Priorisointimatriisi on hauska yhteistoiminnallinen priorisointityökalu, jonka avulla voit vertailla vaihtoehtoisten toimien suhteellisia ansioita visuaalisesti.
Tämä on erittäin tehokas aktiviteetti, jossa yhdistyvät aivoriihi, tiimityöskentely ja toiminnan suunnittelu. Käytän sitä usein tiimien kanssa, sillä keskustelu on aina erittäin hedelmällistä.
Tässä on esimerkki valmiista matriisista, jonka saat, kun noudatat alla olevaa prosessia.
Lataa ilmaisia dioja… Kirjoita sähköpostiosoitteesi alareunaan saadaksesi tämän tiiminrakentamisaktiviteetin postilaatikkoosiLataa ilmaisia dioja… Kirjoita sähköpostiosoitteesi alareunaan saadaksesi tämän tiiminrakentamisaktiviteetin postilaatikkoosi.Tavoitteet tarkista Vaihtoehtoisten toimien suhteellisten ansioiden asettaminen tärkeysjärjestykseen visuaalista välinettä käyttäen.Tarkista Auttaa karsimaan parhaat ehdokkaat, joita kannattaa viedä eteenpäin.Tarkista Synnyttää nopeasti yhteisymmärrys ryhmässä siitä, mitä asioita tulisi pitää ensisijaisina.
Milloin voisit käyttää sitä?
Aina, kun sinun täytyy karsia ja asettaa tärkeysjärjestykseen suuri määrä kohteita – ideoita, tilaisuuksia tai ratkaisuja.Parhaat tulokset saadaan aikaan pienissä ja keskisuurissa ryhmissä (enintään 10).
Onko mitään sääntöjä?
Tee aluksi nopea arviointi (eli älä väittele).Muista, että kaikki arvioinnit ovat suhteellisia eivätkä absoluuttisia.Moderoi arviointejasi, kun kaikki vaihtoehdot on arvioitu.Piirrä priorisointilohko viimeisenä.Kokeile aina lopuksi toimintasuunnitelmaa.
Tarvittavat resurssit
Halukas ryhmä ihmisiä (korkeintaan 10 parhaan tuloksen aikaansaamiseksi).Suuri neliön muotoinen tyhjä paperi, joka on riittävän suuri, jotta kaikki voivat seistä sen ympärillä ja nähdä sen mukavasti (1 m x 1 m riittää yleensä).Seinätilaa paperin kiinnittämistä varten.Oma hiljainen avoin tila paperin ympärillä.Post-it-lappuja ja paljon tussikyniä (vähintään yksi jokaiselle ja tarvittaessa muutama ylimääräinen varakynä).Ei pöytiä ja tuoleja – tämä on seisova, korkeaenerginen harjoitus.
Prosessi
1Fasilitaattori selittää prosessin liiketoiminnalliset päämäärät (eli mitä haluamme saavuttaa).2Tiimi brainstormaa kaikki ehdokkaat toiminnoiksi, mutta ei laita niitä vielä kaaviotaulukkoon.3Ryhmä aivoriihi kaikki ehdokkaat toimimaan, mutta ei vielä laita niitä kaaviotaulukkoon.3Kaavio.Tiimi arvioi kutakin sen mukaan: Vaikutus (jos tekisimme tämän, millainen suotuisa vaikutus sillä olisi tavoitteemme saavuttamiseen? 1=matala, 4=korkea)Toteutettavuus (kuinka helppoa tämä olisi tehdä? 1=vaikeaa, 4=helppoa)4Tiimi sijoittaa jokaisen taulukkoon pisteytyksensä mukaan ja maltillistaa niiden suhteellista sijoittelua järkevän jaon aikaansaamiseksi.5Tiimi sijoittaa jokaisen taulukkoon pisteytyksensä mukaan ja maltillistaa niiden suhteellista sijoittelua järkevän jaon aikaansaamiseksi.5Tämän jälkeen fasilitaattori piirtää priorisointisektorin matriisin oikeaan yläkulmaan (kaiken tämän sisällä olevan pitäisi olla sekä vaikuttavaa että helppoa tehdä).6Toimien suunnittelun aika!
Vinkkejä vaiheisiin
Aivoriihivaihe
Käytä post-it-lappuja kuvaamaan kutakin asiaa.Henkilön, jolla on idea, on kirjoitettava oma post-it-lappunsa, koska se lisää omistajuutta ideasta.
Priorisointivaihe
Ota kukin post-it-lappu vuorollaan ja käytä ryhmää pisteyttämään asia vaikutuksen (1=matala, 4=korkea) ja toteutettavuuden (1=vaikea, 4=helppo) suhteen.Rajoita keskustelua pyrkimällä nopeaan yksimielisyyteen.