VALÓSAN olvastál már jó néhány cikket a prioritások kitűzéséről. Ezek mind azt tanítják, hogy tisztázd a céljaidat, végezd el először a nagy hasznot hozó feladatokat, és készíts egy rangsorolt teendőlistát.
De valójában nem ez az, amit keresel, ugye? Azt már tudja, hogy megfelelő célokat kell kitűznie, és ezekért kell dolgoznia. Ami hiányzik, az a gyakorlati tudás és a hatékony módszerek a cselekvési terved elkészítéséhez.
Ez a cikk különbözik a többi “Hogyan állítsunk fel prioritásokat” című bejegyzéstől, mivel három egyszerű és megvalósítható kerettel látja el a prioritások felállításához. Sőt, ami még jobb – ezek a stratégiák a mindennapi döntéshozatalt is javítják, és érdekes gondolatgyakorlatként is szolgálnak.
Módszer #1: Egy év múlva
Tegyük fel, hogy három lehetséges út közül választhatsz, és csak az egyikre van időd. Közben nem vagy biztos benne, hogy melyik feladat érdemli meg a legnagyobb prioritást. Hogyan hozhatod meg a helyes döntést?
Ha olyan nehéz döntés előtt állsz, mint például a munkahelyváltás (vagy a nagyszabású prioritások meghatározása), utazz előre az időben, és képzeld el magad egy év múlva. Egy évvel idősebb vagy, elérted néhány célodat, és visszatekintesz a mostani időre.
Távolodj el a mostani énedtől minden gonddal és zavaró tényezővel együtt. Most próbáld meg elképzelni, hogy milyen eredmények vezetnek a céljaid eléréséhez. Mi ment rosszul és mi ment jól? Voltak olyan különösen kifizetődő tevékenységek, amelyek segítettek abban, hogy gyorsabb ütemben haladj az egyéves célok elérése felé?
Mint azt Caroline Webb közgazdász, a McKinsey korábbi partnere a How to Have a Good Day című új könyvében kifejti, ha elképzeli magát egy vagy akár tíz év múlva, az segít teljesen más szemmel tekinteni a jelenlegi döntéseire. Nagyobb eséllyel érti meg, mi az, ami működik, és mi az, ami nem. Ezt az információt felhasználva képes leszel kiigazítani a prioritásaidat, és ösztönözni a legtermékenyebb lehetőségeket.”
Az Egy év múlva-módszert világszerte tanácsadó cégek használják a döntéshozatali folyamatok javítására. De Ön is könnyen alkalmazhatja a prioritások meghatározásának keretrendszerére, így biztosítva, hogy a valóban fontos projektekre összpontosítson.
További olvasmányok:
Módszer #2: Visszafelé gondolkodás
A dolgok priorizálásakor általában egy tevékenységekből álló listával állsz szemben, és próbálod kitalálni, melyik a legfontosabb. Nem így van ez a visszafelé gondolkodás módszerével.
A visszafelé gondolkodás módszerének alkalmazásához egyetlen olyan feladattal kell kezdened, amelyet a legfontosabbnak tartasz. Például fontos lehet számodra, hogy a nap végére befejezz egy projektvázlatot.
Az első számú prioritásod tehát az, hogy “fejezd be a projektvázlatot”. Hogy megbizonyosodjon arról, hogy ez a tevékenység valóban a legfontosabb, kezdje el összehasonlítani más olyan feladatokkal, amelyek szintén a legfőbb prioritások listáján szerepelnek. Tegyük fel, hogy az Ön 2. prioritása a mai napra az, hogy “felülvizsgálja az összes üzleti mérőszámot, és szükség esetén finomítsa az ütemtervet”.
A hosszú távú jutalmakra és az egyes tevékenységek hatásaira gondolva hasonlítsa össze azok lehetséges eredményeit, és győződjön meg arról, hogy a jelenlegi 1. prioritása valóban fontosabb, mint a 2. prioritása. Lehet, hogy egy csapatnyi ember vár a következő projekttervezetre. Ebben az esetben az Ön #1 prioritása egyértelműen többet nyom a latban, mint a többi.
Azzal, hogy visszafelé haladva értékeli az egyes prioritások lehetséges kimenetelét és fontosságát, elkerülheti a megérzéseit, és felmérheti, mi az, ami valóban fontos a céljai szempontjából.
Módszer #3: Balanced Scorecard
A Balanced Scorecardot eredetileg két kiváló orvos, Robert S. Kaplan és David P. Norton találta ki, és arra szolgál, hogy az üzleti tevékenységeket a vállalat víziós nyilatkozatához igazítsa. Az Amazon.com-on több mint 4000 könyv szerepel a Balanced Scorecardok között, így biztosan van valami, ami miatt ez a taktika rendkívül fontos a prioritások meghatározásának folyamatában.
A Balanced Scorecard legnagyobb előnye abban rejlik, hogy képes feltárni azokat a tevékenységeket és célokat, amelyek több területen is értéket hoznak. Ha nem biztos benne, hogy melyik feladat jelenti a legnagyobb hasznot több szinten keresztül, vegye elő a tollat és a papírt, és kezdjen el rajzolni egy egyszerű keretrendszert.
Olvasson tovább: A 12 legjobb böngészőbővítmény a nagyobb termelékenységért
Figyelem! Mielőtt papírra vetné a tollat, gondolja át a céljait és a nap várható eredményét. Állítson fel reális, a képességeihez és a rendelkezésére álló időhöz igazodó elvárásokat.
Első lépés: Határozza meg a távlati & céljait
Az első lépés lényege, hogy kiderítse, mi az, ami valóban fontos az Ön (és a csapata) sikere szempontjából. Készítsen egy listát azokról az elvárt célokról és eredményekről, amelyeket a nap, a hét vagy a hónap végére szeretne elérni.
Projektvezetőként például a következő havi célok érdekelhetik:
- A projekt A befejezése
- A projekt B befejezése
- Termelékenység növelése
- Havi bevétel növelése
Kettedik lépés: vázolja fel az összes feladatát
Azért, hogy megtalálja a legnagyobb jutalommal járó tevékenységeket, először meg kell határoznia az összes prioritását. Készítsen egy táblázatot a céljaival és az egyes célok alá tartozó feladatokkal.
Itt egy példa:
Harmadik lépés: készítse el a prioritások kiegyensúlyozott eredménykártyáját
A felső szintű üzleti döntések mellett a Balanced Scorecard módszer a prioritások meghatározására is használható. Ehhez rajzoljon négy egymást átfedő kört, és mindegyikbe írjon be egy-egy célt.
Ezután értékelje, hogy mely tevékenységek eredményeznek több körben átfedő jutalmakat, azaz segítenek egyszerre több cél elérésében.
Egy ügyféllel való találkozás például gyorsabb projekt előrehaladást és nagyobb havi bevételt eredményezhet. A csapat munkájának elemzése a termelékenység javulásához és valószínűleg a projektek gyorsabb befejezéséhez vezet. Eközben több feladat kiszervezése növelheti a projekt költségeit, miközben sok időt emészt fel a megfelelő vállalkozók megtalálása.
Bővebben: Nem minden projektszoftver illik a csapatához. Hogyan válasszuk ki a megfelelőt?
Következtetés
Míg szeretünk prioritásokat felállítani a feladatainkhoz, gyakran elfelejtjük, mi az igazán fontos. Ahelyett, hogy a sürgős, de lényegtelen feladatokra összpontosítanánk, szánjunk időt arra, hogy felmérjük, mely tevékenységek hozzák vissza a legnagyobb jutalmat.
Ahogy Dwight D. Eisenhower fogalmazott: “Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos.”
