Se você foi incumbido de fazer Minutas, o parlamentar diz para ter coragem. Aqui está um guia de quatro passos (com uma dica de bónus) para simplificar o seu trabalho.
Passo 1: Comece com o Básico
Não é necessário complicar as coisas. Os minutos são simplesmente o registo oficial dos procedimentos. Então comece com os detalhes que mais importam. No primeiro parágrafo, diga o seguinte:
- nome do grupo
- tipo de reunião – regular, especial, etc.
- data e hora (e local – se o local nem sempre for o mesmo)
- que o presidente e o secretário estavam presentes (incluindo nomes ou nomes de substitutos)
- que um quórum estava presente
- que a ata da reunião anterior foi aprovada “como lida” ou “como corrigida” (somente se realmente estivessem, é claro)
Passo 2: Escreva o que foi feito, não o que foi dito
Minutos não são uma transcrição da reunião. Também não são um catálogo das opiniões da secretária ou comentários sobre os negócios realizados. Eles são apenas um registro das ações tomadas.
Usando um parágrafo separado para cada assunto da ordem do dia, escreva (ou digite) cada moção principal que a assembléia considerar. Escreva as palavras que a presidente usa quando ela repete a moção para todo o grupo. De acordo com o procedimento parlamentar, as palavras do presidente – ao invés das palavras que o proponente da moção usa – são as palavras que contam.
Próximo, ouvir para debate, emendas e moções processuais (por exemplo, encaminhar uma decisão para o comitê). Declarar se a moção foi aprovada ou derrotada, com uma nota sobre se foi emendada ou debatida antes da votação final. Por exemplo, você poderia dizer: “Após debate e emenda, a moção para gastar 1.000 dólares em giz verde para a escola foi aprovada”. Incluir declarações gerais sobre a discussão de uma ideia na assembleia ajuda a proteger o grupo de acusações de que ele tomou uma decisão muito sumariamente.
Se a moção principal for emendada, e depois aprovada ou derrotada, você vai querer incluir apenas a redação final da moção, após a emenda. Note que qualquer emenda aprovada está na ata através da redação final da moção, mas . . . não há necessidade de registrar para a posteridade as complexidades (por exemplo, se gastar $750 ou $1.000, ou se comprar giz verde ou rosa) de cada emenda.
Se a moção principal foi temporariamente posta de lado através de uma moção de procedimento, anote esse fato e declare quaisquer emendas que estavam pendentes no momento da votação de procedimento. Por exemplo, a ata poderia dizer, “A moção para comprar novos iPads para o pessoal, com a emenda pendente, foi encaminhada ao Comitê de Tecnologia”.
Passo 3: Não se esqueça de alguns detalhes necessários
Outros que “o negócio que foi feito”, sua ata de reunião deve incluir alguns itens extras.
- Relatórios orais dos comitês. E sim, isso significa a substância de todo o relatório. Os relatórios orais dos comitês realmente não devem acontecer com tanta freqüência (um tópico para um cargo diferente), mas quando eles ocorrem, a ata deve incluir uma transcrição de todo o relatório. Caso contrário, não há um registro sólido do progresso e deliberação desse comitê.
- Notificações de moções. Certas moções requerem notificação prévia – ou para serem aprovadas por um limite de votação específico ou para serem apresentadas. Você não pode alterar os estatutos, por exemplo, ou fazer uma moção para anular uma ação anterior – sem aviso prévio. Estas são as palavras-chave aqui. Portanto, se um membro comunicar a intenção de fazer essas moções na próxima reunião, essa comunicação deve ser registrada na ata como prova de que foi dada de forma adequada e oportuna.
- Pontos de ordem e apelações. Se um membro fizer um ponto de ordem, então registre o ponto, a decisão do presidente, e as razões para a decisão do presidente – independentemente de o ponto ter sido bem tomado. Se um membro recorrer da decisão do presidente sobre um ponto de ordem, registe também esse recurso e os resultados da votação sobre o mesmo. A decisão e a fundamentação da cadeira, juntamente com os resultados do recurso, são precedentes importantes para cenários futuros semelhantes.
Passo 4: Embrulhe rapidamente a versão final
Quando a reunião terminar, transforme o rascunho da acta em forma final, e distribua-o aos indivíduos necessários o mais rapidamente possível. A melhor prática é fazê-lo assim que a reunião termine e antes de deixar o local da reunião. Rever as suas notas, apagar informações desnecessárias e corrigir quaisquer erros é muito mais fácil quando os eventos da reunião são memórias recentes. Além disso, quem quer ver “finalizar a acta da última reunião” na sua lista de afazeres?
Dica de Bónus: Transforme sua ata em uma lista de itens de ação
Ao transformar o rascunho da ata em uma forma final para distribuição, considere também fazer uma lista de todas as moções que o grupo adotou. Coloque essa lista em forma de bala, date-a e chame-a de “Itens de Ação da Reunião do Conselho”. A lista de itens de ação é um simples resumo das decisões que o grupo tomou e das moções que ele encaminhou a um comitê ou adiou para uma reunião futura. Outros dirigentes e o quadro adorarão ter um guia de referência rápido para futuras reuniões, além de permitir um acompanhamento fácil com grupos-chave.
*As leis em vários estados podem exigir que órgãos públicos guardem atas que diferem das atas descritas neste artigo.