Dacă vi s-a încredințat sarcina de a întocmi un proces-verbal, parlamentarul spune să vă faceți curaj. Iată un ghid în patru pași (cu un sfat bonus) pentru a vă simplifica munca.
Pasul 1: Începeți cu elementele de bază
Nu este nevoie să complicați lucrurile. Procesul-verbal este pur și simplu înregistrarea oficială a procedurilor. Așa că începeți cu detaliile care contează cel mai mult. În primul paragraf precizați următoarele:
- denumirea grupului
- tipul de ședință – ordinară, specială etc.
- data și ora (și locul – dacă locul nu este întotdeauna același)
- că președintele și secretarul au fost prezenți (inclusiv numele sau numele înlocuitorilor)
- că a existat cvorum
- că a fost prezent un cvorum
- că procesul-verbal de la ședința precedentă a fost aprobat „așa cum a fost citit” sau „așa cum a fost corectat” (numai dacă a fost într-adevăr așa, desigur)
Pasul 2: Scrieți ceea ce s-a făcut, nu ceea ce s-a spus
Minutele nu sunt o transcriere a ședinței. Ele nu sunt nici un catalog al opiniilor sau comentariilor secretarului cu privire la afacerile desfășurate. Ele sunt doar o înregistrare a acțiunilor întreprinse.
Utilizând un paragraf separat pentru fiecare subiect de pe ordinea de zi, scrieți (sau dactilografiați) fiecare moțiune principală pe care adunarea o examinează. Scrieți cuvintele pe care președintele le folosește atunci când repetă moțiunea în fața întregului grup. Conform procedurii parlamentare, cuvintele președintelui de ședință – și nu cuvintele pe care le folosește autorul moțiunii – sunt cele care contează.
În continuare, ascultați dezbaterile, amendamentele și moțiunile de procedură (de exemplu, trimiterea unei decizii la comisie). Precizați dacă moțiunea a fost adoptată sau respinsă, cu o notă despre faptul dacă a fost amendată sau dezbătută înainte de votul final. De exemplu, ați putea spune: „În urma dezbaterii și a amendamentelor, moțiunea de a cheltui 1.000 de dolari pentru a cumpăra cretă verde pentru trotuare pentru școală a fost adoptată”. Includerea unor declarații generale despre discuția adunării cu privire la o idee ajută la protejarea grupului de acuzațiile că a luat o decizie prea sumară.
Dacă moțiunea principală este amendată și apoi adoptată sau respinsă, veți dori să includeți doar formularea finală a moțiunii, ulterioară amendamentului. Rețineți că orice amendament adoptat se regăsește în procesul-verbal prin intermediul formulării finale a moțiunii, dar . . . . nu este necesar să înregistrați pentru posteritate complexitățile (de exemplu, dacă să se cheltuiască 750 sau 1.000 de dolari, sau dacă să se cumpere cretă verde sau roz) fiecărui amendament.
Dacă moțiunea principală a fost temporar lăsată deoparte prin intermediul unei moțiuni de procedură, notați acest fapt și menționați orice amendamente care erau în așteptare la momentul votului de procedură. De exemplu, procesul-verbal ar putea spune: „Moțiunea de a achiziționa noi iPad-uri pentru personal, cu amendamentul în așteptare, a fost trimisă la Comitetul pentru tehnologie.”
Pasul 3: Nu uitați câteva detalii necesare
În afară de „afacerile care au fost făcute”, procesul-verbal al ședinței dvs. ar trebui să includă câteva elemente suplimentare.
- Rapoarte orale ale comitetelor. Și da, asta înseamnă substanța întregului raport. Rapoartele orale ale comisiilor chiar nu ar trebui să se întâmple atât de des (un subiect pentru o altă postare), dar atunci când au loc, procesul-verbal ar trebui să includă o transcriere a întregului raport. În caz contrar, nu există o înregistrare solidă a progreselor și deliberărilor comisiei respective.
- Anunțuri de moțiuni. Anumite moțiuni necesită o notificare prealabilă – fie pentru a fi adoptate cu un anumit prag de vot, fie pentru a fi făcute deloc. Nu puteți să modificați statutul, de exemplu, sau să faceți o moțiune de anulare a unei acțiuni anterioare – fără notificare. Acestea sunt cuvintele cheie aici. Așadar, dacă un membru notifică intenția de a face aceste moțiuni la următoarea ședință, notificarea trebuie să fie consemnată în procesul-verbal ca dovadă că a fost făcută în mod corespunzător și în timp util.
- Puncte de ordine și apeluri. În cazul în care un membru face o moțiune de procedură, atunci înregistrați moțiunea, decizia președintelui și motivele care au stat la baza deciziei președintelui – indiferent dacă moțiunea este sau nu întemeiată. În cazul în care un membru contestă decizia președintelui de ședință cu privire la o moțiune de procedură, înregistrați această contestație și rezultatele votului asupra acesteia. Hotărârea și raționamentul președintelui, împreună cu rezultatele apelului, constituie un precedent persuasiv important pentru scenarii viitoare similare.
Pasul 4: Întocmiți rapid versiunea finală
Când ședința se încheie, transformați proiectul de proces-verbal în forma finală și distribuiți-l persoanelor necesare cât mai repede posibil. Cea mai bună practică este să faceți acest lucru imediat după încheierea ședinței și înainte de a părăsi locul de desfășurare. Revizuirea notițelor dvs., eliminarea informațiilor inutile și corectarea oricăror erori este mult mai ușoară atunci când evenimentele din cadrul reuniunii sunt amintiri recente. În plus, cine vrea să vadă „finalizare proces-verbal de la ultima ședință” pe lista de sarcini?
Sfat bonus: Transformați-vă procesul-verbal într-o listă de acțiuni
În timp ce transformați proiectul de proces-verbal în forma finală pentru distribuire, luați în considerare, de asemenea, întocmirea unei liste cu toate moțiunile pe care grupul le-a adoptat. Puneți această listă sub formă de bullet, datați-o și intitulați-o „Puncte de acțiune de la ședința consiliului”. Lista punctelor de acțiune este un simplu rezumat al deciziilor pe care le-a luat grupul și al moțiunilor pe care le-a transmis unui comitet sau le-a amânat pentru o ședință viitoare. Ceilalți ofițeri și consiliul de administrație vor fi încântați să aibă un ghid de referință rapidă pentru întâlnirile viitoare, în plus, permite o urmărire ușoară cu grupurile cheie.
*Legile din diferite state pot impune organismelor publice să țină procese-verbale care diferă de procesele-verbale descrise în acest articol.
*Legile din diferite state pot impune organismelor publice să țină procese-verbale diferite de cele descrise în acest articol.