Jeśli otrzymałeś zadanie protokołowania, parlamentarzysta mówi, aby wziąć sobie to do serca. Oto przewodnik w czterech krokach (z dodatkową wskazówką), który usprawni Twoją pracę.
Krok 1: Zacznij od podstaw
Nie ma potrzeby komplikowania spraw. Protokoły są po prostu oficjalnym zapisem obrad. Zacznij więc od szczegółów, które mają największe znaczenie. W pierwszym akapicie podaj następujące informacje:
- nazwa grupy
- rodzaj spotkania – regularne, specjalne, itp.
- data i czas (i miejsce – jeśli miejsce nie zawsze jest to samo)
- to, że przewodniczący i sekretarz byli obecni (w tym nazwiska lub nazwiska zastępców)
- to, że kworum było obecne
- to, że protokół z poprzedniego spotkania został zatwierdzony „jako przeczytany” lub „jako poprawiony” (tylko jeśli rzeczywiście był, oczywiście)
Krok 2: Write What Was Done, Not What Was Said
Protokoły nie są transkrypcją spotkania. Nie są też katalogiem opinii sekretarza na temat lub komentarzy do prowadzonych spraw. Są tylko zapisem podjętych działań.
Używając oddzielnego paragrafu dla każdego tematu w porządku obrad, napisz (lub wpisz) każdy główny wniosek, który zgromadzenie rozpatruje. Napisz, jakich słów używa przewodniczący, gdy powtarza wniosek całej grupie. Zgodnie z procedurą parlamentarną, słowa przewodniczącego – a nie słowa, których używa wnioskodawca – są słowami, które się liczą.
Następnie wysłuchaj debaty, poprawek i wniosków proceduralnych (np. odesłanie decyzji do komisji). Podaj, czy wniosek został przyjęty, czy odrzucony, z zaznaczeniem, czy był poprawiany lub dyskutowany przed ostatecznym głosowaniem. Na przykład, można powiedzieć: „Po debacie i poprawkach, wniosek o wydanie 1000 dolarów na zieloną kredę dla szkoły został przyjęty”. Włączanie ogólnych stwierdzeń o dyskusji zgromadzenia nad pomysłem pomaga chronić grupę przed zarzutami, że podjęła decyzję zbyt pochopnie.
Jeśli główny wniosek został poprawiony, a następnie przyjęty lub odrzucony, będziesz chciał dołączyć tylko ostateczne brzmienie wniosku po poprawkach. Zauważ, że każda przyjęta poprawka jest w protokole w ostatecznym brzmieniu wniosku, ale … nie ma potrzeby zapisywania dla potomności zawiłości (np. czy wydać $750 czy $1,000, lub czy kupić zieloną czy różową kredę) każdej poprawki.
Jeśli główny wniosek został tymczasowo odłożony na bok poprzez wniosek proceduralny, odnotuj ten fakt i podaj wszystkie poprawki, które były w toku w czasie głosowania proceduralnego. Na przykład, w protokole można powiedzieć: „Wniosek o zakup nowych iPadów dla pracowników, z oczekującą poprawką, został odesłany do Komitetu Technologicznego.”
Krok 3: Nie zapomnij o kilku niezbędnych szczegółach
Oprócz „spraw, które zostały załatwione”, protokół z posiedzenia powinien zawierać kilka dodatkowych elementów.
- Ustne sprawozdania komitetów. I tak, oznacza to treść całego sprawozdania. Ustne sprawozdania komisji naprawdę nie powinny zdarzać się tak często (temat na inny post), ale kiedy się zdarzają, protokół powinien zawierać transkrypcję całego sprawozdania. W przeciwnym razie, nie ma solidnego zapisu postępów i obrad tej komisji.
- Zawiadomienia o wnioskach. Niektóre wnioski wymagają uprzedzenia – albo do ich przyjęcia przez określony próg głosów, albo do ich złożenia w ogóle. Nie można na przykład zmienić regulaminu lub złożyć wniosku o unieważnienie wcześniejszych działań – bez uprzedzenia. To są kluczowe słowa. Tak więc, jeśli członek daje zawiadomienie o zamiarze złożenia tych wniosków na następnym posiedzeniu, zawiadomienie to musi być odnotowane w protokole jako dowód, że zostało prawidłowo i terminowo złożone.
- Punkty porządku i odwołania. Jeżeli członek zgłosi wniosek formalny, należy odnotować ten wniosek, decyzję przewodniczącego oraz powody decyzji przewodniczącego – niezależnie od tego, czy wniosek jest zasadny. Jeżeli członek odwołuje się od decyzji przewodniczącego w sprawie wniosku w sprawie przestrzegania Regulaminu, należy odnotować to odwołanie oraz wyniki głosowania nad nim. Orzeczenie i uzasadnienie przewodniczącego, wraz z wynikami odwołania, stanowią ważny przekonujący precedens dla podobnych scenariuszy w przyszłości.
Krok 4: Szybkie przygotowanie ostatecznej wersji
Po zakończeniu zebrania przekształć projekt protokołu w ostateczną formę i roześlij go do odpowiednich osób tak szybko, jak to możliwe. Najlepszą praktyką jest zrobienie tego zaraz po zakończeniu spotkania i przed opuszczeniem miejsca, w którym się ono odbyło. Przeglądanie notatek, usuwanie zbędnych informacji i poprawianie błędów jest o wiele łatwiejsze, gdy wydarzenia ze spotkania są już tylko wspomnieniem. Poza tym, kto chciałby widzieć na swojej liście zadań „sfinalizować protokół z ostatniego spotkania”?
Wskazówka dodatkowa: Przekształć swoje protokoły w listę działań
Jak przekształcisz projekt protokołu w ostateczną formę do dystrybucji, rozważ również sporządzenie listy wszystkich wniosków, które grupa przyjęła. Umieść tę listę w formie wypunktowanej, opatrz ją datą i zatytułuj „Punkty działania ze spotkania zarządu”. Lista działań jest prostym podsumowaniem decyzji, które grupa podjęła oraz wniosków, które zostały skierowane do komisji lub odłożone na przyszłe spotkanie. Inni członkowie zarządu i rada będą zachwyceni posiadaniem szybkiego przewodnika po przyszłych spotkaniach, a ponadto umożliwia on łatwe nawiązanie kontaktu z kluczowymi grupami.
*Prawo w różnych stanach może wymagać od instytucji publicznych prowadzenia protokołów różniących się od tych opisanych w tym artykule.