La matriz de priorización es una divertida herramienta de priorización colaborativa para comparar los méritos relativos de las acciones alternativas de forma visual.
Se trata de una actividad extremadamente potente que combina la lluvia de ideas, la creación de equipos y la planificación de acciones. Es una actividad que utilizo a menudo con los equipos, ya que la conversación es siempre muy fructífera.
Aquí tienes un ejemplo de la matriz completada que obtendrás cuando sigas el proceso que se indica a continuación.
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Objetivos
check Priorizar los méritos relativos de las acciones alternativas utilizando una herramienta visual.check Ayudar a preseleccionar los mejores candidatos para seguir adelante.check Generar rápidamente un consenso entre un grupo de personas sobre lo que debería considerarse prioritario.
¿Cuándo lo utilizarías?
Siempre que necesites preseleccionar y priorizar un gran número de elementos: ideas, oportunidades o soluciones.Los mejores resultados se obtienen con grupos pequeños o medianos (no más de 10).
¿Hay alguna regla?
Realice una evaluación rápida al principio (es decir, no debata).Recuerde que todas las valoraciones son relativas y no absolutas.Modere sus evaluaciones una vez que se hayan valorado todas las alternativas.Dibuje el segmento de priorización en último lugar.Intente siempre un Plan de Acción al final.
Recursos necesarios
Un grupo de personas dispuestas (máximo 10 para obtener los mejores resultados).Un papel cuadrado grande en blanco lo suficientemente grande como para que todos puedan estar de pie y ver cómodamente (1m por 1m suele ser suficiente).Espacio en la pared para colocar el papel.Un espacio abierto y silencioso que rodee el papel.Notas adhesivas y muchos rotuladores (al menos uno para cada uno y unos cuantos de repuesto si son necesarios).No hay mesas ni sillas – este es un ejercicio de pie y con mucha energía.
Proceso
1El facilitador explica los objetivos empresariales del proceso (es decir, qué es lo que queremos conseguir).2El equipo hace una lluvia de ideas de todos los candidatos a la acción pero no los pone en la tabla todavía.3El Equipo califica cada una de ellas en función de:Impacto (si hiciéramos esto, ¿qué impacto favorable tendría en el cumplimiento de nuestro objetivo? 1=Bajo, 4=Alto)-Posibilidad de realizar la acción (¿qué tan fácil sería hacerla? 1=Difícil, 4=Fácil)4El Equipo coloca cada una en la tabla de acuerdo con sus puntuaciones y modera su posición relativa para llegar a una distribución sensata.5A continuación, el facilitador dibuja el sector de priorización en la parte superior derecha de la matriz (todo lo que hay dentro debe ser a la vez impactante y fácil de hacer).6¡Hora de planificar la acción!
Consejos para las fases
Fase de tormenta de ideas
Utilice notas post-it para representar cada elemento.La persona que tiene la idea debe escribir su propio post-it, ya que eso aumenta la propiedad sobre la idea.
Fase de priorización
Tome cada nota post-it por turnos y utilice el equipo para calificar el elemento en términos de impacto (1=bajo, 4=alto) y de capacidad de realización (1=difícil, 4=fácil).Limite el debate buscando un consenso rápido.