Olet luultavasti lukenut aika monta artikkelia prioriteettien asettamisesta. Niissä kaikissa opetetaan, että selkeytä tavoitteesi, tee korkean tuoton tehtävät ensin ja laadi priorisoitu tehtävälista.
Mutta se ei oikeastaan ole sitä, mitä etsit, vai mitä? Tiedät jo, että sinun on asetettava oikeat tavoitteet ja työskenneltävä niiden eteen. Se, mitä sinulta puuttuu, on käytännön tietämys ja tehokkaat menetelmät toimintasuunnitelmasi luomiseksi.
Tämä artikkeli eroaa kaikista muista ”Miten asetan prioriteetit” -viesteistä, sillä se varustaa sinut kolmella suoraviivaisella ja toteuttamiskelpoisella kehyksellä prioriteettien asettamiseen. Mikä parasta – nämä strategiat parantavat myös jokapäiväistä päätöksentekoa ja toimivat mielenkiintoisina ajatusharjoituksina.
Menetelmä #1: Vuosi tästä eteenpäin
Esitettäköön, että sinulla on kolme mahdollista polkua, joista valita, ja sinulla on aikaa vain yhteen. Samalla olet epävarma siitä, mikä tehtävä ansaitsee korkeimman prioriteetin. Miten voit tehdä oikean päätöksen?
Kun edessäsi on vaikea valinta, kuten työpaikan vaihtaminen (tai korkeiden prioriteettien asettaminen), matkusta ajassa eteenpäin ja kuvittele itsesi vuoden kuluttua tästä hetkestä. Olet vuoden vanhempi, saavuttanut osan tavoitteistasi ja katsot taaksepäin nykyhetkeen.
Edistäydy nykyisestä itsestäsi kaikkine huolien ja häiriötekijöineen. Yritä nyt kuvitella, mitkä saavutukset johtavat tavoitteidesi saavuttamiseen. Mikä meni pieleen ja mikä oikein? Oliko olemassa erityisen palkitsevia toimintoja, jotka auttoivat sinua etenemään nopeammassa tahdissa kohti näiden yhden vuoden tavoitteiden saavuttamista?
Kuten taloustieteilijä ja entinen McKinseyn yhteistyökumppani Caroline Webb selittää uudessa kirjassaan How to Have a Good Day (Kuinka pitää olla hyvässä kunnossa), se, että kuvittelet itsesi vuosien tai jopa kymmenen vuoden päähän tästä hetkestä eteenpäin, auttaa katsomaan tämänhetkisiä valintojasi ihan toisenlaisella tavalla. Ymmärrät todennäköisemmin, mikä toimii ja mikä ei. Käyttämällä tätä tietoa pystyt mukauttamaan prioriteettejasi ja kannustamaan tuottavimpiin vaihtoehtoihin.
Konsulttiyritykset ympäri maailmaa käyttävät yhden vuoden päästä-menetelmää päätöksentekoprosessin parantamiseen. Voit kuitenkin helposti soveltaa sitä omiin prioriteettien asettamispuitteisiisi, jolloin varmistat, että pysyt keskittyneenä todella tärkeisiin projekteihin.
Lisälukemista:
Menetelmä #2: Ajattele takaperin
Vakiintuneesti, kun priorisoit asioita, sinulla on edessäsi lista aktiviteetteja ja yrität keksiä, mikä niistä on tärkein. Ei ajattelu taaksepäin -menetelmällä.
Käyttääksesi ajattelu taaksepäin -menetelmää sinun on aloitettava yhdestä tehtävästä, jota pidät tärkeimpänä. Sinulle voi esimerkiksi olla tärkeää saada projektiluonnos valmiiksi päivän loppuun mennessä.
Siten ykkösprioriteettisi on ”saada projektiluonnos valmiiksi”. Varmistaaksesi, että tämä tehtävä on todella tärkein, aloita sen vertailu muihin tehtäviin, jotka ovat myös tärkeimpien prioriteettiesi listalla. Oletetaan, että päivän 2. prioriteettisi on ”tarkastella kaikkia liiketoimintamittareita ja muokata aikataulua tarvittaessa”.
Ajattelemalla pitkän aikavälin hyötyjä ja kunkin toiminnon vaikutusta vertaa niiden mahdollisia lopputuloksia toisiinsa ja varmista, että tämänhetkinen ykkösprioriteettisi tosiaankin on kakkosprioriteettisi tärkeämpi. Seuraavaa projektiluonnosta saattaa odottaa joukko ihmisiä. Tällöin ykkösprioriteettisi painaa selvästi enemmän kuin muut.
Työskentelemällä taaksepäin ja arvioimalla kunkin prioriteetin mahdollisia lopputuloksia ja tärkeyttä pystyt välttämään vaistosi ja arvioimaan, mikä on todella olennaista tavoitteidesi kannalta.
Menetelmä nro 3: Tasapainotettu tuloskortti (Balanced Scorecard)
Tasapainotettu tuloskortti (Balanced Scorecard), jonka keksivät alunperin kaksi merkittävää lääkäriä, Robert S. Kaplan ja David P. Norton, on menetelmä, jonka avulla liiketoiminnot voidaan sovittaa yhteen yrityksen visio-ilmoituksen kanssa. Amazon.comissa on yli 4 000 kirjaa listattuna otsikolla Balanced Scorecard, joten tässä taktiikassa on oltava jotain, joka tekee siitä erittäin merkityksellisen prioriteettien asettamisprosessissasi.
Balanced Scorecardin suurin hyöty piilee sen kyvyssä paljastaa toimintoja ja tavoitteita, jotka tuovat arvoa useilla eri aloilla. Jos et ole varma, mikä tehtävä tarjoaa suurimman palkkion useilla tasoilla, ota kynä ja paperi esiin ja ala piirtää yksinkertaista kehystä.
Lue eteenpäin: 12 parasta selainlaajennusta korkeampaan tuottavuuteen
Huom! Ennen kuin laitat kynän paperille, mieti tavoitteitasi ja päivän odotettua lopputulosta. Aseta realistiset odotukset, jotka ovat linjassa taitojesi ja käytettävissäsi olevan ajan kanssa.
Ensimmäinen askel: Aseta näkökulmasi & tavoitteet
Ensimmäisessä askeleessa on kyse sen selvittämisestä, mikä on todella tärkeää sinun (ja tiimisi) menestyksen kannalta. Tee luettelo odotetuista tavoitteista ja tuloksista, jotka haluat saavuttaa päivän, viikon tai kuukauden loppuun mennessä.
Esimerkiksi projektipäällikkönä saatat olla kiinnostunut seuraavista kuukausittaisista tavoitteista:
- Saat projektin A valmiiksi
- Saat projektin B valmiiksi
- Tuottavuuden lisääminen
- Kuukausittaisen liikevaihdon kasvattaminen
Kakkosvaihe: hahmottele kaikki työtehtäviisi kuuluvat tehtävät
Löytääksesi toiminnot, joilla on suurimmat palkkiot, sinun on ensin määriteltävä kaikki prioriteettisi. Luo taulukko, jossa on tavoitteesi ja kunkin tavoitteen alle kuuluvat tehtävät.
Tässä on esimerkki:
Vaihe kolme: Luo prioriteettien tasapainotettu tuloskortti
Ylimmän tason liiketoimintapäätösten lisäksi tasapainotetun tuloskortin (Balanced Scorecardin) menetelmää voidaan käyttää prioriteettien asettamisessa. Piirrä tätä varten neljä päällekkäistä ympyrää ja kirjoita kuhunkin yksi tavoitteistasi.
Arvioi seuraavaksi, mitkä toiminnot johtavat päällekkäisiin palkkioihin useilla kierroksilla eli auttavat saavuttamaan useita tavoitteita kerralla.
Tapaamiset asiakkaan kanssa voivat esimerkiksi johtaa projektin etenemisen kiihtymiseen ja kuukausittaisen liikevaihdon kasvuun. Tiimisi työn analysointi johtaa tuottavuuden paranemiseen ja todennäköisesti projektien nopeampaan valmistumiseen. Samaan aikaan useiden tehtävien ulkoistaminen saattaa lisätä projektikustannuksiasi ja samalla kuluttaa paljon aikaasi oikeiden urakoitsijoiden löytämiseen.
Lue lisää: Kaikki projektiohjelmistot eivät sovi tiimillesi. How to Choose the Right One?
Johtopäätös
Vaikka haluamme asettaa tehtävillemme prioriteetteja, unohdamme usein, mikä on todella tärkeää. Sen sijaan, että keskittyisit kiireellisiin mutta merkityksettömiin tehtäviin, ota aikaa arvioida, mitkä toiminnot tuottavat suurimman palkkion.
Kuten Dwight D. Eisenhower asian ilmaisi: ”Se, mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä, ja se, mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää.”
