Prioritization Matrix è un divertente strumento di prioritizzazione collaborativo per confrontare visivamente i meriti relativi di azioni alternative.
Questa è un’attività estremamente potente che combina brainstorming, team building e pianificazione delle azioni.
Qui c’è un esempio di una matrice completata che si ottiene quando si segue il processo seguente.
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Obiettivi
check Dare la priorità ai meriti relativi di azioni alternative usando uno strumento visivo.check Per aiutare a selezionare i migliori candidati da portare avanti.check Per generare rapidamente il consenso tra un gruppo di persone su ciò che dovrebbe essere considerato prioritario.
Quando lo useresti?
Ogni volta che hai bisogno di selezionare e dare priorità a un gran numero di elementi – idee, opportunità o soluzioni.I migliori risultati con gruppi di piccole e medie dimensioni (non più di 10).
Ci sono delle regole?
Fai una rapida valutazione iniziale (cioè non discutere).Ricorda che tutte le valutazioni sono relative e non assolute.Modera le tue valutazioni una volta che tutte le alternative sono state valutate.Disegna il segmento di prioritizzazione per ultimo di tutti.Prova sempre a fare un piano d’azione alla fine.
Risorse richieste
Un gruppo di persone disponibili (massimo 10 per i migliori risultati).Un grande pezzo quadrato di carta bianca abbastanza grande perché tutti possano stare intorno e vedere comodamente (1m per 1m è normalmente sufficiente).Spazio sul muro su cui appoggiare il foglio.Uno spazio aperto privato e tranquillo che circonda il foglio.Post-it e molti pennarelli (almeno uno ciascuno più qualche ricambio extra se necessario).Niente tavoli e sedie – questo è un esercizio in piedi ad alta energia.
Processo
1Il facilitatore spiega gli obiettivi di business del processo (cioè cosa stiamo cercando di ottenere).2Il team elabora tutti i candidati all’azione ma non li mette ancora sul grafico.3Il team valuta ogni azione in base a: Impatto (se lo facessimo, quale impatto favorevole avrebbe sul raggiungimento del nostro obiettivo? 1=Basso, 4=Alto)Fattibilità (quanto sarebbe facile da fare? 1=Duro, 4=Facile)4 La squadra posiziona ciascuno sul grafico in base ai punteggi e modera il loro posizionamento relativo per arrivare ad una distribuzione ragionevole.5Il facilitatore disegna quindi il settore di priorità in alto a destra della matrice (tutto ciò che si trova al suo interno dovrebbe essere sia d’impatto che facile da fare).6E’ il momento della pianificazione dell’azione!
Suggerimenti per le fasi
Fase di brainstorm
Usa i post-it per rappresentare ogni elemento.La persona che ha l’idea deve scrivere il proprio post-it per aumentare la proprietà dell’idea.
Fase di prioritizzazione
Prendi ogni post-it a turno e usa la squadra per valutare l’elemento in termini di impatto (1=Basso, 4=Alto) e fattibilità (1=Duro, 4=Facile).Limita il dibattito cercando un rapido consenso.