Ha Önt bízták meg a jegyzőkönyvvezetéssel, a parlamenti képviselő azt mondja, hogy legyen bátor. Íme egy négylépcsős útmutató (egy bónusz tippel), amellyel egyszerűsítheti a munkáját.
1. lépés: Kezdje az alapokkal
Nem kell bonyolítani a dolgokat. A jegyzőkönyvek egyszerűen a tárgyalások hivatalos feljegyzései. Kezdje tehát a legfontosabb részletekkel. Az első bekezdésben tüntesse fel a következőket:
- a csoport neve
- az ülés típusa – rendes, rendkívüli stb.
- dátum és időpont (és hely – ha a hely nem mindig ugyanaz)
- hogy az elnök és a titkár jelen volt (beleértve a helyettesek nevét vagy nevét)
- hogy a csoport határozatképes volt
- hogy az előző ülés jegyzőkönyvét “felolvasott formában” vagy “javított formában” hagyták jóvá (természetesen csak akkor, ha valóban így volt)
2. lépés: Írja le, hogy mi történt, ne azt, amit mondtak
A jegyzőkönyv nem az ülés átirata. Nem is a titkárnak a tárgyalt ügyekről alkotott véleményének vagy kommentárjának katalógusa. Csupán a megtett intézkedések feljegyzése.
A napirenden szereplő minden egyes témához külön bekezdést használva írja le (vagy gépelje) az egyes fő indítványokat, amelyeket a közgyűlés megtárgyal. Írja le azokat a szavakat, amelyeket az elnök használ, amikor megismétli az indítványt az egész csoport előtt. A parlamenti eljárás szerint az elnök szavai – és nem az indítványozó által használt szavak – számítanak.
A következőkben figyelje a vitát, a módosításokat és az eljárási indítványokat (pl. egy határozat bizottsághoz utalása). Jelezze, hogy az indítványt elfogadták-e vagy elutasították, és jegyezze meg, hogy a végső szavazás előtt történt-e módosítás vagy vita. Például mondhatja, hogy “A vitát és módosítást követően elfogadták azt az indítványt, hogy 1000 dollárt költsünk zöld járdakréta vásárlásra az iskola számára”. Azzal, hogy általános megállapításokat tesz egy ötletnek a közgyűlés általi megvitatásáról, megvédi a csoportot attól a vádtól, hogy túl gyorsan döntött.
Ha a fő indítványt módosítják, majd elfogadják vagy elutasítják, csak az indítvány módosítás utáni, végleges szövegét kell feltüntetnie. Vegye figyelembe, hogy minden elfogadott módosítás az indítvány végleges szövegén keresztül bekerül a jegyzőkönyvbe, de … nincs szükség arra, hogy az utókor számára rögzítsük minden egyes módosítás bonyolult részleteit (pl. hogy 750 vagy 1000 dollárt költsünk-e, vagy hogy zöld vagy rózsaszín krétát vegyünk-e).
Ha a fő indítványt egy eljárási indítványon keresztül ideiglenesen félretették, jegyezze meg ezt a tényt, és tüntesse fel az eljárási szavazás idején függőben lévő módosításokat. Például a jegyzőkönyvben szerepelhet: “A személyzet számára új iPadek beszerzésére vonatkozó indítványt a függőben lévő módosítással együtt a Technológiai Bizottsághoz utalták.”
3. lépés: Ne felejtsen el néhány szükséges részletet
Az “elhangzott ügyeken” kívül az ülés jegyzőkönyvének tartalmaznia kell még néhány extra elemet.
- A bizottságok szóbeli beszámolói. És igen, ez a teljes jelentés tartalmát jelenti. A szóbeli bizottsági jelentéseknek valóban nem kellene olyan gyakran előfordulniuk (ez egy másik poszt témája), de ha mégis előfordulnak, a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a teljes jelentés átiratát. Ellenkező esetben nincs megbízható feljegyzés az adott bizottság előrehaladásáról és tanácskozásáról.
- Közlemények az indítványokról. Bizonyos indítványok előzetes értesítést igényelnek – vagy azért, hogy meghatározott szavazási küszöbértékkel fogadják el őket, vagy azért, hogy egyáltalán megtegyék. Nem lehet például az alapszabályzatot módosítani, vagy egy korábbi intézkedés visszavonására irányuló indítványt tenni – értesítés nélkül. Ezek itt a kulcsszavak. Ha tehát egy tag bejelenti, hogy a következő ülésen ilyen indítványokat kíván előterjeszteni, ezt a bejelentést be kell jegyezni a jegyzőkönyvbe annak bizonyítékaként, hogy a bejelentés szabályszerűen és időben történt.
- Ügyrendi kérdések és fellebbezések. Ha egy tag ügyrendi észrevételt tesz, akkor rögzíteni kell az észrevételt, az elnök döntését és az elnök döntésének indoklását – függetlenül attól, hogy az észrevételt megalapozottnak találják-e. Ha egy tag fellebbez az elnök ügyrendi kérdésben hozott döntése ellen, rögzítse a fellebbezést és az arról szóló szavazás eredményét is. Az elnök döntése és indoklása, valamint a fellebbezés eredménye fontos meggyőző precedenst jelent a hasonló jövőbeni eseteknél.
4. lépés: Gyorsan csomagolja be a végleges változatot
Az ülés végeztével alakítsa át a jegyzőkönyvtervezetet végleges formába, és a lehető leggyorsabban juttassa el a szükséges személyeknek. A legjobb gyakorlat az, ha ezt az értekezlet végeztével és a helyszín elhagyása előtt azonnal megteszi. A jegyzetek áttekintése, a felesleges információk törlése és a hibák kijavítása sokkal könnyebb, ha az értekezlet eseményei már friss emlékek. Különben is, ki akarja látni a teendők listáján, hogy “az előző megbeszélés jegyzőkönyvének véglegesítése”?
Bónusz tipp:
Miközben a jegyzőkönyvtervezeteket végleges formába hozza a terjesztéshez, fontolja meg, hogy listát készít a csoport által elfogadott összes indítványról is. Írja ezt a listát felsorolás formájában, dátumozza, és adja neki a “Testületi ülés cselekvési pontjai” címet. Az intézkedési pontok listája egy egyszerű összefoglaló a csoport által hozott döntésekről és azokról az indítványokról, amelyeket a csoport egy bizottsághoz utalt vagy egy későbbi ülésre halasztott. A többi tisztségviselő és az igazgatótanács örülni fog, hogy van egy gyors útmutatója a jövőbeli ülésekhez, ráadásul lehetővé teszi a kulcsfontosságú csoportokkal való egyszerű nyomon követést.
*A különböző államok törvényei előírhatják, hogy a köztestületek az ebben a cikkben leírt jegyzőkönyvektől eltérő jegyzőkönyvet vezessenek.