議事録作成を任された人は、心せよと国会議員が言っています。 ここでは、仕事を効率化するための4つのステップガイド（ボーナスヒント付き）を紹介します。
ステップ1：基本から始める
物事を複雑にする必要はないのです。 議事録は、単に公式の議事録です。 ですから、最も重要な詳細から始めましょう。 最初の段落では、次のように記述します：
- グループ名
- ミーティングの種類-定例、特別、その他。
- 日時（と場所-場所がいつも同じでない場合）
- 議長と書記が出席したこと（名前または代理人の名前を含む）
- 定足数が存在したこと
- 前回のミーティングの議事録は「読まれた通り」または「修正された通り」（もちろん実際にあった場合だけ）
ステップ2.ミーティングに参加する。 何を話したかではなく、何が行われたかを書く
Minutes are not a transcript of the meeting. また、議事録は、処理されたビジネスに関する秘書の意見や解説のカタログでもありません。 8035>
議題上の各テーマについて別々の段落を使い、議会が検討する各主要動議を書き出す（またはタイプする）。 議長がその動議を全体に対して繰り返すときに使う言葉を書きなさい。 議会手続きによると、議長の言葉-むしろ動議作成者が使う言葉-が数えられる言葉です。
次に、討論、修正、手続き的動議（例えば、決定を委員会に付託する）を聞きます。 最終的な投票の前に修正されたか、議論されたかについてのメモを添えて、動議が採択されたのか否かを述べます。 例えば、”討論と修正の後、学校の緑色の歩道用チョークに1000ドル支出する動議が採択されました” と言うことができます。 あるアイデアに関する議会の議論についての一般的な記述を含めることは、あまりにも略式に決定を下したという非難からグループを守るのに役立ちます。
主要な動議が修正され、その後採択または却下された場合、あなたは動議の修正後、最終文言のみを含めたいと思うでしょう。 採択された修正案は、動議の最終的な文言によって議事録に記載されますが、 … すべての修正案の複雑な内容 (たとえば、750ドルか1000ドルか、緑かピンクのチョークを買うか) を後世に記録する必要はありません。
本案が手続き上の動議で一時的に保留された場合、その事実を記載し、手続き投票の際に保留されていた修正案を記載してください。 例えば、議事録には「保留中の修正案を含む、スタッフのための新しい iPad を購入する動議が技術委員会に回された」と記載することができます。
ステップ 3: いくつかの必要な詳細を忘れない
「行われたビジネス」以外に、議事録にはいくつかの追加項目を含めるべきです。 そして、そう、それは報告全体の内容を意味します。 委員会の口頭報告は、実際にはそれほど頻繁に行われるべきではありませんが（別の投稿のためのトピック）、それが行われた場合、議事録には報告全体の記録が含まれている必要があります。 そうでなければ、その委員会の進捗と審議の確かな記録がありません。
Step 4: 最終版を素早くまとめる
ミーティングが終了したら、ドラフト議事録を最終形にして、できるだけ早く必要な人に配布します。 ベストプラクティスは、ミーティングが終了したらすぐに、会場を出る前に行うことです。 会議の記憶が新しいうちは、メモを見直し、不要な情報を削除し、誤りを修正するのはずっと簡単です。 それに、ToDoリストに「前回の会議の議事録をまとめる」と書いてあるのを見たい人はいないでしょう。
おまけのヒント 議事録を行動項目リストにする
Draft minutes into final form for distributionを作成する際に、グループが採択したすべての動議のリストを作成することも検討してください。 このリストを箇条書きにし、日付を入れ、”Action Items from Board Meeting” というタイトルをつける。 行動項目リストは、グループが行った決定と、委員会に付託したり、将来の会合に延期したりした動議を簡単にまとめたものである。 他の役員や理事会は、今後の会議のためのクイック・リファレンス・ガイドを持つことを喜ぶでしょう。さらに、主要なグループへのフォローアップも簡単にできます。
*さまざまな州の法律が、公共機関に対して、この記事で説明した議事録とは異なる議事録を作成するよう求めている場合があります。