YOU’VE PROBABLY leu vários artigos sobre como estabelecer prioridades. O que todos eles lhe ensinam é a esclarecer seus objetivos, fazer as tarefas de alto retorno primeiro e criar uma lista de prioridades.
Mas não é realmente isso que você está procurando, não é? Você já sabe que precisa definir os objetivos certos e trabalhar para alcançá-los. O que lhe falta são os conhecimentos práticos e métodos eficientes para criar o seu plano de acção.
Este artigo é diferente de todos os outros posts “Como Definir Prioridades”, pois equipa-o com três frameworks simples e accionáveis para definir prioridades. Melhor ainda – estas estratégias também melhoram a tomada de decisões diárias e servem como interessantes exercícios de pensamento.
Método #1: Um ano a partir de agora
Vamos dizer que você tem três caminhos possíveis para escolher, e você só tem tempo para um. Entretanto, você não tem certeza de qual tarefa merece a maior prioridade. Como você pode tomar a decisão certa?
Ao enfrentar uma escolha difícil, como mudar de emprego (ou estabelecer prioridades de alta escala), viaje no tempo e imagine-se daqui a um ano. Você está um ano mais velho, atingiu alguns dos seus objectivos, e olhando para o tempo actual.
Afaste-se do presente com todas as preocupações e distracções. Agora, tente imaginar que realizações o levam a atingir os seus objectivos. O que correu mal e o que correu bem? Houve actividades particularmente gratificantes que o ajudaram a avançar a um ritmo mais rápido para atingir estes objectivos de um ano?
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Como economista e antiga parceira da McKinsey, Caroline Webb explica no seu novo livro How to Have a Good Day, imaginando-se daqui a um ou mesmo dez anos ajuda a olhar para as suas escolhas actuais com uma visão completamente diferente. É mais provável que você entenda o que funciona e o que não funciona. Ao usar esta informação, você é capaz de ajustar suas prioridades e incentivar as opções mais produtivas.
O método One Year From Now é usado por empresas de consultoria em todo o mundo para melhorar o processo de tomada de decisão. Mas você pode facilmente aplicá-lo ao seu quadro de prioridades, garantindo que você se mantenha concentrado em projetos verdadeiramente importantes.
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Método #2: Pensando para trás
Usualmente, ao priorizar as coisas, você está enfrentando uma lista de atividades e tentando descobrir qual delas é a mais importante. Não com o método Pensando para trás.
Para empregar o método Pensando para trás, você precisa começar com uma única tarefa que você considere sua prioridade máxima. Por exemplo, pode ser importante para você completar um rascunho de projeto até o final do dia.
Então você #1 prioridade é “completar o rascunho de projeto”. Para garantir que esta atividade seja realmente a mais importante, comece a compará-la com outras tarefas que também estão na sua lista de prioridades máximas. Digamos que a sua prioridade #2 para o dia é “rever todas as métricas do negócio e ajustar o cronograma se necessário”.
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Pensando sobre as recompensas a longo prazo e o impacto de cada atividade, compare seus possíveis resultados e assegure-se de que a sua prioridade #1 atual é realmente mais importante do que a prioridade #2. Pode haver uma equipe de pessoas esperando pelo próximo rascunho de projeto. Neste caso, sua prioridade #1 pesa claramente sobre as outras.
Trabalhando para trás e avaliando o resultado potencial e a importância de cada prioridade, você será capaz de evitar sua intuição e avaliar o que é verdadeiramente relevante para seus objetivos.
Método #3: Balanced Scorecard
Originalmente inventado por dois eminentes médicos Robert S. Kaplan e David P. Norton, o Balanced Scorecard serve como um método para alinhar as atividades de negócios à declaração de visão de uma empresa. Amazon.com tem mais de 4.000 livros listados em Balanced Scorecards, portanto deve haver algo sobre esta tática que a torna altamente relevante para o seu processo de definição de prioridades.
O maior benefício do Balanced Scorecard está na sua capacidade de expor atividades e objetivos que trazem valor em vários domínios. Se você não tem certeza de qual tarefa apresenta a maior recompensa em vários níveis, pegue sua caneta e papel e comece a desenhar uma estrutura simples.
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Nota! Antes de colocar sua caneta no papel, reflita sobre seus objetivos e sobre o resultado esperado do dia. Defina expectativas realistas alinhadas com seu conjunto de habilidades e o tempo que você tem.
Passo um: defina suas perspectivas & metas
O primeiro passo é descobrir o que é realmente importante para o seu (e de sua equipe) sucesso. Faça uma lista dos objetivos e resultados esperados que você gostaria de alcançar até o final do dia, da semana ou do mês.
Por exemplo, como gerente de projeto você pode estar interessado nos seguintes objetivos mensais:
- Projeto completo A
- Projeto completo B
- Imprimir produtividade
- Imprimir receita mensal
Segundo passo: esboce todas as suas tarefas
Para encontrar as atividades com as maiores recompensas, você precisa primeiro identificar todas as suas prioridades. Crie uma tabela com suas metas e tarefas que se enquadram em cada objetivo.
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Aqui está um exemplo:
Passo três: crie seu Balanced Scorecard para prioridades
Além das decisões de negócios de alto nível, o método Balanced Scorecard pode ser usado para definir prioridades. Para isso, desenhe quatro círculos sobrepostos e escreva uma das suas metas em cada.
Próximo, avalie quais atividades resultam em recompensas sobrepostas em várias rodadas, ou seja, ajude a alcançar várias metas de uma só vez.
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Por exemplo, o encontro com um cliente pode resultar em progresso acelerado do projeto e aumento da receita mensal. A análise do trabalho de sua equipe leva a uma melhoria na produtividade, e provavelmente a uma taxa de conclusão mais rápida dos projetos. Enquanto isso, terceirizar várias tarefas pode aumentar as despesas do seu projeto e ao mesmo tempo consumir muito do seu tempo para encontrar os empreiteiros certos.
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Conclusão
Embora gostemos de estabelecer prioridades para as nossas tarefas, muitas vezes esquecemos o que é realmente importante. Em vez de nos concentrarmos em tarefas urgentes, mas irrelevantes, dedique algum tempo para avaliar quais atividades retornam a maior recompensa.
Como disse Dwight D. Eisenhower: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”
