodige informatie en het corrigeren van eventuele fouten is veel gemakkelijker wanneer de gebeurtenissen van de vergadering nog vers in het geheugen liggen. Trouwens, wie wil er nu “notulen van vorige vergadering afwerken” op zijn to-do lijst zien staan?
Bonus Tip: Maak van uw notulen een lijst met actiepunten
Als u conceptnotulen in definitieve vorm omzet voor distributie, overweeg dan ook om een lijst te maken van alle moties die de groep heeft aangenomen. Zet deze lijst in de vorm van een opsommingsteken, dateer hem, en geef hem de titel “Actiepunten van de bestuursvergadering”. De actiepuntenlijst is een eenvoudige samenvatting van de besluiten die de groep heeft genomen en de moties die naar een commissie zijn verwezen of die zijn uitgesteld tot een volgende vergadering. Andere functionarissen en het bestuur zullen blij zijn met een snelle referentiegids voor toekomstige vergaderingen, plus het maakt een eenvoudige follow-up met belangrijke groepen mogelijk.
*Wetgeving in verschillende staten kan vereisen dat overheidsinstanties notulen bijhouden die afwijken van de notulen die in dit artikel worden beschreven.