Alai

Jos sinulle on annettu tehtäväksi pitää pöytäkirjaa, parlamentaarikko kehottaa olemaan rohkea. Tässä on nelivaiheinen opas (ja bonusvinkki) työsi sujuvoittamiseksi.

Vaihe 1: Aloita perusasioista

Ei tarvitse monimutkaistaa asioita. Pöytäkirjat ovat yksinkertaisesti virallisia pöytäkirjoja. Aloita siis tärkeimmistä yksityiskohdista. Ilmoita ensimmäisessä kappaleessa seuraavat asiat:

• ryhmän nimi
• kokousmuoto – sääntömääräinen, ylimääräinen jne.
• päivämäärä ja kellonaika (ja paikka – jos paikka ei ole aina sama)
• että puheenjohtaja ja sihteeri olivat läsnä (mukaan lukien sijaisten nimet tai nimet)
• että kokous oli päätösvaltainen
• että edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin ”sellaisena kuin se on luettu” tai ”sellaisena kuin se on korjattu”
• että se hyväksyttiin ”sellaisena kuin se on luettu” tai ”sellaisena kuin se on oikaistu”
• (vain jos se on todella hyväksytty)

Vaihe 2: Kirjoita mitä tehtiin, ei mitä sanottiin

Pöytäkirja ei ole kokouspöytäkirja. Ne eivät myöskään ole luettelo sihteerin mielipiteistä tai kommenteista käsitellyistä asioista. Ne ovat vain kirjaus tehdyistä toimista.

Kirjoita (tai kirjoita koneella) jokaisesta esityslistalla olevasta asiasta erillinen kappale, joka koskee jokaista kokouksen käsittelemää pääesitystä. Kirjoita sanat, joita puheenjohtaja käyttää, kun hän toistaa esityksen koko ryhmälle. Parlamentaarisen työjärjestyksen mukaan puheenjohtajan sanat – eikä niinkään esityksen esittäjän käyttämät sanat – ovat sanoja, joilla on merkitystä.

Kuuntele seuraavaksi keskustelua, tarkistuksia ja menettelytapaan liittyviä esityksiä (esim. päätöksen siirtäminen valiokuntaan). Ilmoita, onko esitys hyväksytty vai hylätty, ja merkitse, onko sitä muutettu tai onko siitä keskusteltu ennen lopullista äänestystä. Voit esimerkiksi sanoa: ”Keskustelun ja tarkistusten jälkeen hyväksyttiin esitys, jonka mukaan koululle hankitaan 1000 dollaria vihreää jalkakäytävän liitua.” Yleisten lausuntojen sisällyttäminen yleiskokouksen keskustelusta ideasta auttaa suojaamaan ryhmää syytöksiltä, että se olisi tehnyt päätöksen liian summittaisesti.

Jos pääesitykseen on tehty muutoksia ja se on sen jälkeen hyväksytty tai hylätty, sinun kannattaa sisällyttää esitykseen vain muutosten jälkeinen, lopullinen sanamuoto. Huomaa, että kaikki hyväksytyt muutosehdotukset merkitään pöytäkirjaan esityksen lopullisen sanamuodon kautta, mutta … ei ole tarpeen kirjata jälkipolville jokaisen muutosehdotuksen yksityiskohtia (esim. sitä, käytetäänkö 750 vai 1000 dollaria tai ostetaanko vihreää vai vaaleanpunaista liitua).

Jos pääesitys hylättiin tilapäisesti menettelytapaa koskevan esityksen kautta, merkitse tämä tosiasia muistiin ja mainitse kaikki menettelytapaa koskevan äänestyksen aikana vireillä olleet muutosehdotukset. Pöytäkirjaan voisi esimerkiksi kirjata: ”Esitys uusien iPadien hankkimisesta henkilökunnalle, johon oli vireillä muutosehdotus, siirrettiin teknologiavaliokuntaan.”

Vaihe 3: Älä unohda muutamaa tarpeellista yksityiskohtaa

Kokouspöytäkirjassasi pitäisi olla ”käsiteltyjen asioiden” lisäksi muutama ylimääräinen asia.

• Valiokuntien suulliset raportit. Ja kyllä, se tarkoittaa koko raportin sisältöä. Suullisia valiokuntaraportteja ei tosiaankaan saisi antaa kovin usein (tämä on toisen postauksen aihe), mutta silloin kun niitä annetaan, pöytäkirjaan tulisi sisällyttää koko raportin jäljennös. Muuten ei ole luotettavaa muistiinpanoa kyseisen valiokunnan etenemisestä ja käsittelystä.
• Ilmoitukset esityksistä. Tietyt esitykset edellyttävät ennakkoilmoitusta – joko hyväksyttäväksi tietyllä äänestyskynnyksellä tai ylipäätään esitettäväksi. Et voi esimerkiksi muuttaa sääntöjä tai tehdä esitystä aikaisemman toimen peruuttamisesta – ilman ilmoitusta. Nämä ovat avainsanoja. Jos jäsen siis ilmoittaa aikomuksestaan tehdä nämä esitykset seuraavassa kokouksessa, tämä ilmoitus on kirjattava pöytäkirjaan todisteena siitä, että se on annettu asianmukaisesti ja ajoissa.
• Työjärjestyspykälät ja muutoksenhaku. Jos jäsen esittää työjärjestyspuheenvuoron, merkitään pöytäkirjaan huomautus, puheenjohtajan päätös ja puheenjohtajan päätöksen perustelut – riippumatta siitä, onko huomautus perusteltu. Jos jäsen valittaa puheenjohtajan työjärjestyspuheenvuorosta tekemästä päätöksestä, kirjatkaa myös tämä valitus ja siitä toimitetun äänestyksen tulos. Puheenjohtajan päätös ja perustelut sekä valituksen tulokset ovat tärkeitä vakuuttavia ennakkotapauksia vastaavia tulevia tilanteita varten.

Vaihe 4: Pakkaa lopullinen versio nopeasti

Kokouksen päätyttyä käännä pöytäkirjaluonnos lopulliseen muotoon ja jaa se mahdollisimman nopeasti tarvittaville henkilöille. Paras käytäntö on tehdä se heti kokouksen päätyttyä ja ennen kuin poistut paikalta. Muistiinpanojen tarkistaminen, tarpeettoman tiedon poistaminen ja virheiden korjaaminen on paljon helpompaa, kun kokouksen tapahtumat ovat tuoreessa muistissa. Sitä paitsi, kuka haluaa nähdä tehtävälistallaan kohdan ”viimeisen kokouksen pöytäkirjan viimeistely”?

Bonusvinkki: Kun teet pöytäkirjaluonnoksen lopulliseen muotoon jaettavaksi, harkitse myös luettelon kaikista ryhmän hyväksymistä esityksistä

. Laita tämä luettelo bullet-muotoon, päivitä se ja otsikoi se ”Hallituksen kokouksen toiminta-aiheet”. Toimintakohteiden luettelo on yksinkertainen yhteenveto päätöksistä, jotka ryhmä teki, ja esityksistä, jotka se siirsi valiokuntaan tai lykkäsi johonkin tulevaan kokoukseen. Muut virkailijat ja johtokunta pitävät siitä, että heillä on pikaopas tulevia kokouksia varten, ja lisäksi se mahdollistaa helpon seurannan avainryhmien kanssa.

*Vähemmänkin osavaltioiden lainsäädännössä saatetaan vaatia, että julkisten elinten on pidettävä pöytäkirjoja, jotka poikkeavat tässä artikkelissa kuvatuista pöytäkirjoista.