Prioritization Matrix is een leuke collaboratieve prioriteringstool om de relatieve verdiensten van alternatieve acties visueel te vergelijken.
Dit is een uiterst krachtige activiteit die brainstorming, teambuilding en actieplanning combineert. Het is er een die ik vaak gebruik met teams als het gesprek is altijd zeer vruchtbaar.
Hier is een voorbeeld van een ingevulde matrix die je zult eindigen met als je het proces hieronder.
Download gratis slides … vul uw e-mailadres in aan de onderkant om deze teambuilding activiteit in uw inbox te krijgenDownload gratis slides … vul uw e-mailadres in aan de onderkant om deze teambuilding activiteit in uw inbox te krijgen
Doelstellingen
check Om de relatieve verdiensten van alternatieve acties met behulp van een visueel hulpmiddel te prioriteren.
Wanneer zou u dit gebruiken?
Telkens wanneer u een shortlist moet maken van een groot aantal items – ideeën, kansen of oplossingen – en prioriteiten moet stellen. De beste resultaten met kleine tot middelgrote groepen (niet meer dan 10).
Zijn er regels?
Voer in eerste instantie een snelle evaluatie uit (d.w.z. discussieer niet).Onthoud dat alle beoordelingen relatief zijn en niet absoluut.Matig uw evaluaties zodra alle alternatieven zijn beoordeeld.Teken als laatste het segment voor prioritering.Probeer aan het eind altijd een Actieplan te maken.
Bronnen
Een bereidwillige groep mensen (max 10 voor de beste resultaten).Een groot vierkant stuk blanco papier dat groot genoeg is zodat iedereen eromheen kan staan en het gemakkelijk kan zien (1 m bij 1 m is normaal gesproken voldoende).Ruimte aan de muur om het papier op te hangen.Een eigen rustige open ruimte rond het papier.Post-it notities en veel markeerstiften (ten minste één per persoon plus een paar extra indien nodig).Geen tafels en stoelen – dit is een staande high-energy oefening.
Proces
1De facilitator legt de zakelijke doelstellingen van het proces uit (d.w.z. wat willen we bereiken).2Het team brainstormt over alle actiekandidaten, maar zet ze nog niet op de kaart.3Het team beoordeelt elke actie volgens:Impact (als we dit zouden doen, welke gunstige impact zou het hebben op het bereiken van onze doelstelling? 1=Laag, 4=Hoog)Uitvoerbaarheid (hoe gemakkelijk is dit te doen? 1=Moeilijk, 4=Makkelijk)4 Het team plaatst elk op de kaart volgens hun score en matigt hun relatieve positie om tot een verstandige verdeling te komen.5De facilitator tekent dan de prioriteitssector in de rechterbovenhoek van de matrix (alles daarbinnen moet zowel impactvol als gemakkelijk te doen zijn).6Actieplanningstijd!
Tips voor de fasen
Brainstormfase
Gebruik post-it briefjes om elk item voor te stellen.De persoon die het idee heeft, moet zijn eigen post-it schrijven omdat dat het eigenaarschap over het idee vergroot.
Prioriteringsfase
Neem elk post-it briefje om de beurt en gebruik het team om het item te beoordelen in termen van impact (1=laag, 4=hoog) en uitvoerbaarheid (1=moeilijk, 4=gemakkelijk).Beperk de discussie door aan te sturen op een snelle consensus.