Alai

PROBABIL AȚI citit destul de multe articole despre stabilirea priorităților. Ceea ce te învață cu toții este să îți clarifici obiectivele, să faci mai întâi sarcinile cu randament ridicat și să creezi o listă de sarcini prioritare.

Dar nu asta este ceea ce cauți cu adevărat, nu-i așa? Știți deja că trebuie să vă stabiliți obiectivele corecte și să lucrați pentru a le atinge. Ceea ce vă lipsește sunt cunoștințele practice și metodele eficiente pentru a vă crea planul de acțiune.

Acest articol este diferit de toate celelalte postări „Cum să stabilești priorități”, deoarece vă echipează cu trei cadre directe și acționabile pentru stabilirea priorităților. Chiar mai bine – aceste strategii îmbunătățesc, de asemenea, procesul de luare a deciziilor de zi cu zi și servesc ca exerciții de gândire interesante.

Metoda #1: Un an de acum încolo

Să spunem că aveți trei căi posibile din care să alegeți și că aveți timp doar pentru una singură. Între timp, nu sunteți sigur care sarcină merită cea mai mare prioritate. Cum puteți lua decizia corectă?

Când vă confruntați cu o alegere dificilă, cum ar fi schimbarea locului de muncă (sau stabilirea priorităților la scară mare), călătoriți înainte în timp și imaginați-vă peste un an. Sunteți cu un an mai în vârstă, v-ați atins unele dintre obiective și priviți înapoi la momentul actual.

Distanțați-vă de prezentul dumneavoastră cu toate grijile și distragerile. Acum, încercați să vă imaginați care sunt realizările care duc la atingerea obiectivelor dumneavoastră. Ce a mers prost și ce a mers bine? Au existat activități deosebit de satisfăcătoare care v-au ajutat să avansați într-un ritm mai rapid spre atingerea acestor obiective pe un an?

După cum explică economista și fostă parteneră la McKinsey, Caroline Webb în noua sa carte „How to Have a Good Day” (Cum să ai o zi bună), imaginându-vă peste un an sau chiar peste zece ani vă ajută să priviți alegerile actuale cu o viziune complet diferită. Aveți mai multe șanse să înțelegeți ce funcționează și ce nu funcționează. Folosind aceste informații, sunteți capabil să vă ajustați prioritățile și să încurajați cele mai productive opțiuni.

Metoda One Year From Now este folosită de firme de consultanță din întreaga lume pentru a îmbunătăți procesul de luare a deciziilor. Dar o puteți aplica cu ușurință la cadrul dvs. de stabilire a priorităților, asigurându-vă că rămâneți concentrat pe proiectele cu adevărat importante.

Citește mai departe: 6 exerciții de gândire pentru a vă stimula imediat puterea creierului

Metoda nr. 2: Gândiți invers

De obicei, atunci când stabiliți priorități, vă confruntați cu o listă de activități și încercați să vă dați seama care dintre ele este cea mai importantă. Nu și cu metoda Gândirea inversă.

Pentru a utiliza metoda Gândirea inversă, trebuie să începeți cu o singură sarcină pe care o considerați ca fiind prioritatea dumneavoastră principală. De exemplu, ar putea fi important pentru dvs. să finalizați o schiță de proiect până la sfârșitul zilei.

Atunci prioritatea dvs. nr. 1 este „finalizarea schiței de proiect”. Pentru a vă asigura că această activitate este într-adevăr cea mai importantă, începeți să o comparați cu alte sarcini care se află, de asemenea, pe lista dvs. de priorități principale. Să spunem că prioritatea dvs. nr. 2 pentru ziua respectivă este „să analizați toți parametrii de afaceri și să modificați programul, dacă este necesar”.

Gândindu-vă la recompensele pe termen lung și la impactul fiecărei activități, comparați rezultatele posibile ale acestora și asigurați-vă că prioritatea dvs. actuală nr. 1 este într-adevăr mai importantă decât prioritatea nr. 2. S-ar putea să existe o echipă de oameni care să aștepte următoarea schiță de proiect. În acest caz, prioritatea dvs. nr. 1 cântărește în mod clar mai mult decât celelalte.

După ce lucrați în sens invers și evaluați rezultatele potențiale și importanța fiecărei priorități, veți putea să evitați intuiția și să evaluați ceea ce este cu adevărat relevant pentru obiectivele dvs.

Metoda nr. 3: Balanced Scorecard

Inventată inițial de doi doctori eminenți, Robert S. Kaplan și David P. Norton, Balanced Scorecard servește ca metodă de aliniere a activităților de afaceri la declarația de viziune a unei companii. Amazon.com are peste 4.000 de cărți listate la rubrica Balanced Scorecard, așa că trebuie să existe ceva în legătură cu această tactică care o face foarte relevantă pentru procesul de stabilire a priorităților.

Cel mai mare beneficiu al Balanced Scorecard constă în capacitatea sa de a expune activitățile și obiectivele care aduc valoare în mai multe domenii. Dacă nu sunteți sigur ce sarcină prezintă cea mai mare recompensă pe mai multe niveluri, scoateți creionul și hârtia și începeți să desenați un cadru simplu.

Citește mai departe: 12 cele mai bune 12 extensii de browser pentru o productivitate mai mare

Note! Înainte de a pune creionul pe hârtie, reflectați la obiectivele dvs. și la rezultatul așteptat al zilei. Stabiliți așteptări realiste aliniate la setul dvs. de abilități și la timpul de care dispuneți.

Primul pas: stabiliți-vă perspectivele & obiectivelor

Primul pas constă în a afla ce este cu adevărat important pentru succesul dvs. (și al echipei dvs.). Faceți o listă cu obiectivele și rezultatele așteptate pe care ați dori să le obțineți până la sfârșitul zilei, săptămânii sau lunii.

De exemplu, în calitate de manager de proiect, ați putea fi interesat de următoarele obiective lunare:

• Finalizarea proiectului A
• Finalizarea proiectului B
• Creșterea productivității
• Creșterea veniturilor lunare

Pasul doi: conturați toate sarcinile

Pentru a găsi activitățile cu cele mai mari recompense, trebuie mai întâi să vă identificați toate prioritățile. Creați un tabel cu obiectivele dvs. și sarcinile care se încadrează în fiecare obiectiv.

Iată un exemplu:

Pasul trei: creați tabloul de bord echilibrat pentru priorități

În plus față de deciziile de afaceri de nivel superior, metoda tabloului de bord echilibrat poate fi utilizată pentru stabilirea priorităților. Pentru a face acest lucru, desenați patru cercuri care se suprapun și scrieți în fiecare dintre ele unul dintre obiectivele dumneavoastră.

În continuare, evaluați care activități au ca rezultat recompense care se suprapun în mai multe runde, adică ajută la atingerea mai multor obiective în același timp.

De exemplu, întâlnirea cu un client poate avea ca rezultat accelerarea progresului proiectului și creșterea veniturilor lunare. Analiza activității echipei dvs. duce la o îmbunătățire a productivității și, probabil, la o rată de finalizare mai rapidă a proiectelor. Între timp, externalizarea mai multor sarcini ar putea crește cheltuielile proiectului, consumând în același timp mult timp pentru a găsi contractanții potriviți.

Citește mai mult: Nu toate softurile de proiect se potrivesc echipei dumneavoastră. Cum îl alegeți pe cel potrivit?

Concluzie

În timp ce ne place să stabilim priorități pentru sarcinile noastre, adesea uităm ce este cu adevărat important. În loc să vă concentrați pe sarcini urgente, dar irelevante, faceți-vă timp să evaluați care sunt activitățile care returnează cea mai mare recompensă.

Cum spunea Dwight D. Eisenhower: „Ceea ce este important este rareori urgent și ceea ce este urgent este rareori important.”

.