Du har sikkert læst en del artikler om prioritering. Det, de alle lærer dig, er at præcisere dine mål, gøre de opgaver, der giver størst udbytte, først og oprette en prioriteret to-do-liste.
Men det er ikke rigtig det, du leder efter, er det? Du ved allerede, at du er nødt til at sætte de rigtige mål og arbejde hen imod dem. Det, du mangler, er den praktiske viden og effektive metoder til at skabe din handlingsplan.
Denne artikel adskiller sig fra alle de andre indlæg om “Sådan sætter du prioriteter”, da den udstyrer dig med tre ligetil og brugbare rammer for at sætte prioriteter. Endnu bedre – disse strategier forbedrer også den daglige beslutningstagning og fungerer som interessante tankeøvelser.
Metode nr. 1: Et år fra nu
Lad os sige, at du har tre mulige veje at vælge imellem, og at du kun har tid til én. I mellemtiden er du usikker på, hvilken opgave der fortjener den højeste prioritet. Hvordan kan du træffe den rigtige beslutning?
Når du står over for et vanskeligt valg som f.eks. at skifte job (eller at prioritere højt), skal du rejse fremad i tiden og forestille dig selv et år fra nu. Du er et år ældre, har nået nogle af dine mål og ser tilbage på den nuværende tid.
Distancér dig fra det nuværende dig med alle bekymringer og distraktioner. Prøv nu at forestille dig, hvilke præstationer der fører til at nå dine mål. Hvad gik galt, og hvad gik godt? Var der særligt givende aktiviteter, der hjalp dig til at bevæge dig hurtigere frem mod at nå disse mål om et år?
Som økonomen og tidligere McKinsey-partner Caroline Webb forklarer i sin nye bog How to Have a Good Day, hjælper det at forestille sig selv om et eller endda ti år fra nu af med at se på dine nuværende valg med et helt andet syn på dem. Du er mere tilbøjelig til at forstå, hvad der virker, og hvad der ikke virker. Ved at bruge denne information er du i stand til at justere dine prioriteter og fremme de mest produktive muligheder.
Metoden One Year From Now bruges af konsulentfirmaer over hele verden til at forbedre beslutningstagningsprocessen. Men du kan nemt anvende den til din ramme for prioritering og sikre, at du forbliver fokuseret på de virkelig vigtige projekter.
Videre læsning: 6 tankeøvelser, der straks øger din hjernekraft
Metode nr. 2: Tænk baglæns
Normalt set står du, når du prioriterer ting, over for en liste af aktiviteter og forsøger at finde ud af, hvilken af dem der er vigtigst. Ikke med Thinking Backwards-metoden.
For at anvende Thinking Backwards-metoden skal du starte med en enkelt opgave, som du betragter som din højeste prioritet. Det kan f.eks. være vigtigt for dig at færdiggøre et projektudkast inden dagens udgang.
Så din første prioritet er “færdiggør projektudkastet”. For at sikre, at denne aktivitet virkelig er den vigtigste, skal du begynde at sammenligne den med andre opgaver, der også står på din liste over topprioriteter. Lad os sige, at din prioritet nr. 2 for dagen er at “gennemgå alle forretningsmålinger og om nødvendigt justere tidsplanen”.
Tænk på de langsigtede belønninger og virkningen af hver aktivitet, sammenlign deres mulige resultater og sørg for at sikre, at din nuværende prioritet nr. 1 virkelig er vigtigere end prioritet nr. 2. Der er måske et hold af mennesker, der venter på det næste projektudkast. I dette tilfælde vejer din prioritet nr. 1 klart tungere end de andre.
Ved at arbejde baglæns og evaluere det mulige resultat og vigtigheden af hver prioritet kan du undgå din mavefornemmelse og vurdere, hvad der virkelig er relevant for dine mål.
Metode nr. 3: Balanced Scorecard
Balanced Scorecard blev oprindeligt opfundet af de to fremtrædende læger Robert S. Kaplan og David P. Norton og fungerer som en metode til at tilpasse forretningsaktiviteterne til en virksomheds visionserklæring. Amazon.com har over 4.000 bøger opført under Balanced Scorecards, så der må være noget ved denne taktik, der gør den yderst relevant for din prioriteringsproces.
Balanced Scorecards største fordel ligger i dens evne til at afdække aktiviteter og mål, der giver værdi på tværs af flere områder. Hvis du er usikker på, hvilken opgave der giver den største gevinst på tværs af flere niveauer, kan du tage pen og papir frem og begynde at tegne en simpel ramme.
Læs videre: 12 bedste browserudvidelser til højere produktivitet
Notat! Før du sætter pennen på papiret, skal du reflektere over dine mål og dagens forventede resultat. Sæt realistiske forventninger, der er tilpasset dine færdigheder og den tid, du har til rådighed.
Strap et: Sæt dine perspektiver & mål
Det første trin handler om at finde ud af, hvad der virkelig er vigtigt for din (og dit teams) succes. Lav en liste over de forventede mål og resultater, som du gerne vil opnå inden dagens, ugens eller månedens udgang.
For eksempel kan du som projektleder være interesseret i følgende månedlige mål:
- Fuldføre projekt A
- Fuldføre projekt B
- Øge produktiviteten
- Øge den månedlige omsætning
Strin to: skitsér alle dine opgaver
For at finde de aktiviteter, der giver den højeste belønning, skal du først identificere alle dine prioriteter. Opret en tabel med dine mål og opgaver, der falder ind under hvert mål.
Her er et eksempel:
Stræk tre: Opret dit Balanced Scorecard for prioriteter
Ud over forretningsbeslutninger på højeste niveau kan Balanced Scorecard-metoden også bruges til at fastsætte prioriteter. For at gøre det skal du tegne fire overlappende cirkler og skrive et af dine mål i hver.
Dernæst skal du vurdere, hvilke aktiviteter der resulterer i overlappende belønninger på tværs af flere runder, dvs. bidrager til at nå flere mål på én gang.
For eksempel kan et møde med en kunde resultere i hurtigere projektforløb og øget månedlig omsætning. En analyse af dit teams arbejde fører til en forbedring af produktiviteten og sandsynligvis til en hurtigere færdiggørelse af projekter. I mellemtiden kan outsourcing af flere opgaver øge dine projektudgifter og samtidig bruge meget af din tid på at finde de rigtige entreprenører.
Læs mere: Ikke al projektsoftware passer til dit team. Hvordan vælger du det rigtige?
Konklusion
Selv om vi gerne prioriterer vores opgaver, glemmer vi ofte, hvad der virkelig er vigtigt. I stedet for at fokusere på hastende, men irrelevante opgaver skal du tage dig tid til at vurdere, hvilke aktiviteter der giver den højeste belønning.
Som Dwight D. Eisenhower udtrykte det: “Det, der er vigtigt, er sjældent presserende, og det, der er presserende, er sjældent vigtigt.”
