Du har förmodligen läst en hel del artiklar om att prioritera. Vad de alla lär dig är att klargöra dina mål, göra de uppgifter som ger hög avkastning först och skapa en prioriterad att-göra-lista.
Men det är inte riktigt vad du letar efter, eller hur? Du vet redan att du måste sätta upp rätt mål och arbeta mot dem. Det du saknar är den praktiska kunskapen och de effektiva metoderna för att skapa din handlingsplan.
Den här artikeln skiljer sig från alla andra inlägg om ”Hur man sätter prioriteringar” eftersom den utrustar dig med tre enkla och användbara ramar för att sätta prioriteringar. Ännu bättre – dessa strategier förbättrar också det vardagliga beslutsfattandet och fungerar som intressanta tankeövningar.
Metod nr 1: Ett år framåt
Säg att du har tre möjliga vägar att välja mellan och att du bara har tid för en. Samtidigt är du osäker på vilken uppgift som förtjänar högsta prioritet. Hur kan du fatta rätt beslut?
När du står inför ett svårt val, t.ex. att byta jobb (eller göra höga prioriteringar), kan du resa framåt i tiden och föreställa dig själv ett år framåt i tiden. Du är ett år äldre, har uppnått några av dina mål och ser tillbaka på den nuvarande tiden.
Distansera dig från det nuvarande du med alla bekymmer och distraktioner. Försök nu att föreställa dig vilka prestationer som leder till att du uppnår dina mål. Vad gick fel och vad gick bra? Fanns det särskilt givande aktiviteter som hjälpte dig att röra dig i snabbare takt mot att uppnå dessa ettåriga mål?
Som ekonomen och den före detta McKinsey-partnern Caroline Webb förklarar i sin nya bok How to Have a Good Day, hjälper det dig att föreställa dig själv om ett eller till och med tio år från och med nu att se på dina nuvarande val med en helt annan syn. Det är troligare att du förstår vad som fungerar och vad som inte fungerar. Genom att använda denna information kan du justera dina prioriteringar och uppmuntra de mest produktiva alternativen.
Metoden One Year From Now används av konsultföretag över hela världen för att förbättra beslutsprocessen. Men du kan enkelt tillämpa den på ditt ramverk för prioritering och se till att du håller dig fokuserad på verkligt viktiga projekt.
Fortsatt läsning: 6 tankeövningar för att omedelbart öka din hjärnkapacitet
Metod nr 2: Tänk baklänges
I vanliga fall, när du prioriterar saker, står du inför en lista med aktiviteter och försöker ta reda på vilken som är viktigast. Inte med Thinking Backwards-metoden.
För att använda Thinking Backwards-metoden måste du börja med en enda uppgift som du anser vara din högsta prioritet. Det kan till exempel vara viktigt för dig att slutföra ett projektutkast före dagens slut.
Så din första prioritet är ”slutföra projektutkastet”. För att försäkra dig om att denna aktivitet verkligen är den viktigaste börjar du jämföra den med andra uppgifter som också finns på din topprioriteringslista. Låt oss säga att din andra prioritet för dagen är att ”granska alla affärsmått och justera schemat om det behövs”.
Med tanke på den långsiktiga belöningen och påverkan av varje aktivitet, jämför du deras möjliga utfall och säkerställer att din nuvarande första prioritet verkligen är viktigare än andra prioritet. Det kan finnas ett team av personer som väntar på nästa projektutkast. I det fallet väger din prioritet nr 1 klart tyngre än de andra.
Om du arbetar bakåt och utvärderar det potentiella resultatet och betydelsen av varje prioritering kan du undvika din magkänsla och bedöma vad som verkligen är relevant för dina mål.
Metod nr 3: Balanserat styrkort
Balanserat styrkort, som ursprungligen uppfanns av de två framstående läkarna Robert S. Kaplan och David P. Norton, är en metod för att anpassa affärsverksamheterna till ett företags visionsförklaring. Amazon.com har över 4 000 böcker listade under Balanced Scorecards, så det måste finnas något med denna taktik som gör den mycket relevant för din prioriteringsprocess.
Balanced Scorecards största fördel ligger i dess förmåga att avslöja aktiviteter och mål som ger värde inom flera områden. Om du är osäker på vilken uppgift som ger störst lönsamhet på flera nivåer, ta fram penna och papper och börja rita en enkel ram.
Läs vidare: 12 bästa webbläsartillägg för högre produktivitet
Note! Innan du sätter pennan på papper ska du reflektera över dina mål och dagens förväntade resultat. Sätt upp realistiska förväntningar i linje med din kompetens och den tid du har till förfogande.
Steg ett: sätt upp dina perspektiv & mål
Det första steget handlar om att ta reda på vad som verkligen är viktigt för din (och ditt teams) framgång. Gör en lista över de förväntade mål och resultat som du vill uppnå i slutet av dagen, veckan eller månaden.
Som projektledare kan du till exempel vara intresserad av följande månadsmål:
- Fullborda projekt A
- Fullborda projekt B
- Öka produktiviteten
- Öka månadsintäkterna
Steg två: Beskriv alla dina arbetsuppgifter
För att hitta aktiviteterna med de högsta belöningarna måste du först identifiera alla dina prioriteringar. Skapa en tabell med dina mål och uppgifter som faller under varje mål.
Här är ett exempel:
Steg tre: skapa ditt balanserade styrkort för prioriteringar
Förutom affärsbeslut på högsta nivå kan metoden med det balanserade styrkortet användas för att fastställa prioriteringar. För att göra det ritar du fyra överlappande cirklar och skriver ett av dina mål i varje cirkel.
Nästan utvärderar du vilka aktiviteter som resulterar i överlappande belöningar i flera omgångar, dvs. bidrar till att uppnå flera mål samtidigt.
Till exempel kan ett möte med en kund resultera i snabbare projektframsteg och ökade månadsintäkter. Att analysera teamets arbete leder till en förbättrad produktivitet och sannolikt till att projekten slutförs snabbare. Samtidigt kan outsourcing av flera uppgifter öka dina projektkostnader samtidigt som det tar mycket av din tid att hitta rätt entreprenörer.
Läs mer: Läs mer: Alla projektprogramvaror passar inte ditt team. Hur väljer du rätt?
Slutsats
Vidare vi gillar att prioritera våra uppgifter glömmer vi ofta vad som verkligen är viktigt. Istället för att fokusera på brådskande men irrelevanta uppgifter, ta dig tid att utvärdera vilka aktiviteter som ger den högsta belöningen.
Som Dwight D. Eisenhower uttryckte det: ”
