Hvis du har fået til opgave at tage referat, siger parlamentarikeren, at du skal tage mod til dig. Her er en guide i fire trin (med et bonustip) til at strømline dit arbejde.
Stræk 1: Start med det grundlæggende
Ingen grund til at komplicere tingene. Referater er blot det officielle referat af forhandlingerne. Så start med de detaljer, der betyder mest. I det første afsnit skal du angive følgende:
- Gruppens navn
- Type af møde – ordinært, ekstraordinært osv.
- dato og klokkeslæt (og sted – hvis stedet ikke altid er det samme)
- at formanden og sekretæren var til stede (herunder navne eller navne på stedfortrædere)
- at det beslutningsdygtige antal medlemmer var til stede
- at referatet fra det foregående møde blev godkendt “som læst” eller “som rettet” (selvfølgelig kun hvis det rent faktisk var tilfældet)
Strin 2: Skriv, hvad der blev gjort, ikke hvad der blev sagt
Protokoller er ikke en udskrift af mødet. De er heller ikke et katalog over sekretærens meninger om eller kommentarer til de forretninger, der blev behandlet. De er blot et referat af de handlinger, der er foretaget.
Med et separat afsnit for hvert emne på dagsordenen skal du skrive (eller skrive) hvert hovedforslag, som forsamlingen behandler. Skriv de ord, som formanden bruger, når hun gentager forslaget for hele gruppen. I henhold til den parlamentariske procedure er det formandens ord – og ikke de ord, som forslagsstilleren bruger – der tæller.
Hør herefter efter debat, ændringsforslag og proceduremæssige forslag (f.eks. henvisning af en beslutning til et udvalg). Angiv, om forslaget blev vedtaget eller forkastet, med en bemærkning om, hvorvidt det blev ændret eller debatteret før den endelige afstemning. Du kan f.eks. sige: “Efter debat og ændringsforslag blev forslaget om at bruge 1.000 USD på grønt fortovskridt til skolen vedtaget.” Ved at medtage generelle udsagn om forsamlingens diskussion af en idé kan du beskytte gruppen mod beskyldninger om, at den har truffet en beslutning for summarisk.
Hvis hovedforslaget ændres og derefter vedtages eller forkastes, skal du kun medtage den endelige ordlyd af forslaget efter ændringen. Bemærk, at ethvert vedtaget ændringsforslag er med i protokollen via den endelige ordlyd af forslaget, men … der er ingen grund til for eftertiden at registrere de indviklede detaljer (f.eks. om der skal bruges 750 dollars eller 1.000 dollars, eller om der skal købes grønt eller lyserødt kridt) i forbindelse med hvert ændringsforslag.
Hvis hovedforslaget midlertidigt blev tilsidesat via et forslag til forretningsorden, skal du notere dette faktum og angive alle ændringsforslag, som var under behandling på tidspunktet for afstemningen om proceduren. I protokollen kunne det f.eks. stå: “Forslaget om at købe nye iPads til personalet blev med det afventende ændringsforslag henvist til Teknologiudvalget.”
Stræk 3: Glem ikke et par nødvendige detaljer
Suden “de sager, der blev behandlet”, bør dit mødereferat indeholde et par ekstra punkter.
- Mundtlige rapporter fra udvalgene. Og ja, det betyder indholdet af hele rapporten. Mundtlige udvalgsrapporter bør virkelig ikke forekomme så ofte (et emne til et andet indlæg), men når de forekommer, bør referatet indeholde en udskrift af hele rapporten. Ellers er der ikke noget solidt referat af det pågældende udvalgs fremskridt og overvejelser.
- Meddelelser om beslutningsforslag. Visse forslag kræver forudgående meddelelse – enten for at blive vedtaget ved en bestemt stemmetærskel eller for overhovedet at blive stillet. Du kan f.eks. ikke ændre vedtægter eller fremsætte et forslag om at annullere en tidligere handling – uden varsel. Det er nøgleordene her. Så hvis et medlem giver meddelelse om, at han/hun har til hensigt at fremsætte disse forslag på det næste møde, skal denne meddelelse indføres i protokollen som bevis for, at den blev givet korrekt og rettidigt.
- Ordningspåstande og appeller. Hvis et medlem fremsætter en bemærkning til forretningsordenen, skal punktet, formandens afgørelse og begrundelsen for formandens afgørelse registreres – uanset om punktet er velbegrundet eller ej. Hvis et medlem appellerer formandens afgørelse om en bemærkning til forretningsordenen, skal denne appel og resultatet af afstemningen om den også registreres. Formandens afgørelse og begrundelse er sammen med resultaterne af appellen en vigtig overbevisende præcedens for lignende fremtidige scenarier.
Stræk 4: Pak den endelige version hurtigt ind
Når mødet er slut, skal du omdanne dit udkast til referat til den endelige form og distribuere det til de nødvendige personer så hurtigt som muligt. Den bedste praksis er at gøre det, så snart mødet er slut, og inden du forlader mødestedet. Det er meget nemmere at gennemgå dine notater, slette unødvendige oplysninger og rette eventuelle fejl, når mødets begivenheder ligger i frisk erindring. Desuden, hvem har lyst til at se “færdiggør referat fra sidste møde” på sin to-do-liste?
Bonustip: Når du omdanner dit referat til en liste over handlingspunkter
Når du omdanner et udkast til referat til den endelige form til distribution, kan du også overveje at lave en liste over alle de forslag, som gruppen har vedtaget. Sæt denne liste i punktform, dater den, og giv den titlen “Action Items from Board Meeting”. Listen over handlingspunkter er et simpelt resumé af de beslutninger, som gruppen traf, og de forslag, som den henviste til et udvalg eller udsatte til et fremtidigt møde. Andre embedsmænd og bestyrelsen vil elske at have en hurtig referenceguide til fremtidige møder, og det giver desuden mulighed for nem opfølgning med vigtige grupper.
*Love i forskellige stater kan kræve, at offentlige organer skal føre referater, der adskiller sig fra de referater, der er beskrevet i denne artikel.