Alai

Om du har fått i uppdrag att föra protokoll säger parlamentarikern att du ska ta mod till dig. Här är en guide i fyra steg (med ett bonustips) för att effektivisera ditt arbete.

Steg 1: Börja med grunderna

Ingen anledning att komplicera saker och ting. Protokoll är helt enkelt en officiell redogörelse för förhandlingarna. Så börja med de detaljer som är viktigast. Ange följande i första stycket:

• Gruppens namn
• Typ av möte – ordinarie, extra, osv.
• datum och tid (och plats – om platsen inte alltid är densamma)
• att ordföranden och sekreteraren var närvarande (inklusive namn eller namn på ersättare)
• att beslutförhet var uppnådd
• att protokollet från föregående möte godkändes ”i läst form” eller ”med korrigeringar” (endast om det faktiskt var så, förstås)

Steg 2: Skriv vad som gjordes, inte vad som sades

Protokollet är inte en utskrift av mötet. De är inte heller en katalog över sekreterarens åsikter om eller kommentarer till det som behandlades. De är bara ett protokoll över de åtgärder som vidtagits.

Med hjälp av ett separat stycke för varje ämne på dagordningen skriver (eller skriver) du ut varje huvudmotion som församlingen behandlar. Skriv de ord som ordföranden använder när hon upprepar motionen för hela gruppen. Enligt parlamentariskt förfarande är det ordförandens ord – snarare än de ord som motionären använder – som räknas.

Nästan ska du lyssna på debatt, ändringsförslag och procedurmotioner (t.ex. att hänskjuta ett beslut till ett utskott). Ange om motionen antogs eller avslogs, med en anteckning om huruvida den ändrades eller debatterades före slutomröstningen. Du kan till exempel säga: ”Efter debatt och ändringsförslag antogs förslaget om att spendera 1 000 dollar på grön trottoarkrita till skolan”. Att inkludera allmänna uttalanden om församlingens diskussion om en idé hjälper till att skydda gruppen från anklagelser om att den fattade ett beslut alltför summariskt.

Om huvudmotionen ändras, och sedan antas eller avslås, vill du bara inkludera den slutgiltiga ordalydelsen av motionen efter ändringen. Observera att alla antagna ändringsförslag finns med i protokollet via den slutliga ordalydelsen av förslaget, men … det finns inget behov av att för eftervärlden registrera detaljerna (t.ex. om huruvida man ska spendera 750 dollar eller 1 000 dollar, eller om man ska köpa grönt eller rosa krita) i varje ändringsförslag.

Om huvudförslaget tillfälligt åsidosattes genom ett förslag till förfarande, ska du notera detta och ange alla ändringsförslag som var under behandling vid tidpunkten för omröstningen om förfarandet. I protokollet kan det till exempel stå: ”Motionen om att köpa nya iPads till personalen, med det väntande ändringsförslaget, hänvisades till teknikutskottet.”

Steg 3: Glöm inte bort några nödvändiga detaljer

Och förutom ”de ärenden som behandlades” bör mötesprotokollet innehålla några extra punkter.

• Muntliga rapporter från kommittéer. Och ja, det innebär innehållet i hela rapporten. Muntliga utskottsrapporter bör egentligen inte förekomma så ofta (ett ämne för ett annat inlägg), men när de förekommer bör protokollet innehålla en utskrift av hela rapporten. I annat fall finns det ingen solid dokumentation av utskottets framsteg och överläggningar.
• Motionsförslag. Vissa motioner kräver förhandsbesked – antingen för att antas genom en viss rösttröskel eller för att överhuvudtaget kunna läggas fram. Du kan t.ex. inte ändra stadgar eller lägga fram ett förslag om att upphäva en tidigare åtgärd – utan att ha fått ett meddelande. Detta är nyckelorden här. Så om en medlem meddelar att han eller hon har för avsikt att lägga fram dessa förslag vid nästa möte, måste detta meddelande registreras i protokollet som bevis för att det lämnades korrekt och i rätt tid.
• Ordningsfrågor och överklaganden. Om en ledamot gör en ordningsfråga ska du anteckna frågan, ordförandens beslut och skälen till ordförandens beslut – oavsett om frågan är välgrundad eller inte. Om en ledamot överklagar ordförandens beslut om en ordningsfråga, ska detta överklagande och resultatet av omröstningen om det också registreras. Ordförandens beslut och motivering, tillsammans med resultatet av överklagandet, är ett viktigt övertygande prejudikat för liknande framtida scenarier.

Steg 4: Gör slutversionen snabbt

När mötet är slut, gör ditt utkast till protokoll till en slutgiltig version och distribuera den till de nödvändiga personerna så snabbt som möjligt. Bästa praxis är att göra det så snart mötet är slut och innan du lämnar platsen. Att gå igenom dina anteckningar, stryka onödig information och korrigera eventuella fel är mycket lättare när mötets händelser är ett färskt minne. Dessutom, vem vill se ”slutföra protokollet från förra mötet” på sin lista över uppgifter?

Bonustips: När du gör ett utkast till protokoll till en slutlig form för distribution kan du överväga att också göra en lista över alla motioner som gruppen antog. Gör denna lista i punktform, datera den och ge den titeln ”Action Items from Board Meeting”. Listan över åtgärdspunkter är en enkel sammanfattning av de beslut som gruppen fattade och de motioner som den hänvisade till en kommitté eller sköt upp till ett framtida möte. Andra tjänstemän och styrelsen kommer att uppskatta att ha en snabb referensguide för framtida möten, plus att det möjliggör enkel uppföljning med nyckelgrupper.

*Lagar i olika stater kan kräva att offentliga organ ska föra protokoll som skiljer sig från de protokoll som beskrivs i den här artikeln.