Se sei stato incaricato di prendere i verbali, il parlamentare dice di prendere coraggio. Ecco una guida in quattro passi (con un suggerimento bonus) per semplificare il tuo lavoro.
Passo 1: Iniziare dalle basi
Non c’è bisogno di complicare le cose. I verbali sono semplicemente la registrazione ufficiale delle procedure. Quindi inizia con i dettagli che contano di più. Nel primo paragrafo dichiarate quanto segue:
- nome del gruppo
- tipo di riunione – regolare, speciale, ecc.
- data e ora (e luogo – se il luogo non è sempre lo stesso)
- che il presidente e il segretario erano presenti (inclusi i nomi o i nomi dei sostituti)
- che era presente il quorum
- che il verbale della riunione precedente è stato approvato “come letto” o “come corretto” (solo se lo è stato effettivamente, naturalmente)
Passo 2: Scrivere ciò che è stato fatto, non ciò che è stato detto
I verbali non sono una trascrizione della riunione. Né sono un catalogo di opinioni o commenti del segretario sugli affari trattati. Sono solo una registrazione delle azioni intraprese.
Utilizzando un paragrafo separato per ogni argomento all’ordine del giorno, scrivi (o scrivi) ogni mozione principale che l’assemblea considera. Scrivi le parole che la presidente usa quando ripete la mozione all’intero gruppo. Secondo la procedura parlamentare, le parole del presidente – piuttosto che le parole che l’autore della mozione usa – sono le parole che contano.
Poi, ascolta il dibattito, gli emendamenti e le mozioni procedurali (ad esempio, rinviare una decisione alla commissione). Indicate se la mozione è stata adottata o sconfitta, con una nota se è stata emendata o discussa prima del voto finale. Per esempio, si potrebbe dire: “Dopo il dibattito e l’emendamento, la mozione per spendere 1.000 dollari in gesso verde per la scuola è stata adottata”. Includere dichiarazioni generali sulla discussione di un’idea da parte dell’assemblea aiuta a proteggere il gruppo dalle accuse di aver preso una decisione troppo sommariamente.
Se la mozione principale viene emendata, e poi adottata o sconfitta, vorrete includere solo il testo finale post-emendamento della mozione. Si noti che ogni emendamento adottato è nel verbale attraverso la formulazione finale della mozione, ma … non c’è bisogno di registrare per i posteri le complessità (ad esempio, se spendere $750 o $1.000, o se comprare gesso verde o rosa) di ogni emendamento.
Se la mozione principale è stata temporaneamente messa da parte attraverso una mozione procedurale, si noti questo fatto e si dichiarino gli emendamenti che erano in sospeso al momento della votazione procedurale. Per esempio, il verbale potrebbe dire: “La mozione per l’acquisto di nuovi iPad per il personale, con l’emendamento in sospeso, è stata rinviata alla commissione per la tecnologia.”
Step 3: Non dimenticare alcuni dettagli necessari
Oltre a “gli affari che sono stati fatti”, il verbale della riunione dovrebbe includere alcune voci extra.
- Rapporti orali delle commissioni. E sì, questo significa la sostanza dell’intero rapporto. Le relazioni orali delle commissioni non dovrebbero accadere così spesso (un argomento per un altro post), ma quando accadono, il verbale dovrebbe includere una trascrizione dell’intera relazione. Altrimenti, non c’è una registrazione solida del progresso e della deliberazione di quella commissione.
- Avvisi di mozioni. Alcune mozioni richiedono un preavviso – o per essere adottate con una soglia di voto specifica o per essere fatte del tutto. Non si può emendare lo statuto, per esempio, o fare una mozione per annullare un’azione precedente – senza preavviso. Queste sono le parole chiave qui. Quindi, se un membro notifica l’intenzione di fare queste mozioni alla prossima riunione, tale notifica deve essere registrata nel verbale come prova che è stata data correttamente e tempestivamente.
- Mozioni d’ordine e appelli. Se un membro fa una mozione d’ordine, allora registrate la mozione, la decisione del presidente e le ragioni della decisione del presidente – indipendentemente dal fatto che la mozione sia stata presa bene. Se un membro fa appello alla decisione del presidente su una mozione d’ordine, registrate anche tale appello e i risultati della votazione su di esso. La decisione e la logica del presidente, insieme ai risultati dell’appello, sono un importante precedente persuasivo per simili scenari futuri.
Passo 4: Impacchettare rapidamente la versione finale
Quando la riunione finisce, trasformate la vostra bozza di verbale in forma finale, e distribuitela alle persone necessarie il più rapidamente possibile. La pratica migliore è di farlo appena terminata la riunione e prima di lasciare la sede. Rivedere i vostri appunti, cancellare le informazioni non necessarie e correggere eventuali errori è molto più facile quando gli eventi della riunione sono ricordi recenti. Inoltre, chi vuole vedere “finalizzare i verbali dell’ultima riunione” nella lista delle cose da fare?
Suggerimento bonus: Trasforma il tuo verbale in una lista di azioni
Quando trasformi la bozza del verbale nella forma finale per la distribuzione, considera anche di fare una lista di tutte le mozioni che il gruppo ha adottato. Mettete questa lista in forma di elenco puntato, datatela e intitolatela “Punti di azione dalla riunione del consiglio”. L’elenco dei punti d’azione è un semplice riassunto delle decisioni che il gruppo ha preso e delle mozioni che ha rinviato ad una commissione o ad una riunione futura. Gli altri dirigenti e il consiglio apprezzeranno il fatto di avere una guida di riferimento rapida per le riunioni future, oltre a consentire un facile follow-up con i gruppi chiave.
*Le leggi di vari stati possono richiedere agli enti pubblici di tenere verbali diversi da quelli descritti in questo articolo.