Die Priorisierungsmatrix ist ein unterhaltsames Instrument zur gemeinschaftlichen Priorisierung, mit dem die relativen Vorteile alternativer Maßnahmen visuell verglichen werden können.
Es handelt sich um eine äußerst wirkungsvolle Aktivität, die Brainstorming, Teambildung und Aktionsplanung miteinander verbindet. Ich verwende sie oft mit Teams, da die Gespräche immer sehr fruchtbar sind.
Hier ist ein Beispiel für eine fertige Matrix, die Sie am Ende erhalten, wenn Sie den unten stehenden Prozess befolgen.
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Ziele
prüfen Die relativen Vorzüge alternativer Maßnahmen mithilfe eines visuellen Tools zu priorisieren.check Die besten Kandidaten in die engere Auswahl zu nehmen.check Schnell einen Konsens unter einer Gruppe von Personen darüber zu erzielen, was als Priorität angesehen werden sollte.
Wann sollte man es verwenden?
Wann immer Sie eine große Anzahl von Elementen – Ideen, Möglichkeiten oder Lösungen – in die engere Auswahl nehmen und priorisieren müssen.
Beste Ergebnisse mit kleinen bis mittelgroßen Gruppen (nicht mehr als 10).
Gibt es irgendwelche Regeln?
Führen Sie zunächst eine schnelle Bewertung durch (d.h. diskutieren Sie nicht).Denken Sie daran, dass alle Bewertungen relativ und nicht absolut sind.Moderieren Sie Ihre Bewertungen, sobald alle Alternativen bewertet worden sind.Zeichnen Sie das Segment der Priorisierung als letztes.Versuchen Sie immer, am Ende einen Aktionsplan aufzustellen.
Erforderliche Ressourcen
Eine bereitwillige Gruppe von Personen (maximal 10 für beste Ergebnisse).Ein großes quadratisches Stück leeres Papier, das groß genug ist, damit alle herumstehen und bequem sehen können (1m x 1m ist normalerweise ausreichend).Eine Wand, an der das Papier aufgehängt werden kann.Ein privater, ruhiger, offener Raum, der das Papier umgibt.Post-it-Zettel und jede Menge Stifte (mindestens einer für jeden und ein paar zusätzliche, falls erforderlich).Keine Tische und Stühle – dies ist eine Stehübung mit hohem Energieaufwand.
Prozess
1Der Moderator erklärt die Unternehmensziele des Prozesses (d.h. was wir erreichen wollen).2Das Team macht ein Brainstorming über alle Kandidaten für Maßnahmen, trägt sie aber noch nicht in die Tabelle ein.3Das Team bewertet jede Maßnahme nach folgenden Kriterien: Auswirkung (Wenn wir diese Maßnahme durchführen würden, welche positiven Auswirkungen hätte sie auf die Erreichung unseres Ziels? 1=Niedrig, 4=Hoch)Durchführbarkeit (wie einfach wäre es zu tun? 1=Schwer, 4=Leicht)4Das Team platziert jede Maßnahme entsprechend ihrer Punktzahl auf dem Diagramm und moderiert ihre relative Positionierung, um eine sinnvolle Verteilung zu erreichen.5Der Moderator zeichnet dann den Prioritätssektor oben rechts in die Matrix (alles, was sich darin befindet, sollte sowohl wirkungsvoll als auch leicht zu tun sein).6 Zeit für die Aktionsplanung!
Tipps für die Phasen
Brainstorming-Phase
Verwenden Sie Post-it-Zettel, um jeden Punkt darzustellen.Die Person, die die Idee hat, muss ihren eigenen Post-it schreiben, da dies die Eigenverantwortung für die Idee erhöht.
Priorisierungsphase
Nehmen Sie jeden Post-it-Zettel der Reihe nach und nutzen Sie das Team, um den Punkt in Bezug auf die Auswirkungen (1=gering, 4=hoch) und die Durchführbarkeit (1=schwer, 4=leicht) zu bewerten.Begrenzen Sie die Debatte, indem Sie einen schnellen Konsens anstreben.