Och även om du kan vidta åtgärder för att se till att du nästan aldrig någonsin missar ett samtal, är det oundvikligt att det händer då och då att en uppringare av någon anledning glider mellan stolarna.
Ett korrekt telefonsystem och en korrekt samtalslogg kan nästan helt eliminera risken för missade eller förlorade samtal, men du bör ändå ha rutiner och standarder på plats för de tillfällen då det händer. Kunder som ringer till dig förväntar sig att bli omhändertagna, och det snabbt, vilket är anledningen till att tipsen i det här inlägget är till hjälp för dig som företagare.
Säkerställ att en registrering av alla samtal sparas
När du missar ett samtal kommer det att finnas en registrering av det i systemets loggbok eller i själva enheten där det kom in, men så är inte alltid fallet. När ett samtal missas och du inte har någon rutin för det är det möjligt att samtalet kan raderas eller på något sätt gå förlorat på grund av brister i ditt system, eller till och med problem med telefonoperatören. Se till att föra en separat förteckning över alla dina affärssamtal så att du kan returnera de missade samtalen.
Om du har ett Talkroute-system ingår en samtalslogg i ditt konto som automatiskt sparar varje enskilt samtal och sms som du tar emot, tillsammans med en massa detaljerad samtalsinformation, men trots det är det bra att ha en oberoende lista för din egen referens. I din separata samtalslista kan du till och med markera vilka samtal som måste returneras eller som missades.
Förutsätt inte att de ringer tillbaka
Du kanske ignorerar missade företagssamtal ibland eftersom du tänker dig att om personen behöver något från ditt företag så ringer de säkert tillbaka, eller hur? Du kanske till och med ignorerar dessa samtal eftersom du fortfarande regelbundet tar emot nästan alla samtal. Det är ärligt talat ingen bra inställning till besvarade respektive missade samtal, eftersom alla samtal är viktiga.
Tänk om den du missade och inte återkom med en hemsk recension om ditt företag, eller om du skickade ut en viral Tweet om det? Det är bara bra politik att ta hand om varje kund på bästa möjliga sätt.
Kunder som ringer till ditt företag kanske bara försöker nå dig en gång, och om du missar det samtalet kanske du inte får en ny chans. Det är potentiella intäkter som automatiskt går förlorade. Många företag har inte ett telefonsystem som är inställt, till exempel ett virtuellt telefonsystem som Talkroute som alltid visar dig ett samtal som missats.
Om du bara använder din mobiltelefon utan ett anslutet virtuellt system, till exempel, eller om du bara använder en telefonlinje på kontoret, är det lätt att missa ett samtal eftersom det ibland kan ringa igenom utan att någon i ditt team är där för att besvara det. Det finns också ett oändligt antal scenarier där de kan missas om du inte har ett system för samtalshantering.
Var noga med att missade samtal besvaras snabbt
Förutsätt inte att någon i ditt team besvarar missade samtal. Faktum är att de flesta anställda förmodligen inte anser att det är deras ansvar att ringa tillbaka ett samtal om du inte uttryckligen har sagt att det krävs av dem.
Det betyder inte att den anställde inte bryr sig om kunderna; de kanske bara antar att någon annan redan tar hand om det om ledningen inte har sagt till dem att de ska ringa tillbaka missade samtal. Ett av de största misstagen som människor gör i allmänhet är att tro att andra vet vad de tänker utan att faktiskt tala om för andra vad de tänker.
Detta är ett slags kognitivt misstag som vi alla måste vara medvetna om. Det är naturligtvis bättre om du aldrig missar ett samtal – och det bör vara målet hela tiden – men om du missar ett samtal säger det mycket till kunden om du omedelbart ringer tillbaka. Det förmedlar inte bara att du har för vana att hålla koll på verksamheten, utan det visar också tydligt att du bryr dig om dina kunder.
Även om du måste göra det själv, se till att ringa tillbaka till kunderna så snart som möjligt. Det är också bra att sätta minst en person i teamet som ansvarar för att svara på, eller åtminstone registrera, missade samtal så fort de kommer in.
Använd ett proportionerligt svar
Vad är ett proportionerligt svar? Vad det betyder i samband med det vi diskuterar här är att svara kunden på ett sådant sätt att det motsvarar den tid och energi som de lade ner när de kontaktade dig.
Som en allmän regel är det en bra idé att besvara missade samtal proportionerligt; det vill säga, om någon har ringt dig ska du svara med ett telefonsamtal, inte med ett sms eller någon annan metod. Om någon kontaktade ditt företag via sms är det förmodligen okej att åtminstone skicka ett första svar med ett sms, vilket fortfarande är ett proportionerligt svar.
En punkt som kan vara mycket användbar för att visa kunderna att du inte har glömt bort dem (vilket är den underliggande idén i den här diskussionen) är dessutom att låta dem veta att du kommer att återkomma till dem inom kort – om du inte kan göra det på en gång. Det är faktiskt inte heller det sämsta att inrätta automatiska textmeddelanden för detta ändamål, så länge du följer upp det och återkommer till dem i tid, eftersom textmeddelandet talar om för dem att du kommer att göra det.
Det här är ett annat tillfälle då du kan skicka ett textmeddelande, men bara för att tala om för dem att du har tagit emot deras samtal. Kom ihåg att det kan vara avskräckande för kunden om du svarar på deras missade samtal med endast ett sms.
Det är vår förhoppning att den här artikeln kommer att hjälpa dig att hantera, bearbeta och reagera på rätt sätt på de tillfällen då du missar ett företagssamtal, för vilka tipsen här kommer definitivt att vara till nytta för dig. Tänk dock på att det bästa sättet att hantera detta problem är att undvika det helt och hållet. För att göra det behöver du bara ha ett bra telefonsystem på plats som hanterar alla dina samtal med professionella funktioner, inklusive en tillförlitlig samtalslogg.
Tyvärr kan du reagera på missade samtal på ett samvetsgrant och effektivt sätt utan ett professionellt system, men det är mycket bättre att ha ett system. Om du känner att du kan behöva ett mer tillförlitligt system för att hålla koll på dina samtal, är du välkommen att kolla in en gratis provversion av Talkroute här: https://talkroute.com/sign-up/
Vi hoppas att du gillade den här artikeln och att du fortsätter att följa med oss när vi hjälper dig att utveckla ditt företag! Vår blogg är 100 % gratis och du behöver inte vara Talkroute-kund för att dra nytta av vårt material. Men om du vill prova Talkroutes virtuella telefonsystem gratis kan du registrera dig för en provperiod här. Vi ses om några dagar!