Je hebt waarschijnlijk heel wat artikelen gelezen over prioriteiten stellen. Wat ze je allemaal leren is om je doelen te verduidelijken, de taken met een hoog rendement eerst te doen, en een lijst met prioriteiten te maken.
Maar dat is niet echt waar je naar op zoek bent, is het wel? U weet al dat u de juiste doelen moet stellen en daar naartoe moet werken. Wat u mist, is de praktische kennis en efficiënte methoden om uw actieplan te maken.
Dit artikel is anders dan alle andere “Hoe prioriteiten te stellen” posts, omdat het u uitrust met drie rechttoe rechtaan en uitvoerbare kaders voor het stellen van prioriteiten. Nog beter – deze strategieën verbeteren ook de dagelijkse besluitvorming en dienen als interessante denkoefeningen.
Methode # 1: Eén jaar van nu
Stel dat u drie mogelijke paden hebt om uit te kiezen, en u hebt slechts tijd voor één. Ondertussen weet u niet zeker welke taak de hoogste prioriteit verdient. Hoe kunt u de juiste beslissing nemen?
Wanneer u voor een moeilijke keuze staat, zoals het veranderen van baan (of het stellen van hoge prioriteiten), reis dan eens vooruit in de tijd en stel u voor dat u over een jaar terug bent. Je bent een jaar ouder, hebt een aantal van je doelen bereikt, en kijkt terug op de huidige tijd.
Distantieer jezelf van de huidige jij met alle zorgen en afleidingen. Probeer je nu voor te stellen welke prestaties hebben geleid tot het bereiken van je doelen. Wat ging er fout en wat ging er goed? Waren er bijzonder lonende activiteiten die u hebben geholpen om sneller uw eenjarendoelstellingen te bereiken?
Zoals de econoom en voormalig McKinsey-partner Caroline Webb uitlegt in haar nieuwe boek How to Have a Good Day, helpt het om uzelf voor te stellen dat u over één of zelfs tien jaar met een heel andere blik naar uw huidige keuzes kijkt. Je zult eerder begrijpen wat werkt en wat niet. Door deze informatie te gebruiken, bent u in staat om uw prioriteiten bij te stellen en de meest productieve opties aan te moedigen.
De methode Eén jaar van nu wordt gebruikt door adviesbureaus over de hele wereld om het besluitvormingsproces te verbeteren. Maar u kunt het eenvoudig toepassen op uw kader voor het stellen van prioriteiten, waardoor u ervoor zorgt dat u gefocust blijft op echt belangrijke projecten.
Verder lezen: 6 Denkoefeningen om je denkkracht onmiddellijk op te krikken
Methode #2: Achteruitdenken
Normaal gesproken sta je bij het prioriteren van dingen voor een lijst met activiteiten en probeer je uit te vinden welke het belangrijkst is. Niet met de methode Thinking Backwards.
Om de methode Thinking Backwards toe te passen, moet u beginnen met een enkele taak die u als uw hoogste prioriteit beschouwt. Het kan bijvoorbeeld belangrijk voor u zijn om aan het eind van de dag een projectontwerp af te hebben.
Dus uw eerste prioriteit is “het projectontwerp afmaken”. Om er zeker van te zijn dat deze activiteit echt de belangrijkste is, begint u deze te vergelijken met andere taken die ook op uw lijst met topprioriteiten staan. Stel dat uw tweede prioriteit voor vandaag is “alle bedrijfsstatistieken bekijken en indien nodig de planning aanpassen”.
Denk aan de langetermijnbeloningen en de impact van elke activiteit, vergelijk de mogelijke uitkomsten en zorg ervoor dat uw huidige eerste prioriteit echt belangrijker is dan de tweede prioriteit. Er is misschien een team van mensen aan het wachten op het volgende projectontwerp. In dit geval weegt uw nummer 1 prioriteit duidelijk zwaarder dan de anderen.
Door achteruit te werken en het mogelijke resultaat en belang van elke prioriteit te evalueren, zult u in staat zijn uw buikgevoel te vermijden en te beoordelen wat echt relevant is voor uw doelen.
Methode #3: Balanced Scorecard
Oorspronkelijk uitgevonden door twee eminente artsen Robert S. Kaplan en David P. Norton, dient de Balanced Scorecard als een methode om bedrijfsactiviteiten af te stemmen op de visieverklaring van een bedrijf. Amazon.com heeft meer dan 4.000 boeken onder Balanced Scorecards, dus er moet iets aan deze tactiek zijn dat het zeer relevant maakt voor uw prioriteringsproces.
Het grootste voordeel van Balanced Scorecard ligt in zijn vermogen om activiteiten en doelen bloot te leggen die op verschillende domeinen waarde opleveren. Als u niet zeker weet welke taak op meerdere niveaus de grootste beloning oplevert, pak dan uw pen en papier en begin met het tekenen van een eenvoudig kader.
Lees verder: 12 Beste Browser Extensies voor Hogere Productiviteit
Note! Voordat u uw pen op papier zet, moet u nadenken over uw doelen en het verwachte resultaat van de dag. Stel realistische verwachtingen op die zijn afgestemd op uw vaardigheden en de hoeveelheid tijd die u hebt.
Stap één: stel uw perspectieven & doelen
De eerste stap draait om het achterhalen van wat echt belangrijk is voor uw succes (en dat van uw team). Maak een lijst van de verwachte doelen en uitkomsten die u aan het eind van de dag, week of maand wilt bereiken.
Als projectmanager zou u bijvoorbeeld geïnteresseerd kunnen zijn in de volgende maandelijkse doelen:
- Voltooi project A
- Voltooi project B
- Verhoog de productiviteit
- Verhoog de maandelijkse omzet
Stap twee: zet al uw taken op een rijtje
Om de activiteiten met de hoogste beloningen te vinden, moet u eerst al uw prioriteiten identificeren. Maak een tabel met uw doelstellingen en taken die onder elke doelstelling vallen.
Hier vindt u een voorbeeld:
Stap drie: maak uw Balanced Scorecard voor prioriteiten
Naast bedrijfsbeslissingen op topniveau kan de Balanced Scorecard-methode ook worden gebruikt voor het stellen van prioriteiten. Om dat te doen, tekent u vier overlappende cirkels en schrijft u in elk daarvan een van uw doelen.
Naar aanleiding daarvan evalueert u welke activiteiten resulteren in overlappende beloningen over meerdere ronden, d.w.z. helpen om meerdere doelen tegelijk te bereiken.
Een ontmoeting met een klant kan bijvoorbeeld resulteren in een versnelde projectvoortgang en een verhoogde maandelijkse omzet. Het analyseren van het werk van uw team leidt tot een verbetering van de productiviteit en waarschijnlijk een snellere afronding van projecten. Ondertussen kan het uitbesteden van verschillende taken uw projectkosten verhogen, terwijl het ook veel van uw tijd kost om de juiste aannemers te vinden.
Lees meer: Niet alle projectsoftware is geschikt voor uw team. Hoe kiest u de juiste?
Conclusie
Want we stellen graag prioriteiten voor onze taken, maar we vergeten vaak wat echt belangrijk is. In plaats van ons te concentreren op dringende maar irrelevante taken, neem de tijd om te evalueren welke activiteiten de hoogste beloning opleveren.
Zoals Dwight D. Eisenhower het uitdrukte: “Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk.”
