Si le han encargado levantar acta, el parlamentario dice que se anime. Aquí tienes una guía de cuatro pasos (con un consejo extra) para agilizar tu trabajo.
Paso 1: Empieza por lo básico
No hace falta complicar las cosas. Las actas son simplemente el registro oficial de los procedimientos. Así que empieza por los detalles que más importan. En el primer párrafo indique lo siguiente:
- nombre del grupo
- tipo de reunión – ordinaria, especial, etc.
- fecha y hora (y lugar – si el lugar no es siempre el mismo)
- que el presidente y el secretario estaban presentes (incluyendo los nombres o los nombres de los sustitutos)
- que había quórum
- que el acta de la reunión anterior fue aprobada «tal y como se leyó» o «tal y como se corrigió» (sólo si realmente lo fue, por supuesto)
Paso 2: Escribir lo que se hizo, no lo que se dijo
Las actas no son una transcripción de la reunión. Tampoco son un catálogo de las opiniones o comentarios del secretario sobre los asuntos tratados. Son sólo un registro de las acciones tomadas.
Usando un párrafo separado para cada tema del orden del día, escriba (o mecanografíe) cada moción principal que la asamblea considere. Escribe las palabras que utiliza la presidenta cuando repite la moción a todo el grupo. Según el procedimiento parlamentario, las palabras de la presidenta -y no las que utiliza el autor de la moción- son las que cuentan.
A continuación, escucha el debate, las enmiendas y las mociones de procedimiento (por ejemplo, remitir una decisión a la comisión). Indica si la moción fue aprobada o rechazada, con una nota sobre si fue modificada o debatida antes de la votación final. Por ejemplo, puedes decir: «Tras el debate y la enmienda, se aprobó la moción de gastar 1.000 dólares en tiza verde para la escuela». Incluir declaraciones generales sobre la discusión de una idea en la asamblea ayuda a proteger al grupo de las acusaciones de que tomó una decisión demasiado sumariamente.
Si la moción principal es enmendada, y luego adoptada o derrotada, querrá incluir sólo la redacción final de la moción después de la enmienda. Tenga en cuenta que cualquier enmienda adoptada está en el acta a través de la redacción final de la moción, pero… no hay necesidad de registrar para la posteridad las complejidades (por ejemplo, si se gastan 750 o 1.000 dólares, o si se compra tiza verde o rosa) de cada enmienda.
Si la moción principal fue apartada temporalmente a través de una moción de procedimiento, anote ese hecho e indique cualquier enmienda que estuviera pendiente en el momento de la votación de procedimiento. Por ejemplo, el acta podría decir: «La moción para comprar nuevos iPads para el personal, con la enmienda pendiente, se remitió al Comité de Tecnología».
Paso 3: No olvide algunos detalles necesarios
Además de «los asuntos que se trataron», el acta de su reunión debería incluir algunos elementos adicionales.
- Informes orales de los comités. Y sí, eso significa el contenido de todo el informe. Los informes orales de los comités no deberían producirse tan a menudo (un tema para otro post), pero cuando se producen, las actas deberían incluir una transcripción de todo el informe. De lo contrario, no hay un registro sólido del progreso y las deliberaciones de ese comité.
- Notificación de mociones. Ciertas mociones requieren ser notificadas con antelación, ya sea para ser aprobadas por un umbral de votos específico o para ser realizadas. No se pueden modificar los estatutos, por ejemplo, o presentar una moción para anular una acción anterior, sin previo aviso. Estas son las palabras clave. Por lo tanto, si un miembro da aviso de su intención de hacer estas mociones en la próxima reunión, ese aviso debe ser registrado en las actas como prueba de que fue dado correctamente y a tiempo.
- Puntos de orden y apelaciones. Si un miembro plantea una cuestión de orden, se debe dejar constancia de la misma, de la decisión del presidente y de las razones que la justifican, independientemente de que la cuestión esté bien planteada. Si un miembro apela la decisión del presidente sobre una cuestión de orden, registre también esa apelación y los resultados de la votación al respecto. La decisión del presidente y su justificación, junto con los resultados de la apelación, constituyen un importante precedente persuasivo para situaciones similares en el futuro.
Paso 4: Envuelva la versión final rápidamente
Cuando termine la reunión, convierta el borrador del acta en la versión final y distribúyala a las personas necesarias lo antes posible. La mejor práctica es hacerlo tan pronto como termine la reunión y antes de abandonar el lugar. Revisar las notas, eliminar la información innecesaria y corregir los errores es mucho más fácil cuando los acontecimientos de la reunión son recuerdos recientes. Además, ¿quién quiere ver «finalizar el acta de la última reunión» en su lista de tareas pendientes?
Consejo extra: Convierta sus actas en una lista de acciones
Cuando convierta el borrador de las actas en el formato final para su distribución, considere también la posibilidad de hacer una lista de todas las mociones que el grupo haya adoptado. Ponga esta lista en forma de viñetas, féchela y titúlela «Elementos de acción de la reunión de la Junta». La lista de puntos de acción es un simple resumen de las decisiones que el grupo tomó y de las mociones que remitió a un comité o aplazó a una reunión futura. A otros funcionarios y a la junta les encantará tener una guía de referencia rápida para futuras reuniones, además de permitir un fácil seguimiento con los grupos clave.
*Las leyes de varios estados pueden requerir que los organismos públicos lleven actas que difieran de las actas descritas en este artículo.